基于大数据云计算办公系统研究

汪嵘明

摘要：互联网3.0时代到来的标志是大数据云计算，这为以往数据储存带来了革命性的创新，推动各行各业转型升级的步伐更快。文章从大数据云计算的概念出发，对比了大数据云计算技术支持下的办公系统与传统的办公系统模式的差异，指出了其独特的优越性。并全面分析了该技术支撑下的办公系统的核心功能和核心技术。对于基于大数据云计算办公系统的研究具有参考意义。

关键词：大数据;云计算;智能办公;企业管理

随着互联网信息技术的日益成熟，智能手机的不断普及，使得基于大数据和云计算为基础的海量数据应用越来越多地在各行各业出现。这其中2020年新冠肺炎病毒疫情岁末年关在全国的蔓延，由于非常时间推迟了正常上班的时间，因此居家办公成为人们工作的新选择，使得以钉钉、腾讯企业微信为代表的云办公软件进一步得到普及。与传统的办公形态不同的是，大数据云计算办公系统实现了计算机与移动智能终端的有机融合，可以实现基于4G、5G信息通讯技术支撑下的大数据技术的海量储存，云计算的智能操作和视频会议、即时在线沟通下的信息无缝交流沟通，大大提高了网络办公的便捷性和高效性。

一、大数据云计算的基本概念阐述

大数据是互联网储存技术不断发展进步之后，基于万物互联机制下海量信息的轻量化，集中化，云端化存储新形态。其包含三个特点，一是数据量大，相比较传统数据库管理工具只能按照GB、TB级别的数据而言，大数据储存量可以达到PB甚至ZB级别。二是速度快，无论是储存速度还是提取速度都能够与当地最快的5G宽带流量匹配。三是数据类型多样化。

而云计算是为我们互联网运用提供便捷化智能操作的重要技术支持，他可以把海量复杂的大数据通过简单的操作界面，以几毫秒的速度留给后台云计算系统，从而給用户带来便捷高效的操作体验。

二、大数据云计算办公系统与传统办公系统的比较分析

传统的企业办公系统只属于帮助员工减少繁重的工作负担，却无法形成资源共享，执行合力之目的。再加上其建设费用高昂，维护成本巨大，而且企业内部之间的信息数据的兼容性差，导致工作效率低。再加上建设方式比较需要大量依赖固定服务器，使得建设场地面积大，后期的服务器维护成本也十分惊人。

而大数据云计算下的办公系统的本质是企业工作内容的集中整合和工作流程的有序理顺，随着云计算进入普及化阶段，在其支撑下的办公系统具有计算能力强，储存数据量大，数据丢失风险小等优势。另外，大数据云储存带来的超大数据容载可以让办公系统同时实现数十万几倍，百万级别的同时在线并发，并保证系统的超高流畅度。

三、基于大数据云计算办公系统的优势分析

大数据云计算办公系统可以将各部门、各岗位的工作集中统一到这个平台上进行办公运作，这样打破了部门之间，员工之间，领导与下属的沟通壁垒，让公司的运作更加统一化、规范化和高效化。具体优势体现在以下三点。

（一）办公程序流程的规范化让工作更有序

首先，公司的整个工作流程可以融入到系统之中，让公司的运营管理呈现出扁平化特征，即各级部门的工作流程经过程序固有的设置之后，就必须按照既定流程一步一步操作，这样就避免了越级运作，不经过领导同意违规审批文件漏洞。其次，各个部门，各个岗位在办公系统的设置下，必须各司其职，积极履行，因为在系统环境下形成的协同工作氛围，其中任意一个环节不到位，就会直接让工作进展不下去，导致公司运营出现障碍。再次，办公系统可以与公司的考勤系统、工作绩效系统等无缝衔接，让公司在一个相对透明公平的工作环境中办公。

（二）办公技术的智能化让工作更有效

大数据云计算办公可以实现公司资源的全面共享，实现基于视频会议、即时信息等方式打破时空局限的工作无缝式交流，而且所有的公司员工都可以根据自身在办公系统中的权限来获取与自己工作和职位相符合的信息内容，可以让员工更加全面深入地了解公司，避免了信息孤岛的出现。

云计算大数据办公系统是无纸化办公的一次技术性的突破，因为其可以将工作实现线上开展，各种工作程序都可以通过云计算的智能化系统来实现，因此可以节省公司因工作沟通带来的通讯成本和办公用具成本。除此之外，员工可以通过智能办公系统来建立科学合理的文件目录，通过有序的储存，可以方便日后的检索查找，减少时间消耗。

（三）办公技术的即时化可以让公司执行力更强

办公系统的数据储存的全面性，和更新的及时性，所有部门岗位的工作情况都能够在其中得到体现，这就非常方便管理层随时了解公司整体业务、财务、人事等运作情况，随时查阅某个项目的进展，某个部门的工作成果，某个人在某一天的工作内容，从而可以让管理层精准掌控企业整体发展态势，并为公司科学合理地制定决策提供现实依据。

