浅谈电子档案的利用意义与原则

刘 颖 天津市蓟州区人力资源和社会保障局

电子档案是计算机技术飞速发展下的时代产物，是传统纸质档案在信息化社会中的新型生存模式。对档案管理人员而言，只需通过互联网和计算机便可高效地管理和利用电子档案，让档案所承载的信息资源实现共享以及价值扩大化。为确保电子档案的有效利用，应当对其有充分了解，以便相关工作的顺利推进。

一、电子档案的含义与特征

电子档案是以电子文件的形式将具有保存和利用价值的信息资源进行存储的数据载体，它依托计算机环境和相关电子设备而实现存储和读取。电子档案是一类特殊的档案，既具有档案的一般属性，又体现出以下特性：第一，依赖性。电子档案的制作、传输、存储、输出等一系列操作都必须借助计算机系统完成，必须要有相应的硬件及软件等技术条件支持；第二，高密性。绝大多数电子档案均存储在光盘、硬盘、软盘上，这些介质或载体随着信息技术的不断发展，其存储密度将持续扩大；第三，分离性。由于电子档案以数字化形态构成，因此它不受制于载体，可以通过数字信号的方式在不同存储介质之间进行移动；第四，集合性。电子档案的内容呈现有文字、图片、音频、视频等多种表达形式，极大地丰富了档案的内容价值；第五，共享性。电子档案可以借助互联网进行传输，使用者不受地域和人数的限制，即便在同一时间也能够满足不同使用者的需求，自身利用价值得到了显著提升；第六，不稳定性。也由于电子档案具备与载体的可分离性，使其本身相较传统纸质档案更不安全，被修改、盗取、删除的可行性很高，需要重点防范。

二、电子档案的利用方式

(一)用作资料拷贝

电子档案的利用最常见于各单位档案管理部门向使用者提供信息资源，且是以拷贝件的形式存在于各种电子设备载体。在此过程中，必须采取安全的措施将电子档案转换成通用标准的存储格式，方便使用者顺利读取和利用。常见的电子档案拷贝件形式有胶片、胶卷、光盘、软盘、数据文档等，在各种场合均能发挥作用。

(二)用于直接提供

一些单位的档案管理部门，可以直接通过计算机网络查询和提取相关信息资源，而电子档案的存在极大地方便了工作人员的调用，同时提高了查询速度。不仅如此，电子档案还支持异地查询、提取以及多人协同工作，以信息资源贡献的优势最大化自身的利用效能。

(三)用作咨询服务

部分档案管理人员为了更好地为使用者解答与信息咨询服务相关的问题，可以以电子档案为载体，公开一些有参考价值的内容，比如电子档案的检索途径、电子档案的形成背景、电子档案的变化记录等，方便使用者灵活根据自己的需求查阅相关内容。

(四)用于信息编研

面向大众的电子档案应当在内容上进行科学分类与梳理，这需要相关工作人员按照一定的标准对部分信息进行加工和编研，从而形成不同形式的电子档案输出成品。电子档案的编研标准通常包括：基于信息加工方式不同而出现的编译型、摘要型、著述型等，基于信息分类不同而出现的图像型、文字型、音频型、视频型等，基于用途不同而出现的打印型、出版型等。

(五)用作网站服务

电子档案本身就是以电子信息存在的数据集合体，这为很多单位的档案信息资源服务提供了便利，即直接在网站上发布相关内容。电子档案网站通常需要各单位根据自身情况专门建立，它具有信息量充足、服务范围广、开放性良好等特征，可以将有价值的档案资料进行直接呈现。

三、电子档案利用过程中应注意的问题

(一)电子档案网络及其信息安全问题

电子档案的利用首先要关注的就是信息安全问题，一方面来自于数字化信息赖以生存的计算机和互联网本身具有极大的不安全隐患，另一方面来自于档案管理过程中安保意识不强、安保措施有漏洞等因素。基于这两点认知，提高电子档案利用安全性就需要从技术和人这两方面入手：在技术上，应采用有效的信息保密技术，具体可综合使用电子签名、电子水印等防伪技术，并保持技术的及时更新和升级。同时，要做好档案的系统备份与数据恢复工作，以便在遭遇突发事件时可以确保电子档案的安全稳定；在人的因素上，应针对档案的管理和使用，加强制度建设与责任明确，同时通过必要的教育培训，强化相关人员的工作规范性和保密意识。

(二)电子档案利用理念及人才供给问题

首先，考虑到基于网络环境的档案信息资源与传统档案存在巨大差异性，因此档案工作者需及时改变“你查我调”的利用理念，奉行“以人为本”的原则进行主动服务，将电子档案的利用范围进行扩大、利用对象进行拓展、利用方式进行变革创新，从而保证新时代电子档案利用有效性。对于档案利用者而言，也需要转变利用思路，意识到档案并非是神秘不可接触的，而是与自己的工作生活息息相关，要严肃认知法律赋予了权利来查询利用已公开的电子档案，将其作为公民的合法义务以及政府给予的社会福利，从而借助档案信息来帮助自己在工作和生活上获得提升。综合来说，档案工作者和利用者双方应同时改变传统理念，基于各自的立场发挥电子档案的价值，让电子档案为社会做出更大的贡献。

