EPR系统环境下出版企业内部控制研究

摘 要：根据信息技术的飞速发展和企业改革的不断深入，对企业管理要求越来越高，出版企业的管理正逐步走向信息化和精细化。在ERP系统环境下，为了使出版企业内部控制系统与ERP完美结合，发挥最佳的内部控制管理效果，加强内部控制配置方式是许多出版企业的目标，本文主要以出版企业运行管理过程中的ERP系统环境为背景，以ERP系统内部控制管理和业务层面普遍存在的问题为对象，提供EPR系统管理的参考对策。

关键词：EPR系统;出版企业;内部控制

伴随社会智能化方向的发展，ERP系统先进的管理模式逐渐被人们所认识和认可，并在各个领域得到应用。ERP系统的应用可以提高内部控制的质量和效率，但也面临着许多挑战，在激烈的市场竞争中，出版企业要占得优势，获得自身的经济效益，需要不断优化内部控制工作，提升自身整体管理质量和水平。如何在ERP系统环境下构建合适的内部控制系统，是企业深入研究和探讨的重要问题。

1 EPR系统和内部控制概述

1.1 EPR系统概述

ERP系统有效地连接了企业的各个部门，是现代企业管理中一种非常有效的运作模式，实现对生产、加工、销售等各项业务流程的管控，实现资源共享互惠。对于企业而言，降低交易成本投入，为企业获得较高的经济收益，经济收入才是维持出版企业运转的核心内容，ERP系统的使用将会提高企业内部管理控制的效率，保证各项业务管理的准确性，确保出版企业各方面的最佳调配。

1.2 企业内部控制概述

内部控制本质上是维护公司的经营活动，实现公司的经营目标，确保公司的信息管理和控制信息系统的正常高效运作。内部控制的目标主要体现在以下方面：一是所有公司的生产和管理活动符合法律法规的要求，二是确保所有类型的资产和材料安全可靠，三是公司的财务报表的全面性和完整性。另外，国内内部控制主要目的是保证资产的安全和运行能力，主要目标是包括对企业有形资产和无形资产的全面管理;保证财务数据的准确性和真实性;管理企业经营、生产、经营等过程的合理性和效率。

2 出版企业内部控制应用EPR系统的优势

2.1 促使出版企业内部控制高效全面

出版企业的所有信息都由EPR系统来实现的整合，业务平台可以从EPR系统环境内提取出内部控制所需的数据，EPR系统制度验证大大提高了内部控制的效率，标准化的控制过程可以做到清晰准确。管理者可以判断主要控制点，选择具有代表性的样本，增强内部控制管理的可操作性。在EPR系统环境下通过网络连接，实现了出版企业多个部门业务处理的整体目标。从事信息处理的员工可以通过EPR系统获得及时有效的信息。保证信息的及时性和准确性，有效解决了过去会计环境中各部门之间信息不一致的问题，大大提高了企业信息沟通的效率EPR系统的广泛使用可以自动整合公司现有的信息技术，使分公司和子公司可以使用相同的数据中心或信息平台，不仅如此主管部门还可以通过EPR系统对责任部门进行有效的控制，及时解决存在的问题，使会计审计从被动应对转变为主动监管。

2.2 强化内部控制的有效手段

传统的控制功能由于主观因素、环境条件和员工方法的制约，使得内部控制不能高效运行，内部控制效果不佳。由于ERP系统的自动化和必要性，设计该系统的人员必须在规定的时间内按照流程进行操作。ERP系统是出版企业进行内部控制的有效手段和工具，EPR制度的广泛应用，丰富了出版企业的内部控制方法，使出版企业的内部控制更加高效和灵活，具备了纠错、检查和预防的能力。此外，在EPR制度环境下，出版企业内部控制由过去人的控制转变为人、事、机器的综合控制。在EPR制度环境下，出版企业的管理结构趋于公平、扁平化，内部控制水平大大提高，经营者的授权使得相关业务部门责任更明确，内部控制的影响更大。在这样的控制环境中，主观因素和人为因素的影响都减少了，EPR系统的广泛应用完善了企业的管理理念、内部控制方法和创新基础。

3 EPR系统环境下出版企业内部控制面临的问题

3.1 编务流程业务不熟练

编务过程中主要有以下几种问题：第一，项目提前设置时，项目信息存在不真实、不准确，存在随机、重复的输入现象，没有专门的人员进行纠错，容易混淆项目信息。第二，在ERP系统中，专家和作者的收费信息没有得到正确的维护，导致了支付标准和收款项目的风险。第三，合同管理不严谨，有时候出现实际合同信息和ERP系统不一致，或合同管理不直接反映在ERP系统，无法做到财务部门的合同审核和付款的一致性。第四，编务成本的核查不完整，不符合行业的要求，重复输入费用验证数据，增加单本费用，与实际费用数据不相符，费用入库时间久，没有及时汇总这都延误了费用数据使用，影响了单册费用核算和成品数据的真实性。

3.2 成本管理项目不明确

从成本管理的角度，首先，當使用ERP系统解决网络状态下数据迁移问题时，一些出版企业未能及时解决并确认数据，加上互联网的快速流动，有不同程度的ERP系统的数据和交易之间的账户不一致的项目，为年终财务清算阶段留下隐患。其次，在日常的文档处理中，出版账目数据混乱，随着时间的推移，无法对费用的确认和删除，无法对费用的支付进行审核，也无法在ERP系统中实现成品库存的核算。最后，书籍出版完成后，没有定期进行阶段性的数据整理，ERP系统的库存数据与实际运营情况不符。

