基于内控目标的高校固定资产信息化管理探析

尤玉莲 华南师范大学财务处

一、高校固定资产核算和内控管理存在的不足

(一)采购与验收对高校固定资产核算的影响

首先，高校不同部门与学科发展对固定资产的需求多样，但是各学科的独立性与经费的复杂性等原因都会引起各学院科研工作者购置时缺乏沟通，只注重自身使用需求，利用时临时购买资源自享、盲目购买使用但是过后长期闲置利用率不高等资产浪费现象。其次，办公类、教学类、科研类固定资产等在政府采购目录内的项目以后符合固定资产入账要求的其他资产分类也越来越精细，很多教师或者执行具体事务的助理人员专业性不强，对此不了解固定资产的属性，与专业的资产管理职能部门没有及时沟通，资产购置随意性大，甚至把固定资产当做耗材来理解，许多固定资产购置入账时间不及时甚至没有入账，造成固定资产会计核算信息质量缺乏完整性。这也给后期的资产盘点核查带来很大困难，也就出现了已使用但未入账、已入账但未及时提折旧或者意外损失未报废等账实不符甚至流失的情况，造成固定资产购进资金的大量消耗但是运行效率低下的矛盾状况。

(二)日常管理对高校固定资产核算的影响

高校固定资产管理，对其作为行政事业单位的职能完成有着非常重要的意义。随着高校学科建设规模的扩大与范围的深入，固定资产种类越来越多，管理范围的扩大，使用部门与职能管理部门的沟通内容越来越多，各种因素会导致管理的重点事项、关键环节不断增多，管理的难度可想而知，近些年来在固定资产的采购和入账方面的基础核算就存在数据错误等漏洞，而且在日常使用、转让、维修维护、盘点和报废等没有建立完善的管理控制体系，一些高校甚至是各使用部门或者学院自行统计上报职能管理部门，使用部门自行盘点、自行维护，没有专业的资产管理员进行监督核查，造成固定资产的管理就像走形式，造成监管严重缺失等现象，难谈查漏补救，对于固定资产从采购、日常维护、报废的过程中出现的违规现象难以及时察觉，对于使用到一定年限磨损后出现的操作风险也难以察觉。

(三)对固定资产管理内部控制认识不足

在高校的固定资产不断增加，规模和分类也越来越复杂的情况下如何从内部控制的角度对越来越庞大的固定资产进行高效管理，成为许多高校目前关注的重要问题之一。常见问题比如有购买资金来源多、购买渠道较多，使用人员和实际管理的学院过多、机构相对庞大，资产管理专业能力却参差不齐，对于资产内部控制的认识局限于在财务控制、上级职能部门的指令遵从等层面，而没有建立有效的资产共享和使用情况的沟通协调机制，甚至存在内部控制是财务部门、审计部门的事的错误认识。同时，随着高校科研业务活动的多样化，出现了原有的资产管理文件规章制度与新业务或者特殊事项不匹配、科研需求与流程管理不协调的现象，从而造成一系列的管理混乱，这些可能性的因素会导致资产管理内部控制治理效果的低下甚至失效。

二、基于内控目标的高校固定资产信息化管理的建议

固定资产的管理不仅仅局限在采购和入账等经济活动和初始的会计核算业务，而是深入拓展到资产管理的全部业务活动，涉及到内部管理权力的整个运行过程。因此要充分发挥内部控制在提升固定资产管理水平中的重要作用，将内部控制的要求转换为切实的流程，并将流程的具体操作步骤嵌入到固定资产管理信息化流程建设中，从而步步规范固定资产管理活动流程，及时发现、防范管理混乱的环节，才能切实达到内控提升固定资产管理效能，使固定资产管理有的放矢发挥效益。

(一)提升对固定资产信息化管控目标的认识

高校要引导固定资产各采购使用单位以及职能管理部门充分认识资产管理内控目标的重要性，提升自身管理责任意识，重视使用单位本身的信息化流程管理建设。高校资产管理涉及的部门和学院都要意识到固定资产的管理是跨部门合作、多部门共担责任的，单位资产管理内控制度在符合单位自身经济业务需求的同时，也要明确内控的目标和关键环节、风险点，每个部门都要保证合规合法，遵照执行财固定资产管理内控制度，从使用申请的学院和部门到采购部门、资产管理部门、财务部门甚至基建部门、审计部门等都是内控制度环节中的关键节点，要加强部门之间的交流和沟通，同时接受内控制度的约束。引导教职人员掌握各项流程与下一步流程的衔接性，降低走一步解释下一步的工作力度，争取实现规范化、流程化的固定资产信息化管理。

