政府文书档案管理中存在的问题及应对策略

文/程帅

政府文书档案管理工作是整理并分类保存各种文书档案，是一项基础性工作。在这一过程中，文书档案管理相关工作主要通过文字进行真实记录，例如政府工作人员的基本信息、个人情况、政府每日工作进度等，将上述内容汇总成为档案，以便于在需要时方便寻找和查阅。政府文书档案管理工作的开展，能够保证政府部门的日常工作科学而高效。

一、政府文书档案管理工作的内容要点

（一）确保政府以高效的方式开展管理工作

文书档案管理的工作内容，就是妥善保存和管理好文书档案。相关工作人员必须在工作中做到认真负责，并熟知文书档案管理工作的相关规章制度，同时严格要求自身的行为。相关工作人员还要不断整理和汇总政府机关所有部门的工作信息，与所有政府部门做到无缝衔接，确保政府部门的工作以极高的效率开展。最重要的一点就是，政府部门的文书档案是需要保密的内部信息，在工作过程中，监督机制是必不可少的，相关工作人员必须具备极高的职业道德。

（二）对有价值的文书进行归档和立卷

古人云“没有规矩不成方圆”，因此政府文书档案管理相关工作，必须严格按照相关要求进行[1]。工作人员在面对不同种类的资料和信息时，务必在归档和立卷的过程中仔细分类，对于音频或者视频资料，必须备注资料的具体时间；图片资料必须保留原始文件，也就是底片，备注好时间和地点；纸质材料需要注意完整性，必要时进行重新打印，在存放过程中注意防火、防潮和防虫等。工作人员要绘制一个清晰的总目录，以便于将来的档案查阅。

（三）方便人们对档案的后期查阅

政府文书档案在进行管理的过程中，必须制定严格的管理制度并实行。在通常情况下，相关工作人员不能允许个人随意查阅文书档案，特殊情况例外，但是查阅文书档案的个人必须持有该部门领导的批准许可。在实际工作开展过程中，文书档案的查阅必须要经过审批，在得到一致同意后，方可进行查阅。在这个过程中，工作人员要注意，任何文书档案都不能被人从档案管理地点带走。

二、政府文书档案管理工作中出现的主要问题

（一）没有出台完善的管理规章制度

虽然我国政府文书档案管理工作已经取得一定实效，但是，目前我国政府文书档案管理的相关规章制度尚未完善，主要表现为以下几点：1.办事流程没有正规的要求，整个管理工作缺乏严谨性，相关工作人员缺失职业道德，对于工作的态度十分散漫[2]；2.很多工作人员并没有过硬的专业知识储备，经常在工作中出现主观臆断的决策，忽视客观条件的要求，对政府内各部门的信息整理不够及时，导致档案资料不完整；3.文书档案管理的规章制度尚未健全，档案的全面性和机密性得不到应有的保证，直接影响政府部门的工作效率，各项工作开展举步维艰。

（二）没有形成专门的档案管理机构

对于目前的文书档案管理工作，很多政府部门尚未真正予以重视，部分的政府部门甚至没有设置档案室，文书档案管理工作并不专业，导致文书档案无法发挥其应有的作用。一般情况下，政府内各个部门负责管理自身的文书档案，不仅如此，相关工作人员通常是部门内的员工兼职担任，缺乏专业知识，而且部门之间的信息交流严重滞后，文书档案管理效果不乐观。

（三）没有使用科学的归档立卷方式

完善的管理规章制度和管理条例严重匮乏，导致文书档案在归档过程中不够严谨，毫无科学性可言。众所周知，文书档案的类型是多种多样的，例如纸质、图片、音频和视频档案等，不同类型的档案，必须配合不同的归档立卷方法。如果在归档立卷的过程中缺乏科学性，会导致在查找档案时困难重重，为相关工作增加不必要的负担，甚至还会出现档案遗失的情况。

三、政府文书档案管理工作的完善策略

（一）及时出台相关文书档案管理规章制度

政府部门在进行文书档案管理工作时，必须做到一切从实际出发，积极响应国家和社会的相关要求，不断调整现有的工作内容与方法。政府机关应在内部专门设置一个独立的文书管理工作部门，配备专门保管文书档案的档案室。文书档案管理相关工作的性质是独立的，具有很强的专业性，而且必须严格遵守文书档案管理规章制度。对于文书档案的收集、归档立卷、查阅等环节进行具体要求，从而保证文书档案的管理工作效率更高。