3.3 企业信息沟通不到位

出版企业处于信息系统建设的初始阶段，EPR应用系统涉及财务和供应网络管理系统，在经营管理方面，没有正式的总体规划和建设计划，在业务扩张的状态下，无法满足多个项目的集中管理，多级项目管理系统往往具有特别的联系，出版企业尚未达到建立严格的管理网络的条件，尤其不能满足层次分析和绩效评价的要求。

3.4 内部风险评估不健全

公司在日常业务中存在许多内外部风险，如技术风险、业务风险、数据质量风险等，不受企业地理位置限制，用户都可以访问系统并控制相关业务参数。ERP管理的分布式系统技术结构将给企业内部控制带来潜在的风险，在系统目的实现之前，由EPR系统建立的一个独立的业务流程，整合企业运营的各个方面，完成各部门之间的相关业务。但系统建立后，加强了ERP系统各业务流程的隶属度，由于这种从属关系，出现了新的业务风险问题，从ERP系统建设的角度来看，对风险防控认识不够，内部控制因素没有科学地整合到ERP系统中，不能在业务流程层面进行控制。同时，如果不对ERP系统实施安全防护措施，就会存在数据泄漏和调制的风险，系统维护管理人员并不注意用户的姓名和密码，任何人都有可能参与系统操作，就增加了风险发生的概率。

4 优化EPR系统环境下出版企业内部控制的对策

4.1 提高编务流程准确性

提高主体选择和项目设置的准确性，编务工作是整个出版企业管理信息的来源，编务工作信息来源的准确性直接影响到整个出版过程的数据。因此，加强ERP系统数据负责编务的重要性，正确填写ERP系统的主体信息，如果相关业务部门没有严格添加或排除选择的主体，则将重复选择或配置项目文件，它将影响财务核算、统计分析和查询结果的准确性。当项目建立后信息出现错误时，需要及时修改相关的项目信息，以确定项目信息是否正确，如作者信息或项目信息无法继续发布，管理负责部门应立即解释其操作为无效。

4.2 严格成本管理预算

编辑和纸质版印刷费用管理：一是在ERP系统中设置编辑和纸质版印刷成本的标准操作速度，防止出现标准成本过高、输入错误、重复等问题。二是确定收取金额的时间和人员责任权限，将图书装入仓库时，需要准确收取编辑和纸质版印刷费用，使用ERP系统进行编辑打印，进入仓库一周内没有编辑、印刷、审批的，可在ERP系统中设置管理层，按照时间节点完成必要的审核。三是确认后产生费用，后续按专项审批流程进行审批。四是费用结算后，对财务部要求的必要费用进行添加和计算到EPR系统内。纸成本管理：实现规范化的人工成本管理，根据与各纸厂供应商的合同，在采购的前端设置标准，并在打印前确认纸张数量，避免人工输入错误，纸张应用程序是自动生成的，有关部门和财政部门在支付票据时，应当同时审查票据，严格控制票据支付步骤。为了确保项目成本的利益，出版企业必须选择一个方法或根据实际情况结合多种方法的印刷方式，尽可能降低总价费用。

4.3 加强企业平台信息化建设

在初期演示操作过程中，对多个部门在应用过程中出现的业务问题进行记录，软件实施顾问通过业务教育和防御更有效地分析和解决问题，同时对业务流程进行改进和优化，及时调整业务流程的调整，形成规范的业务操作流程，指导实际运营和实现规范化管理。设置重要的业务链路控制节点，内部需要审批的业务审批流程，通过控制节点将其发送给审批人，在手机端完成相关审批业务，进而提高工作效率。在ERP信息系统的运维中，需要建立信息系统操作流程、信息系统管理系统、批准使用系统、用户管理系统、定期备份系统等，将信息技术融入绩效考核，通过信息技术成果评价来保障信息系统。按照规定的程序、系统和操作程序连续稳定运行。

4.4 完善内部风险评估系统

企业应认识到多重风险问题的重要性，明确认识和理解所面临的风险，加强对风险管理的认识，针对企业存在的可控风险，开展内部控制管理工作，严格规范内部控制制度建设，科学运用现代信息手段，提高企业内部控制效率。同时，企业应注意信息系统的安全，按照系统运行流程程序，科学控制是重要控制点，全面落实相关管理制度，为了防止犯罪分子随意更改和窃取数据和信息，加强对用户权利的管理，以降低信息获取的风险。

5 结束语

综上，内部控制与ERP系统的整合是一个长期的过程，需要出版企业管理层的能力进一步提升，出版企业通过ERP系统明确了员工的职责和权限，不断调整EPR系统的管理方法和业务流程，不断完善和整合公司數据资源。同时，为了实现EPR系统流程的风险管理，实现出版业务流程的标准化、信息化，强调出版企业内部业务流程的重点，将ERP系统作为出版企业内部控制和管理的手段和工具，有助于出版企业健康发展。

参考文献

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[2]刘守冠.基于ERP系统环境下的企业内部控制研究[J].中国商论，2017（6）：29-31.

[3]李雪东.企业内控管理与实施ERP的结合运用[J].中国国际财经（中英文），2017（18）：15-17.

作者简介

韩婧（1989-），女，北京，汉族，中级会计，研究方向：财务管理。