其次，电子档案的科学管理与有效利用需要专门的工作人员，因此加强人才队伍建设必不可少。想要顺利实现电子档案信息联网服务，必须拥有专业技术过硬、素质到位的档案人员，并确保其在档案部门的地位和作用能够完全发挥。然而从目前的现状来看，很多单位没有做好档案人才队伍建设，有些是缺少足够的高素质IT人才，有些是缺少充足的档案专业理论知识和实践经验，导致相关工作的开展举步维艰。综合而言，档案管理部门应积极拓展两类人才，一类是计算机人才，一类是档案专业人才，通过两者的优势互补来实现电子档案工作的有效推进。需要注意的是，考虑到各种实际情况的制约，不建议这两类人才相互替代，即不提倡单位专门培养具备计算机和档案管理双重素质的人才。这是因为该理念过于理想化，违背了档案工作者的初衷，即解决档案管理、存储和服务过程中的各种问题，最合理的措施是通过合理分工来实现各自价值最大化，从而提高电子档案的利用效率，节省资金和人力。

(三)电子档案利用法律法规和法律效力问题

首先，考虑到电子档案的利用必然会设计国家、集体或个人的利益关系，因此对其进行利用必须受到相关法律法规的约束，而这种约束既要求档案部门尽职尽责，也要求利用者不得逾越，如此才能协调好各方利益。常见的《档案法》《保密法》《著作权法》《政府信息公开条例》等就是必须依据的法律法规。除此之外，档案部门自身也应当根据自身情况制定专门的电子档案利用规章制度，并辅以合理的惩处措施，比如针对网络黑客入侵的处罚等。

其次，无论国内还是国外早已达成共识，电子档案具备法律效力。但需要注意的是，关于电子档案在法律证据上的作用，我国目前并未给予明确定位，仅仅归于“试听资料”类。由此可知，现阶段用电子档案作为法律证据的效力有限。而造成这一局面的根本原因恰恰是电子档案本身的特点，即内容易于被篡改、储存载体安全性差、保存有难度等，使得人们普遍对其可靠程度持怀疑态度，因此未将其用作对待证事实的单独证明，这样无形中制约了电子档案的利用。如果想要切实提升电子档案的法律效力，则可以从这两方面入手：第一，突出电子档案的证明作用。目前学界正着力研究这一问题，普遍认为这是提升电子档案法律效力的关键，由此逐渐形成了“新来源观”这一理论，即“对于电子档案，不但要关注其本身的内容，更要关注其形成、鉴定、整理等不同环节，运用全过程动态监控管理，来确保电子档案的可靠性与真实性，从而有效强化其证据作用”。该观点不但在学术界备受推崇，也得到了信息技术领域的重大支持，后者正在努力攻关以确保其发挥效力；第二，增强电子档案在证据法中的地位。尽管当前电子档案被归于“视听资料”里，在纳入证据体系上不存在实质性障碍，但其作为“间接证据”的地位对于实际利用效果很不利。为此，电子档案理论研究不断深入，相关技术性保障措施逐渐被开发出来，但最终仍需要提升其在立法中的法律地位。换句话说，只有立法部门将电子档案判定为“直接证据”时，才能将其视为和纸质档案拥有同等的法律地位，这样就能从法律角度给予电子档案的利用以有效保障。

(四)电子档案利用的标准化问题

我国档案部门近几年通过各种途径致力于国家电子政务的标准化建设以及档案信息化标准研制工作，围绕业务行标、技术性和管理性对电子档案的标准规范设计了整体的框架。当然，在这领域目前仍处于发展建设中，可以借鉴的是已经成熟的国外电子档案信息化标准，比如美国国防部于1997年制定的满足文件管理应用功能最低要求的设计标准，就对电子文件归档和检索应参考的操作、立法及法律需求等给出了明确界定，使得电子档案的载体介质具备了信息化标准规范。而对于我国来讲，后续也应当基于自身情况进一步加强档案信息化标准规范体系的建设工作，确保电子档案的利用更加科学、更加规范、更加高效。

四、结语

电子档案的出现是时代发展下的产物，是信息技术于传统工作内容的有效结合。而对于电子档案的利用需要综合考虑各种实际情况，随着持续深入地开发，其利用意义和原则也在不断扩充中，无论档案制作者还是使用者都应当认真对待并熟练掌握，以便在相关工作中基于合法、合规的前提下最大程度发挥电子档案的使用价值。