文书档案之中也存在分类，通常人们将文书档案分类为绝密资料和一般资料两种。这两种类型的文书档案，既拥有不同的归档立卷程序，又拥有不同的整理方式。在文书档案中，由于档案载体之间存在很大差异，因此有着非常细致的分类，在整理过程中必须严格按照相关规定进行[3]。在所有文书档案完成归档立卷工作以后，其后续利用也必须遵守相关规章制度，所有政府部门工作人员要想查阅档案内的信息，必须持有相关部门的审批许可；如果借阅文书档案，相关管理工作人员必须做好来访者登记工作，将具体责任落实到每个人的身上，以便于在后续工作中对文书档案进行管理。

（二）政府应投资对文书档案进行全过程管理

文书档案管理负责部门必须按照相关要求，以及现阶段文书档案管理工作的实际情况，制定相关投资行动、工作细则、分类细则等方面的工作方向，明确文书档案的归档立卷要求，并随时对文书档案管理工作进行监督和抽查，促使相关工作人员意识到文书档案管理的重要性。

在实际的文书档案管理工作过程中，不仅要对投资方向进行掌控，还要随时对文书档案的资料收集、信息形成、归档立卷情况，保证文书档案相关信息和资料的有效积累，针对不同类型、不同阶段的文书档案收集工作中存在的重点、难点进行科学有效的指导活动。在监督文书档案管理工作时，及时发现工作过程中存在的一系列问题并指出和更正，将查漏补缺作为一种工作习惯，防止更大的漏洞在工作中出现[4]。负责文书档案管理的相关人员，必须定期组织和参加文书档案管理的相关会议和工作交流活动，保证一切工作进展顺利。

与此同时，各地、各级别的政府要做好相关投资的验收工作，将文书档案管理相关工作进行整体考核，并不断检查管理工作过程中有无遗漏，如果相关工作人员的工作态度出现问题，应及时采取措施，必要时进行人员调整。

（三）落实政府文书档案管理考核机制

政府部门必须明确文书档案管理的目标，并规定文书档案管理的信息、资料最终归档立卷的时间。不断引导文书档案管理工作走上正轨，确保整个政府的文书档案管理工作的规范性，无论是政府文书档案管理工作的建设者，还是专门在政府内进行文书档案管理的工作人员，其工作必须随时进行考核，并采取优胜劣汰的考核机制，切实保证政府文书档案管理工作稳步前进，促进政府各部门工作的高效率开展。

政府部门必须明确文书档案管理的职责，并将责任落实到政府内所有工作人员，将政府文书档案的收集、整理、编制、移交等工作进行有机整合，加大工作管理力度，做到不同工作岗位各司其职，工作进展井然有序，如果在工作中出现混乱情况，及时解决并作为工作经验吸取教训。

政府部门必须创建一个完善的文书档案管理考核体系，将文书档案管理相关工作与年度考核相衔接，严格进行每周一次小检查，每个月一次汇报，每个季度一次大督查，在年末进行工作总结[5]。所有文书档案管理工作人员都要包括在内，以此确保文书档案管理相关工作及时、高效完成。

（四）加强文书档案管理人员的综合素质培养

在政府文书档案管理工作的开展过程中，相关工作人员的综合素质，直接影响到文书档案管理工作的效果。政府必须定期组织文书档案管理相关培训活动，要求政府内所有文书档案管理工作人员必须参加，让所有工作人员都掌握文书档案收集、整理和归档立卷的相关知识和技巧，从而提升工作人员的综合素质。不仅如此，政府还要在日常工作中，引导相关工作人员开展自学活动。

政府部门要做到文书档案管理工作的科学分配，保证所有相关工作人员的工作时间比较充裕，从而提升文书档案管理工作的效率。不仅如此，政府部门还应当重视对相关工作人员职业道德的培养，逐步提升工作人员的档案意识，意识到文书档案管理工作对于政府工作的重要性，并深刻理解自身工作岗位必需的职业道德，在将来的文书档案管理工作开展过程中，将职业道德贯穿始终，确保政府文书档案不被外泄，保证国家机关在安全的环境中运转。

四、结语

政府文书档案管理是政府各部门工作的一项重要内容，而且该工作的地位是不可替代的。文书档案管理工作不仅要收集信息和资料、归档立卷和后续查阅，更要注重保密性，为我国政府部门的工作保驾护航。虽然目前我国政府的文书档案管理工作还存在一系列问题，但是人们在工作实践之中，正在不断完善文书档案管理相关工作的规章制度，不断提升相关工作人员的综合素质，推动政府进行高效率工作，真正成为为人民服务的政府。