近十年来我国电子档案研究现状及发展

岳丹丹

随着现代技术的迅猛发展，微博、微信、QQ、电子政务、数字档案馆的普遍应用，各行各业对电子信息的利用和依赖逐步加强，电子档案已不可抗拒地进入到我们的工作、生活中，越来越受到档案业界的重视。

根据布拉德福定律：领域内的高质量文章刊载在核心区[1]。因此，本文期刊来源选取了CNKI中在图书情报、档案及博物馆学科领域内的SCI、EI及核心期刊，即2009—2020年所发表的电子档案领域的高质量文章。其检索式为：检索条件：SCI收录刊=Y或者EI收录刊=Y或者核心期刊=Y并且年between（2009，2020）并且关键词=中英文扩展（电子档案，中英文对照）或者keyword=中英文扩展（电子档案，中英文对照）（精确匹配），专辑导航：图书情报与数字图书馆，档案及博物馆；数据库：学术期刊跨库检索，共检索到文献856篇。而博硕士学位论文在该领域的涉及也在一定程度上反映了该领域的发展程度，因此本文利用检索条件：年between（2009，2020）并且关键词=电子档案（精确匹配），专辑导航：图书情报与数字图书馆，档案及博物馆；数据库：博硕士学位论文跨库检索，共检索到29篇相关文献（检索时间：2020年4月20日）。

一、发文年代统计分析

自1996年4月国家档案局将电子档案研究项目列入科技计划起[2]，我国电子档案管理的研究陆续兴起，且研究主题日益丰富。对所检索到的论文进行年度分析如图1，发现：从2009年起年均核心以上论文发文量即超过50篇，在2013、2014年达到论文发文量的高峰，之后起伏较小，基本趋于稳定。

图1 年度发文量

二、期刊来源统计分析

期刊在某一领域发文量说明该期刊对该领域的关注程度，对检索到文献的期刊来源进行统计分析发现：就电子档案领域的发文量来看，《兰台世界》居首位，其次是《中国档案》《档案学研究》（见图2）。

图2 来源期刊分布

三、核心作者分析研究

核心作者是指在某一主题领域内发表论文数量较多、影响较大的高产作者。对所检索的论文作者进行分析研究发现（如图3）：高产作者有北京市档案局的陶水龙，其发表的电子档案相关论文共计10篇，其中最高被引为35次，是2014年发表于《档案学研究》的《电子档案双套制管理问题研究》，其下载数量为1362次，同时是其论文中的下载量最高的；其次为北京市档案局的田雷，电子档案领域共计发文9篇，其被引及下载数量最高的除其与陶水龙合著的《电子档案双套制管理问题研究》外，即2016年的《电子档案元数据管理方案策略研究》，其被引次数为14，下载次数为610；排名第三的为中山大学的杨茜茜和侯衡，其电子档案领域共计发文均为8篇，其中被引和下载次数最高的文章为2015年的《电子政务系统中的档案管理：安全保障》。

图3 核心作者分布图

四、发文机构分析研究

对于文献的发文机构进行研究，可以了解到电子档案研究领域的核心机构群。对检索到文献的发文机构进行分析发现（见图4）：电子档案研究领域的发文机构一部分来自于各省市档案局，一部分来自高校，其中最为活跃的是北京市档案局和中国人民大学。

图4 发文机构统计分析图

五、基金支持情况分析研究

某研究领域的基金支持情况可以反映出国家或地方对该领域研究的支持情况。对所检索文献的基金出处进行统计发现（见图5）：在电子档案研究领域，国家和地方对该领域的研究都有所涉及，但以国家和北京市为首，国家社科基金15项，国家自然科学基金5项；而地方上对电子档案的研究只有北京市科技计划项目8项，河南省科技攻关计划1项，其他地方基金项目均未涉及。

图5 基金支持情况统计

六、研究主题分析研究

通过对所检索到文献的关键词及主题出现的频次进行统计分析（见表1），并结合内容分析法将所检索到的文献划分为五大主题，分别代表目前我国国内图书情报档案学界对电子档案研究的五大方向。

表1 高频关键词

1.电子档案理论研究。根据检索文献研究发现，近十年核心期刊刊登有关我国电子档案理论研究的文章共64篇，其中关于电子档案术语定义、基本要求、管理原则、基础理论方面的共9篇；关于电子档案规范、标准体系、管理办法解读方面的共16篇；关于纸质档案和电子档案比较研究、差异研究方面的共13篇；关于电子档案四性（即真实性、原始性、凭证性、完整性）方面的论文共11篇；关于国内外电子档案发展比较研究的共5篇；关于法制方面的共4篇。

黄新荣学者对电子档案作了解析：“按照档案管理规范有目的保存起来的具有参考凭证价值的、包含背景信息的、采用一定的形式封装起来的电子文件。”[3]53这个定义要比以前的表述详细，同时也揭示了电子档案的一些重要属性。而王英玮则对2014年由国家档案局发布的中华人民共和国档案行业推荐性标准《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）用“定义+示例”“定义+注释”“定义+参见”的方式进行了解读。对电子档案规范的解读研究也比较多，有关于国家、地方、各类型的解读，使电子档案相关的概念、术语更加清晰、明了。

