新时期人事档案信息化建设存在的问题及优化策略探析

李荣峰

（临清市培训考试中心，山东 临清 252660）

新时期是网络时代和信息时代的共同体，是社会发展的必然趋势，在新时期的背景下，任何工作都应该呈现新的发展态势。长期以来，人事档案管理工作依赖于纸质档案，但此种方式限制颇多，对人事档案管理工作的效率和效果都产生了较大的不利影响。在新时期，传统的人事档案管理工作必须进行革新并改造优化升级，借助网络技术和信息化技术落实人事档案信息化管理，为人事档案管理工作更上一层楼提供方向和指导，促进人事档案管理工作的高质量开展。然而，从实践看，目前的人事档案信息化建设还存在诸多问题，信息化建设甚至在某种程度上还处于停滞状态，因此，必须深化研究，重点剖析其中存在的问题，以期提出适当的建议和对策。

一、新时期人事档案信息化建设的重要性

人事档案信息化建设实际就是将传统的人事档案管理工作与现代化的科学技术融合起来，借助互联网技术、大数据技术等推动人事档案管理工作的改造升级，促使其走向信息化，实现人事档案管理的规范化、科学化，以期符合新时期的发展要求。毋庸讳言，人事档案信息管理工作对于社会发展而言至关重要，关系着一个国家、社会的正常运转和管理，对完善基础数据和信息，推动社会建设有着十分重大的意义。人事档案管理已经成为越来越关键和重要的环节，在新时期的背景之下，人事档案管理工作的革新必须向信息化发展，尽可能、高效地整合社会人力资源，妥善保管公民个人信息。总体来看，落实人事档案信息建设极有必要，主要体现在以下几个方面。第一，可以大幅提高人事档案管理工作的效率；第二，可以促使人事档案利用率进一步提升；第三，可以有效地降低人事档案管理部门的工作压力和强度；第四，可以促进档案的便利运用和远程服务；第五，可以和纸质人事档案互补，起到保护纸质档案的效果；第六，可以进一步地应对人事档案管理工作的薄弱环节，遏制各种不规范行为；第七，可以融合相关信息数据库，为有关决策提供更为科学和准确的数据。概言之，人事档案信息化建设有诸多裨益，应顺势为之，借助发展的信息化技术改革人事档案管理工作，促进人事档案管理的信息化、现代化。

二、目前人事档案信息化建设中的主要问题

1.管理方法过时

目前，从现阶段的人事档案管理而言，许多管理部门仍旧采取传统的管理方式，完全依赖于人工管理，管理效果非常低下，且管理过程中存在多种管理不规范的问题。例如，在统计人事档案信息时就纯靠手工录入相关数据，不仅增加了人工成本，而且很容易出现各种问题。尤其是单位规模不断扩大、员工数量越来越多、人员变动愈加频繁，这给人事档案信息化建设造成了一定阻碍，人事信息管理的延续性不足，档案信息在交接过程中很容易出现遗漏，人事档案管理较为混乱。

2.硬件条件落后

如前所述，纸质人事档案一直都是我国人事档案管理的主要载体，纸质人事档案存储所需空间非常大，档案管理单位需要耗费大量的人力、物力和财力，设置专门的档案保管场地，配置专门的档案管理人员，该人事档案信息管理效率必然不高。并且，就档案保存而言，U盘和硬盘是人事档案管理部门常用的储存人事档案信息的工具，但此种存储方式极易发生信息泄露和信息遗失，信息安全保护效果较差。此外，虽然时下部分单位已经逐步开展信息化建设，配备了相应的计算机软件和网络信息化设备，但由于不够重视，一直没有建立相应的信息化管理系统，依旧沿用简单的管理软件。

3.人事档案的利用率不高

人事档案信息化建设的主要目的就是通过信息化提升人事档案利用率，整体而言，目前人事档案的利用率都不高，这也是人事档案信息化建设的主要痛点之一。站在人事档案自身的角度来看，档案信息不被频繁使用是正常的，因为档案大部分都是被动使用，档案属于个人隐私范畴，档案信息的挖掘和利用存在一定的法律风险，必须由专门的档案管理部门加以保管并按照相关的档案管理规范予以使用。若仅仅将人事档案作为被动的物体，只在需要使用时才进行管理势必会导致人事档案管理水平不断下降，这会大大地加大人事档案信息化建设的难度。

