对高校档案管理的公共服务质量优化问题的几点探讨

潘亚玉

（赤峰学院，内蒙古 赤峰 024000）

高校档案管理工作是为高校的发展和管理提供一定的支持，并注重强调管理的服务性质，但是在传统的管理模式下并没有真正的提升管理的效率，对于档案相关数据的利用率相对比较低。为此，在当前高校发展中要能够认识到提升公共服务质量的必要性，以此更好地发挥档案管理作用，为高校发展和社会需求提供更多助力。

1 高校档案管理的公共服务质量优化要求

1）档案管理服务公共利益。高校档案管理的公共服务质量优化主要是采用企业或者是经济学的相关方式方法作为基础框架，以此对高校的管理职能进行优化，提升档案管理效率。高校档案管理工作应该能够从功利角度进行出发，为公众和高校管理工作提供完善方面的信息服务，这就需要转变以往半封闭式的档案管理模式，真正的面向社会公众提供相应的服务，并实施开放式的管理，从而真正地强化档案管理的利用价值。在这个过程当中，需要能够处理好公共服务与档案保密之间的关系，考虑到档案自身的特殊性，应该选择相应的、能公开的一些信息，对高校和社会公开提供利用。对涉及国家安全以及个人隐私的相关信息进行合法的保护，从而更好地满足做好档案管理工作的实际需求。

2）尊重权利。国家治理体系当中要能够认识到公民权利是其重要的组成部分，只有公民自身的权利得到应有的重视，才能够真正的凸显民主以及法治的特点，对于高校档案管理工作的开展来说，对于公民权利的维护主要体现在以下几个方面，首先要能够做好对档案的登记以及归档等基础性工作，确保档案内容具有真实性，尽可能的避免可能对公民所造成的伤害，此外，要不断的完善相关的服务机制，与公民之间形成良性的互动，切实的为公民做好相关的服务工作，方便对档案的使用。

3）提升服务效率。在公共服务理论的指引下需要不断提升高校档案管理的效率，高校档案管理工作的开展当中要积极的对外在的信息服务环境的变化进行关注，能够利用当前时代新的技术来提升档案管理工作的开展效率，在当前互联网加时代，应该推进高校档案管理的信息化建设，主要是通过信息化以及网络化的方式来提升档案工作开展的安全性及有效性。高校档案管理作为国家信息资源的重要组成部分，也需要构建相对完善的共享机制，以此避免信息的重复，提升档案资料的利用价值。

2 高校档案管理的公共服务质量优化必要性

1）为高校工作的开展提供信息资源。社会本身的发展是由其活动所构成的，而高校档案的内容包含教职工在内的活动情况、个人履历，可以对现实生活进行真实地反映，通常情况下高校需要对自身的发展状况进行研究，也需要以相关的档案材料作为基础。由此可以发现为了更好地做好相关的档案管理工作，需要保证信息本身就有一定的完整、真实性，并成为可以研究的资源，通过提升档案管理人员自身的水平，可以在一定程度上更好的提升档案管理工作的高效推进。

2）保证高校工作开展的合理性。高校档案管理工作的内容具有完整性，材料规范性及真实性，记录相对系统化的方面的优点，这也是其他管理工作所无法媲美的。正因为如此，高校档案管理工作也具有高质量的特点。例如高校要对教职工进行选拔和任用，要对相关的档案资料进行阅读和分析，以便能够任用到合适的人才。如果再分析的环节，发现档案内容缺少相应的公章，涂改等相关的现象，将会重新对此人进行考察，另外高校还要能够结合档案管理的年度考核表，掌握新录用人员相关的管理能力、教学水平等，从而更好地开展高校的各项管理工作。

3 当前高校档案管理的公共服务质量优化的几个问题

高校档案管理工作是一项综合性的工作，主要是涵盖了高校的管理、教学、科研等各个方面他的发展，也是高校的发展历史。随着高校的不断发展，档案管理所涉及的内容也不断的增多，工作量也不断增加。高校档案管理部门也得建立与校高发展相应的档案管理制度，从而使得档案管理工作走向正规。随着时代的发展，计算机技术的不断发展，高校档案管理也开始应用计算机技术进行管理，大量的电子文件也就应运而生，无纸化的步伐也日益加快，电子文件的产生在一定程度上改变了人们对于档案管理的传统观念，从而使档案的整理、归档、编目变得更加的齐全、完整，可以说是档案管理的一场革命。

1）管理观念陈旧，不利于高校档案公共服务工作。高校档案管理工作中，由于工作本身历史观念陈旧，服务意识受到限制。高校档案的公共服务工作并没有引起高校管理者的关注。但是要求档案管理人员要以各种方式方法让高校管理者认识到档案管理工作所发挥的重要意义，以自己多年的工作经验，让管理者改变对档案管理的认知。

