医学类职业技术学院档案管理工作策略

摘 要：本文从档案管理的价值和特点出发，对医学类职校的档案管理工作加以介绍，分别从管理者意识、制度和监督的完善、人才的培养、信息化建设等方面阐述此项工作的开展策略。

关键词：职业学院;医学;档案管理;工作策略

在我国的教育体系中，医学职校为重要组成部分。此类院校的档案管理是教学活动、科学工作、管理工作等有效开展的重要基础。随着院校的发展，档案的数量和种类逐渐增加，为管理工作带来全新的挑战。为发挥档案的服务作用，保证利用的高效性，需探索出具体的工作策略，为医学职校的档案管理工作指明方向。

1 医学职校的档案管理工作介绍

1.1 工作价值

首先，档案管理为医学职校管理工作的基础。学校档案的管理涵盖大量新时代的元素，档案种类多样化，包括院校内的教育、教学、科研、基建、人事、學籍、财务等档案信息。因此，此项工作已经渗透到院校的所有管理工作当中，各类管理实践都是档案信息的另一种呈现形式，落实此项工作，可为其他管理工作的开展奠定基础。其次，职业学院的教学管理为重点工作之一，档案管理可为其提供辅助作用。在教学管理与实践过程，将价值信息收录到管理档案当中，作为学院优质的文件材料，为后续的教学提供凭证和参考。如：可将教师业务、科研成果、实验室建设和学籍管理等优秀成果等收录到信息化管理系统中，建立档案数据库，为优质信息的便捷化利用提供保障。最后，保持院校的持续发展。医学职校的发展需要具备深厚的学术底蕴，大量的史料记载，同时也需要优秀的科研成果以及管理政策。而档案管理则是以上内容的联系纽带，通过档案管理，保证院校内所有工作开展的协调性。落实此项工作，可保证制度改革有章可循，科研成果保存完好，教师绩效评定有据，学生信息全面真实，促使学院的发展长久不衰。

1.2 工作特点

第一，具备较高的凭证价值。作为档案的基本属性之一，其凭证价值意义在学生就业方面体现较为明显。当前，各大医学和医疗类机构在招聘人才过程会对其从业资质展开严格审核，通常要求其在求职报告中出具带有学校公章的档案原始复印件。第二，工作专业性较强。医学职校学生档案中包含信息种类较多，如：在校成绩（包括专业课与实验课等）、实习评价、职业评估各项内容。由于医学专业的特殊性，学生通常需要具备临床经验，因此档案的记录环节也需要突出专业特点。对此，要求管理者具备充足的专业知识，才能对专业资料仔细鉴别，归类和整理，之后立卷和归档，做好保密和统计工作。第三，利用的周期较长，医疗机构对人才要求逐渐提升，因此，人才需要参加各类专业考试以满足单位要求。考试之前，需要从学校获取学生学籍、成绩等档案证明，致使大部分学生毕业多年之后，重返校园查询档案，因此档案管理过程利用周期较长。

2 医学职业学院档案管理工作策略

2.1 强化工作宣传，全面提升管理意识

对于医学类院校的档案管理，需要管理者提高工作意识，明确此项工作的重要性。从院校角度讲，需要持续加强档案管理的宣传工作，使用大众容易接受的宣传方式加以宣传，如：可利用校园网，通过校园微信公众号推送档案管理相关信息，当校内人员使用微信的过程中，可随时接收宣传信息。

从管理部门角度讲，需要及时学习院校的宣传内容，知晓此项工作在医学职校管理中的重要地位与性质，同时对自身在管理过程肩负的责任加以明确，知晓档案管理为记录医学职校教育活动、评估院校综合水平的重要途径，同时档案管理还能为学院的科研、教学以及各项管理工作提供全面的资料信息，是维持学院持续发展的重要工作之一。因此，医学职业院校在此工作方面，需要提高管理者和负责部门的重视，以高度的使命感，展开档案资料的收集，建立数据信息库，从多个方向齐抓共管，保证工作质量。

2.2 加强监督，完善制度

医学类院校在档案管理环节，需要依赖完善的制度以及有效的监督，才可提高工作效率和质量。在监督的加强方面，可结合医学职业院校的档案管理工作具体情况，由学院的领导者牵头，和档案管理部门的工作人员共同组成工作质检监督责任小组，组织确立之后，将各个成员的职责加以明确，服从领导人员的管理，定期抽查档案管理工作开展情况，结合相关指标对管理质量进行考核，监督工作成效。

在制度完善方面，需针对医学职业院校不同档案类型制定出不同的制度，同时健全档案管理责任机制，明确科研档案、学生档案、教师档案、教学档案、党政档案等归档要求。医学职业院校中学生专业不同，因此相应的档案归档管理需要突出专业特点，在制度中明确档案性质和作用，保证档案管理整体上形式一致，重点突出。除此之外，还应对针对学校的后勤部门制定服务档案的归档要求。

2.3 培养人才，保证质量

医学职业院校中，档案管理需要专业的人才，只有人才的专业知识、工作水平等达到要求，才能保证实际的管理质量。因此，需要院校加大力度培养管理人才。具体可从以下两方面入手：

引进高质量人才，在档案管理相关的人才招聘过程，结合医学职校的档案管理需求，对人才的档案管理专业知识、计算机水平、道德品质、医学知识水平、工作能力等提出明确要求，从社会上选拔高质量人才，扩充院校档案管理人才队伍，为队伍注入新鲜活力。

在内部人才的培养方面，结合院校具体实情，对档案管理兼职、全职等人员展开综合管理，建立高素质的管理工作队伍。如：可定期为在职人员组织培训和学习活动，还可通过函授方式拓宽其学习渠道，不断提升管理人员的专业水平，优化其管理知识结构，提升其岗位工作能力。在院校内部，选择精通计算机技术以及档案管理业务的人才，参与到档案管理的工作中来，全面提升档案队伍的实力，为相关工作开展提供人才方面的保障。

2.4 持续投入，建设信息化系统

为响应国家对职业院校档案管理相关要求，医学职业院校在此项工作上需要持续增加资金的投入力度，进而维护档案馆各项日常管理以及基建工作。信息时代，医学职校的档案管理需要建设信息化系统，展开数字化管理，将此项建设归入到高校财政年度预算当中，为档案的信息化建设提供不断的资金支持。

档案管理信息化系统的建设需要从硬件投入和软件投入两方面着手。在硬件配置方面，需要保证管理系统中计算机、打印机、扫描仪、服务器等设备符合信息化管理要求。在软件方面，可选择最新的档案管理软件，落实系统的安全防护工作，使用防毒软件、安装防火墙、定期升级系统等方式，保证系统的安全使用。在完善的信息化管理系统下，转变医学类职校的传统的档案管理方式，将各类纸质档案形成数字化档案，并收录在校内档案库当中，通过数字媒体将档案中的光影、声像、文字等信息完整地保存下来，保障档案信息的利用更加便捷，档案安全性更高，共享性和参考性更强，发挥其服务功能，为医学职校的师生以及员工等提供更好的服务。

3 结束语

总之，医学职校的档案管理为学校管理工作的基础，对教学、科研等方面具有辅助作用。面临着管理工作的复杂变化，需要强化工作宣传，提高相关人员的重视，健全管理制度，并落实质量监管，培养管理人才，还要强化资金投入，建设信息化管理系统，从而保证工作的顺利开展，促使院校持续发展。

参考文献

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[3]王树菊.浅析医学档案管理的难点和重点[J].兰台世界，2019（07）：172.

作者简介

李婷，女，汉族，山东省潍坊市，本科，潍坊护理职业学院初级，档案管理。