4.人事档案信息信息化安全风险巨大

毋庸置疑，传统的纸质档案需要耗费大量的资源，但其安全性较强，人事档案信息的真伪容易辨别，因为纸质档案不易被篡改。而对于电子人事档案信息而言，由于网络技术和信息化技术本身就存在一定的风险，在人事档案信息化建设过程中，在获得前述技术所带来的便捷、高效的优势的同时必然要承担相应的风险，即信息泄露、篡改。人事档案电子信息相关数据极为重要，当人事档案电子信息一旦被篡改，信息更改很难被发现，信息真伪难辨，这无疑会对人事档案信息的正常利用产生一定的消极影响。

三、新时期推动人事档案信息化建设的策略

1.树立信息化管理思维

在我国步入社会主义新时期的背景下，我国人事档案信息化建设的落实需要强烈的信息化管理思维和理念，要从思想入手，强化工作人员的信息化意识，尽力使每一位工作人员都能够熟悉掌握人事档案信息化管理的重要性和优势，自觉地树立信息化的管理思维，善用大数据技术和网络技术，在实践工作中自觉地将其融合起来，主动利用可运用的各项信息化技术完成人事档案的收集、储存、管理以及利用等工作。换言之，必须以认识转变为先驱，激发人事档案管理人员的认同感，激励其自觉地参与、融入人事档案信息化建设之中，支持相关工作，为人事档案信息化建设奠定坚实基础。

2.强化硬件设施建设

针对目前大多数人事档案管理单位硬件条件落后的问题，相关部门必须要加大资金投入，从改善硬件条件方面推动人事档案信息化建设。毋庸讳言，信息化建设与计算机设备、数据库建设等密切相关，如果缺乏相应的资金投入，没有先进的计算机设备和完善的数据库，人事档案信息化建设也就是纸上谈兵，缺乏实践载体，人事档案信息化建设就会沦为空谈。现代社会发展十分迅速，人事档案管理部门必须具备超强的敏感性，要积极地整合现有资源，大力引进各种先进的信息化设备，为人事档案信息化建设提供强大支撑。与此同时，还必须建立专门的信息数据库，为人事档案管理工作服务。通常而言，信息化建设以网络服务管理为基石，推动落实人事档案信息化建设必须要依赖于信息数据库的建成和运用，需要将庞大的人事基本信息逐一录入到数据库之中才能够藉由软件加以管理。值得注意的是，在数据库建立时，一定要确保原始档案信息和数据化档案信息一致且准确无误。软件必须具备可操作性，一定要直观且便于查阅。

3.加强人事档案信息安全防护工作

人事档案信息化建设必须做好安全防护工作，这也是人事档案信息化系统能够始终稳定运行的基础所在。因此，为了确保人事档案信息化系统的正常、稳定运行，保障人事档案信息准确、安全，必须从以下几个方面入手。首先，要建立健全定期检查网络系统安全的制度体系，组建专门的网络信息部门，在规定期间检查好信息系统，监管人事档案信息的数据流转；其次，要落实好防护墙措施，及时更新相关的防护程序，通过设置密码或访问权限达到保护信息安全的目的；最后，要备份好各项数据，防止因突发情况造成数据遗失。

4.联系实际，不断提高档案信息化管理能力

从实践看，各个单位承担的职责都有所不同，人员规模、制度建设存在许多差异。对此，人事档案信息化建设不能生搬硬套，要联系实际，从单位的实际情况出发，在积极借鉴其他单位的先进经验和可行的管理思路的同时，根据本单位情况制定具体可行的人事档案信息化建设方案，以提升单位人事档案信息化管理能力为目标，充分地整合并发挥各项资源的作用，不断地推动人事档案管理质量的提升，将信息化建设的作用最大程度地发挥出来。具体来讲，在新时期，人事档案信息化建设过程中提升档案信息化管理能力可以从以下几个方面入手。第一，以建设方案为根据，适度加大资金投入，合理配置资源，完善相关的条件和设施；第二，引入专业人才，构建专业化的档案信息化管理队伍，并强化宣传教育，通过进修和培训等方式提升已有工作人员的信息化能力，为人事档案信息化管理提供不竭的人才源泉。

四、结语

当今社会已然是一个信息化和网络化的新时期，人事档案管理不应再墨守成规，因而应借助各种现代的科学技术不断革新，推动实现认识档案信息化管理。信息化是人事档案管理工作的必经之路。人事档案管理单位必须深入推进人事档案信息化建设，树立信息化管理思维，强化硬件条件建设，加强人事档案信息安全防护工作，联系实际并借助各种方式提高信息化管理能力，促进人事档案信息化建设的顺利完成，进一步提高人事档案管理工作的效率。