2）重视程度有待提升，管理不够规范影响档案公共服务工作。长期以来相当一部分的人员，尤其是领导干部对于档案工作的开展认识并不足，重视程度也不够，并没有真正的将档案工作放在重要的位置，认为档案工作也就是抄抄写写，做好文件的归类并不是最为主要的工作，不能给高校发展带来更多的经济利益，只是应付了事。对档案工作更多的是采用轻视的态度，这些现象的存在，表明人们对于档案管理工作不够重视，而当前的这种档案管理工作的现象，也不能满足当下档案公共服务工作的需求。当前一些高校档案管理普遍存在着不规范管理的问题，具体来说主要表现为首先档案号的不正规，其次是档案标题相当的不规范，第三个是大部分少目录，从而导致档案归档的现象相对比较混乱，严重影响档案公共服务工作的质量。

3）管理手段落后，检索效率低下严重影响档案公共服务工作。高校的一些部门实行定编、定岗的方式对工作人员进行管理，从而导致很多档案管理岗位不足，缺少专业档案管理工作人员，这严重影响到档案管理工作的开展。对于临时抓来整理档案的人员对档案材料的收集、整理业务等都不太了解，对于档案工作的意识相对比较淡薄，而且这样的人往往都是身兼数职，对于档案工作投入的精力并不多，没有及时地对档案进行归纳整理，这也就会在一定程度上严重影响到档案管理工作的水平。在这种情况下所采用的管理手段也相对比较陈旧，在利用档案时往往采用最原始的手工操作方式，这也会在一定程度上影响到档案公共服务工作开展的安全以及保密性。这些部门在档案管理工作当中，主要是采用传统等手工检索方式，在编制检索工具当中也出现了不求精的一些现象，纯粹认为检索工具越多的档案管理工作的质量越高，但是事实上这是一种错误的观点。

4 高校档案管理的公共服务质量优化策略

1）提升档案工作人员素质，优化公共服务质量。要能够认识到档案管理人员自身的水平会直接影响到档案管理工作的质量，随着现代化时代的发展，档案管理的载体也出现了多样化，这就需要对档案管理、利用方法不断的进行改革，为此，对档案管理工作人员提出了更高的要求，在业务知识、科学知识以及管理操作能力方面都需要及时的更新，传统的管理方式和档案利用工作方法已经不能很好地适应当前时代的发展需求。为此，这就需要档案管理人员加强新知识的学习，要具备档案管理和档案利用工作的现代化的技术，熟悉档案管理的专业知识，这样才能够更好地做好档案管理工作和档案公共服务工作。作为专业的档案管理工作人员要注重自身专业水平的不断提升，熟悉档案管理工作和档案公共服务工作的每一环节以及要求，提升档案管理工作和公共服务利用工作开展的效率和质量，要积极探索档案管理工作和公共服务工作中的新模式，从而得档案管理工作更加的科学使用，为档案公共服务工作提供更多的资源。

2）完善档案管理制度，优化公共服务质量。档案管理工作的开展中要不断地健全相关的管理规章制度，规章制度要能够体现出相对的科学与合理性，建立起的规章制度一定要能够和自身高校发展的实际相互结合，以此更好地做好档案管理工作和档案公共服务工作。此外，规章制度制定也要做到简明，具有一定的可操作性，以便使得各项制度能够得以落实。此外还要兼职制度的双向性，具有约束领导，又有约束职工的作用，领导的行为和形象也会在一定程度上影响到档案管理工作的落实，而职工作为档案管理工作的主要负责人，也要通过制度的方式对其进行约束。制度的制定也要具备一定的严肃性，档案部门是制定档案规章制度的主管部门，就是执行部门，在规章制度的制定过程当中一定要做到公平公正、安全保密，这样才能够更好地发挥制度的作用。

3）使用现代化技术，使档案公共服务得到充分发挥。在档案管理工作的开展中还要注重记录的内容具有全面客观和动态性，对于档案管理的功能也要做到重新的定位，一是对原来档案的重要部分进行保留，二是要对档案所包含的内涵进一步的丰富和扩大，以便发挥档案所有的功能对大部分的单位是试用的，从而更好地为高校发展和社会需求服务。高校和档案管理工作当中记载着丰富的信息，也就是丰富的信息资源，但是对于档案资料的整理和编研工作相对比较繁杂，而且劳动重复性比较强，强度比较大，而如果利用计算机现代化的方式对档案进行管理，可以提升档案管理的效率，一是可以使用人工立卷时，根据自己的理解对文件进行分类，尽可能采用统一的标准，但是由于每个人的理解有所不同对于文件的分类也会采用不同的方法，不可避免的可能会产生分类不准的现象，影响的案卷的质量和调阅档案时的准确性，也给档案管理工作和档案的公共服务工作带来消极方面的影响。而利用计算机模拟人工利率的方式，可以将档案的条目分类，充分的体验出计算机管理的优势，也能够尽可能的减少手工操作，提升了档案管理、和公共服务工作的效率。

5 结语

总之，在当前高校发展中要能够认识到档案管理中优化公共服务质量的紧迫性，通过在档案管理中优化公共服务质量能够为高校工作的开展提供信息资源、保证高校工作开展的合理性，但是也要能够认识到当前高校档案管理中还存在很多问题，主要表现为：一些档案管理工作的人员对于工作缺乏热情，在完成资料的收集以后，也没有对资料进行系统的筛选、归类，就直接的存储管理，这样也就会在很大程度上影响档案管理信息的真实性，不能很好地发挥档案管理本身所具有的价值。