档案管理中的问题探讨与思考

吴岩

摘要：当今时代在飞速发展，档案管理作为一种信息数据资源管理工作，正逐渐成为了各个机关、企业中核心资源建立工作的重中之重。档案管理工作是一种政策性、机密性、专业性很强的工作，各机关部门应该充分认识到该项工作的重要性，将档案作为重要的信息资源，并以其为支点，对其他方面的工作给以的支持。那么对于档案管理日常工作的常见问题处理对策，就成了管理者必须认真思考的问题。

关键词：档案管理;问题;处理对策

中图分类号：G     文献标识码：B    文章编号：1672-1578（2020）26-0292-01

档案管理是各机关部门管理工作的重要部分，但目前在档案管理工作仍存在一些问题，需要管理者在工作中做出一些应对与创新，来提高档案信息管理工作的效率与合理性。本文将针对目前档案管理工作中常见的问题，提出自己的几点看法。

1.目前档案管理工作中存在的问题

1.1 重视程度不够。长期以来，部分领导、工作人员对档案管理工作的认识存在误区，认为档案管理工作就是简单的数据信息积累、文本的誊写，只需要简单的关注与投入就能做好，不用当成重要的工作来对待。但是，档案工作对于人力资源的利用、工作效率的提高、人工成本的合理分配有着很大的帮助。这种轻视档案管理的思想，已经无法适应当前档案管理工作的需求，为档案管理的合理性、有序性、高效性带来了很大的阻挠，也导致了整个管理机构的低效。

1.2 专业程度不足。当前，大部门档案管理人员没有经过专业的培训与教育，业务水平不足，管理手段落后，对于信息的收集、整理、分析、汇总、统计的意识淡薄，甚至存在由其他岗位的工作人员兼职来做，这样导致不专业的档案管理人员对档案信息的敏感度不足，对一些重要信息的归档不及时，严重影响了档案管理工作水平。这个问题，也就导致了有些机关部门把档案管理工作做成了“就是把档案放进档案盒”的形式，对整个部门的管理工作都是非常不利的。

1.3 硬件落后。目前存在这样的问题，个别机关单位由于对档案管理工作的重视程度不够，甚至都没有专门的档案室，也就造成了档案易损坏、丢失，等到需要的时候，要么找不到，要么不好找;有的档案管理部门甚至连基本的办公电脑都没有，这在信息化程度越来越高的当今社会，简直是不敢想象的。档案管理部门的硬件设施落后，也就导致信息资源利用不到位，极易造成管理工作的低能低效。

2.针对以上问题的对策

2.1 提高档案管理人员的业务素质。做好档案管理工作，要建设起专业的档案管理工作团队，要选择专业对口、业务水平足够高的工作人员来从事，从业前要对其进行专业的培训与考核，要在基础上就做到专业、高效;对于既有的档案管理工作人员，要定期对其进行培训，要求其学习先进的管理知识、科学管理的方法与原则，提高工作效率与管理质量，要与时俱进;此外，还应建立完善的考核机制，做到“有功必赏、有过必罚”，要让从业人员充分提高积极性，避免一种思想的怠慢与轻视。

此外，还应上级管理部门升华思想，采取更科学的管理方法，建立更完善的管理机制，由上而下的去改善当前的档案管理水平。

2.2 健全档案管理制度。建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

2.3 改进和完善档案功能。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留;二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

2.4 采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

2.5 做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发揮好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

总之，档案管理提升工作是一项持续性、技术性，并带有管理者管理艺术性的工作。档案事业在中国有着悠久的历史，但中国近代档案工作起源比较晚，档案人才与西方国家相比比较薄弱。中国企业档案工作起步比较晚，现在机关单位、大型国企企业、外资企业、大型民企中从事档案工作的专业人手比较少，特别是基于信息时代的档案管理工水平远远达不到发达国家水平。所以，当前档案管理工作的管理者与从业者要积极面对档案管理工作中存在的问题，努力提高自身业务水平，勇敢的创新改革，提高各领域的档案管理水平。