(二)固定资产信息化管理建设建议

高校要依据《政府会计准则第3号——固定资产》应用指南以及内控制度关于固定资产的分类和折旧年限的规定，在《事业单位国有资产管理暂行办法》基础上建立相应的管理制度，适当根据职能管理部门和科研人员实际需要进一步细化其类别，科学合理地将资产管理要求细化具体化、明确化，明确固定资产界定及分类，掌握其单位价值判断的标准，在固定资产性质、使用目标和用途基础上分类统计并选择合理折旧方法。

制定统一的高校固定资产管理制度之后，明确其在实务中的指导作用，将资产预算与采购申请、采购生成和合同管理、采购审批与资产报销、资产报销与资产登记、资产维护与价值变更登记、资产磨损与折旧计提、资产毁损与资产报废等步骤流程相互关联，单据生成、数据传输、信息推送逐步自动化，流程自然衔接，从而实时快速、精准完整地实现规范控制。在各个步骤中要建立相应的规范标准，自觉约束各个环节，职能工作部门和科研工作人员在制定经费中固定资产预算时，应控制好资产规模，申请购置固定资产时，应遵循相应的审批和采购流程，固定资产应用指南中所规定的固定资产折旧年限，并及时入账确定好固定资产分类号，以便分门别类管理，对于文物、图书等文化资产以及符合“无形资产”定义的，比如专利权、著作权、商标权、非专利技术等以及自制研究或非系统应用基础的软件，分离做好“无形资产”核算，不能与固定资产混合。同时区分租赁和受托代理固定资产应有单独的管理数据，不计提折旧。对于捐赠类固定资产应做好价值评估或者按照“名义金额”入账。对于资产类别、使用年限、折旧方法要经常与上级部门沟通审核，确保与规定一致。

固定资产的内部控制管理是牵涉多部门业务的工作，需要整合不同部门的信息软件管理系统，系统之间需要建立相关联系。资产管理和财务部门是关键环节，应主动担起牵头作用。首先，将资产管理部门的固定资产管理系统、采购部门的采购审批系统和合同管理系统和财务报销核算系统衔接，形成计划事先报备、采购事前审批、招标投标登记、合同管理、财务报销、固定资产入账、入库验收、日常维护登记等步骤形成完整的流程，在各流程制定相应的管理规范。将采购申请与经费预算指标挂钩，数据匹配；采购以及日常维护活动转换为相关资料在信息系统完整形成，从而达到管理流程清晰、经济责任清楚。其次，将资产报销系统在财务核算系统中作为独立板块运营，达到支出前期分类，同时与预算系统进行对接，与预算数据实时核对，在报销端设置分级授权，以实现分层管理权责清晰。在整个流程设置和运行过程中，财务档案自动生成实现电子化，控制管理流程化，在规范固定资产运营的经济行为的同时，便利化日后的盘点监督。资产数据的信息化能够帮助完善梳理固定资产管理整个工作流程，入库和报销相互分离，理清后续关键环节、重点难点、易错易漏之处，整个过程管理更加智能化，数据更加准确，到最后报废处置等更加高效，而且信息化软件系统的主动判断、数据匹配和传送，降低了人为操控风险。整个流程实现了资产管理系统为核心的数据系统实现固定资产管理数据的共享和实时监控，经费支出和资产管理的动态化和精确性，完成了跨部门资产管理活动的内部控制工作，提高资产管理工作的效率。

三、结语

高校固定资产是高等院校从事教学科研以及保障性行政办公和后勤服务工作的重要基础，也是高等院校资产的重要组成部分，应以《行政事业单位内部控制报告管理制度(试行)》为基础对固定资产业务活动全面全方位梳理，确立固定资产内控目标，规范固定资产核算方法，建立业务整合和流程衔接紧密的信息化管理流程，减少非程序性的步骤，将制度文件、办事流程内化到内控系统，引导教职员工规范操作，实现管理数据自动信息化，加强部门数据互通，形成以信息化为平台的业务内部控制规范，在业务贴近实务、教工需求的同时，提高管理水平。