四、基于大数据云计算办公系统的关键技术分析

（一）企业私有云平台

企业私有云是企业让自己的信息数据单独储存在自己构建的云平台形式，这样做可以让企业保证数据的机密性，同时也能为员工提供与办公系统融合的接口。常见的形式是直接购买属于自己云储存服务器，然后将办公计算机与服务器融合，就能够实现相互兼容直接开始工作。私有云在互联网安全防护中有着公有云服务不具备的技术安全性，因此企业可以直接部署在自己的机房之中，用自己的防火墙来防止各种网络干扰和冲击，有更高的安全性，也更容易管理。在用户体验方面，私有云可以直接与企业的局域网联接，在设置防火墙保证安全的前提下，企业员工不需登录云端界面，而是可以直接进步云中查找资料，下载文件。在企业流程管理中，私有云由于是完全独立的运作，不会受到其他企业的云端储存数据的影响，因此，对企业的其他计算机运用系统影响很小。如果大型企业的信息数据管理不流畅，那么就很容易带来信息数据的混乱，导致企业管理陷入无序，失效的状态，将会给企业带来很大的不利。

（二）虚拟化技术

虚拟化技术是美国IBM公司在20世纪60年代研究出来的互联网创新应用，其技术突破点在于把服务器、存储、网络和物理设备由原来的各自一体实现了有效融合。而在大数据云计算的环境之中，计算机应用领域的虚拟技术成为了系统集成解决方案，在系统维护中可以直接对计算机设备开展硬件维护和软件升级，而不必影响用户的体验感。除此之外，虚拟技术可以实现分布在各个区域之中的物理服务器的网络连接，形成一个整体，从而提高储存资源的利用效率进而减少运营成本。同时还可以用系统在计算机桌面的虚拟化技术来提供多元化的基础设施服务。计算机的虚拟化技术主要分为以下三部分。

一是计算机硬件的虚拟化，这个可以形象地比作信息储存从物理化的硬盘到虚拟化的云服务的转移。企业要根据自己信息数据的大小来决定选择哪种方案，比如如果用虚拟机，就要不能使用负载均衡。二是软件虚拟化，主要指应用程序与计算机或移动智能终端相互联系又互为独立的关系。通过软件的虚拟化，可以让应用程序结束之后，用户的程序在程序中的数据就会自动上传储存到服务器中，并且备份，这样就不会出现服务器丢失的情况。三是系统虚拟化，指的是在计算机上面安装的虚拟机的操作系统不受物理硬件架构的影响，可以实现办公系统软件的使用。

（三）大数据云储存技术

企业海量的信息数据的储存会让物理储存器的设备规模不断扩大，因而带来管理上的负担和安全上的风险。大数据云计算则为信息储存提供了新的解决思路和方向，成為如今大型企业进行数据存储的主流策略。在大数据云储存的技术条件下，广域网与互联网的连接，即所谓的“云”，就形成了一个具有储存结构形态的系统，用户只需要一根网线就能够实现从云储存中开展数据访问工作。

五、基于大数据云计算办公系统的主要功能结构分析

（一）员工办公管理功能

员工办公管理指的是个人的日常工作事务安排，这种安排有四个层级，一是个人在系统中的信息设置可以进行填写和修改。二是可以比较直观地看到每一天的工作任务内容，包括邮件，消息，日程安排，办公任务等内容，这就要求系统能够在用户登录之后，可以在主界面中进行合理的消息提醒。三是工作日志的使用要做到根据自己的权限能够充分运用，让领导、同事和自己能够看到属于自己岗位职责范围内的公司内容。

（二）公共信息管理功能

公共信息管理是公司提供的在办公系统中进行信息发布与共享的机制。主要分为三个部分，一是全员都能够查阅的公共信息内容，比如公司新闻和领导讲话。二是员工可以在系统中进行自由的交互沟通，比如在系统中设置一个论坛，在论坛中开辟若干个主题版块，每个版块设置版主来管理发布的内容。三是员工可以在系统的资源共享项目中学习各类知识。

（三）公文流程管理功能

公文是企业部门之间和员工之间进行工作交接互动的重要媒介渠道，是部门团队分步骤分任务完成某一项业务的完整工作闭环。它由企业管理层或部门领导发起，经过各个部门的知会签署，然后发布文件，让员工接受任务，各自完成工作中的任务然后提交工作总结，最终由部门审核结果。其管理功能包含发文管理、收文管理、业务流程三个部分。

（四）行政审批管理功能

行政审批是企业领导在办公系统中执行决策权的窗口，是相关管理人员对部下员工提交的诸如工作申请，相关资料的调用，出差业务的执行的带有管理权限的回复。具体包含以下三个方面：对公司的新业务或新项目可以按照办公事项进行发起流程，指派任务，监督审核，结果评测的工作任务之部署。二是能够实现按照常用的审批表单，审批模板来开展一对多的数据管理。三是针对员工的办公事务申请，可以实现各部门之间在办公系统上的顺利执行，按照既定的流程来推动办公事务的落实。而管理者只需要根据申请具体内容进行签署即可，这就是线上办公申请流程，可以减少员工的时间成本。

六、结语

大数据云计算强大的数据储存，容载和传输能力，将使得企业办公系统呈现出数据信息更加安全化，系统运载更加流畅化的特点，将会成为未来在线办公的主流。

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（作者单位：昆明理工大学津桥学院）