对于电子档案与纸质档案比较研究主要从其属性、管理方法、鉴定方法、库存管理方法、编目及检索、保存利用等方面较详尽的进行了比较分析[4]88。

对于国外先进技术、经验借鉴方面的研究比较少，目前只有4篇，有学者对我国法律界和文件档案界中电子档案“真实性”的使用和加拿大证据法中的“真实性”（Authenticity）进行比较研究，其认为文件档案界应在完善自身概念体系的基础上加入电子证据真实性概念及其判定途径的讨论，以自身学科的专业知识和技能促进电子证据立法的系统性和实施的可操作性[5]13。而作者王萍对2000—2014年国外电子档案技术与应用的最新进展进行研究，指出国外研究人员的基本理念已将满足用户的档案信息需求为基本出发点，以服务为宗旨进行技术开发；在技术研究上，他们更侧重对专项技术的深入探讨，对于电子档案的归档及云档案存储技术的研究创新较多，发展较为成熟且多数已经投入应用[6]61。

对于电子档案四性的分析主要从法律凭证性、原始性进行研究，而其他涉及电子档案法制方面研究比较少。

2.管理模式研究。关于电子档案管理模式的研究共25篇，通过内容分析发现：最新研究逐渐由纸质档案和电子档案共存模式以及电子档案双套制的研究，演变为电子档案单套制的研究。其中，陶水龙提出国家综合档案馆施行电子档案单套制接收政策，通过完善的信息技术解决电子档案的长期保存问题，通过法规的修订终止电子档案的双套制管理模式[7]61。钱毅则指出，虽然目前我国在档案管理实际工作中仍普遍采用双套制管理模式，但电子档案单套制的实践正在兴起，电子档案管理模式可以表述为“单轨运行＋双套保存＋多份利用”的组合形式[8]8。另有学者提出基于PDM（产品数据管理系统）的电子档案管理及集成归档管理模式[9]44。

3.电子档案移交归档研究。通过内容分析法对所检索文献进行研究发现：关于电子档案移交接收工作、文件归档方式、流程及范围、保管期限等方面的研究共30篇。其中，黄新荣学者提出电子文件归档的实质应是电子档案控制权向档案部门的移交，即无论电子文件的格式、对系统环境的依赖，档案部门完成接收、登记、编目、保存，并提出了应加强对业务数据归档系统的研究、扩大归档范围等措施[10]49。陈永生学者对双轨移交现状会导致档案数据缺乏关联性、完整性及管理成本增加等问题进行深入分析，并对档案移交流程档案室在电子档案移交中的职责与作用进行深入研究[11]27。宋华对行政审批的电子文件归档流程、存档信息包进行研究，并采用Java语言，基于J2EE技术架构，充分采用可信时间戳、数据交换、四性检测等技术保障对“一键式”归档系统进行设计开发，且已在浙江省十多家省级单位得到应用推广[12]26。

研究发现对电子档案归档流程研究的较多，已基本趋于完善，企业研究较少，电子档案形式多样，对环境依赖度高，目前应加强档案接收系统研发，四性的检验等的研究。

4.电子档案技术、安全方面的研究。对所检索文献进行内容分析发现关于电子档案技术、安全方面的研究共102篇，其中系统研究的共7篇，涉及自动归类系统、安全评价系统、备份应用系统、著录系统、查询系统等；元数据技术研究方面的论文5篇，区块链技术研究4篇；长期存储及存储技术方面的研究共22篇；电子/数字签名、数字水印、封装策略、防篡改技术、技术鉴定、可信时间戳等技术研究15篇；安全管理模式、安全措施研究、信息安全问题、容灾备份工作、四性及检测方法、安全存储及鉴定、技术鉴定、学生（高校）电子档案信息安全等方面研究共49篇。

由此可见，我国对电子档案安全的研究较多，说明电子档案的安全问题已引起档案学界的重视。但纵观这些研究发现，关于安全风险、安全策略、长期保存策略及安全需求、长期保存需求，安全管理模式等研究的较多，但关于具体技术领域的研究较少。

5.实践应用。笔者将各行各业对电子档案的具体研究及对资源共建共享的研究均作为实践应用，对所检索的文献进行内容分析发现此类文献共49篇，其中各行业对电子档案的研究即“电子档案+”共42篇，包括行政机关、房管建设项目、铁路、公路项目、道路危险品、婚姻、税收、医院（电子健康）、随迁儿童、高校学生等电子档案的研究；资源共建共享6篇；电子档案编研研究共1篇。

对此方面文献进行深入内容分析发现，关于各领域电子档案工作的思考、试图构建各领域电子档案平台、探索建设各领域电子档案系统等的研究较多，即研究较多的还是理论，而真正建立、实践应用起来的研究还需持续加强。

电子档案已成为大数据时代记录社会发展的主力军，越来越受到社会各界的重视。由文献分析发现，我国档案学界对电子档案的定义及相关概念、理论原则、规范体系等的研究已基本成熟，不再成为档案学界争议的焦点；对于管理模式也基本统一了认识：由双轨制/双套制转变为单轨制/单套制，认识到了以数字形式为主的电子档案管理模式是不可逆转的趋势；对于电子档案单轨移交也已形成了一致认识，但要从管理、标准规范及信息技术等方面保障其安全、可用；对于电子档案的安全问题已引起了足够的重视，但应加强电子档案安全的具体措施及应用；在应用方面，电子档案+的模式也引起了档案学界的重视，研究重心应进一步加强电子档案在各行业、各领域中的具体实践应用，并加强在可以公开范围内的电子档案的资源共建共享。