信息化在石油企业物资采购管理中的应用探讨

刘健强 大庆油田工程建设公司油田工程事业部第六工程部

因为当前石油企业实施物资采购管理过程中必须考量多方面的影响因素，所以需要石油企业积极运用信息化技术优势，打造信息化管理系统，充分落实高效率的物资采购管，有效规避石油企业物资采购管理过程中可能发生的流程混乱、信息数据失真等现实问题，有效保障师幼企业物资采购管理的效率和效果，加强企业信息化模式的合理有效应用。而且有关工作人员应当全面了解企业物资采信息化管理的要求，有效规避石油企业物资采购管理的现实问题。

一、石油企业物资采购管理现状

(一)工作缺乏针对性，供求信息综合水平不高

石油企业物资采购本身有着一定的特殊性，区别与其他各个行业，因为自身物资采购信息无法及时有效进行传递，使得企业物资采购管理人员和生产单位物资使用人员之间难以进行有效的配合与协同，所以会导致生产材料的浪费，给企业带来经济效益损失。而且因为石油企业物资采购通过本身具有复杂性，体系规模非常庞大，同类物资通常由多个供应商来共同提供，信息整合则存在一定难度，无法保障综合性与导向性。而且，因为采购结构本身具有一定的不确定性，对于供应商的档案管理也不够系统不够健全，时长会发生一些变化，使得石油企业难以和其他物资供应商之间建立长久的合作关系，各个厂家生产的材料通常会有一定区别，因此石油企业应当全面强化自身信息数据库的健全与完善，充分保障物资采购与应用各个环节的有序衔接，保障信息的可靠性、及时性以及精准性，促进各项资源实现充分有效利用[1]。

(二)供求双方信息沟通效率低

物资采购的过程，其本质也是选择具体供应商的过程，如果要在各个供应商之间筛选出符合石油企业自身需求的合作商家本身存在困难，企业想要充分实现发展目标，一般实施物资采购时还会特别隐瞒相应的需求信息，避免供应商掌握过多信息而发生坐地起价的情况，导致企业采购材料时成本增加。而供应商想要保持自身的市场竞争优势，同样也会隐藏自身的相关信息，这就使得交易双方难以全面了解彼此情况，沟通交流不充分且效率低下，无法满足供应市场的现实需求。

(三)供求信息分离

石油企业的物资采购部门和生产一线单位之间缺乏必要有效的沟通。因为油田企业本身工作尤其特殊性与复杂性，物资采购部门与一线生产单位之间并未做好及时有效的交流沟通，使得物资采购部门在实施采购管理时具有盲目性，通过大库存来为生产的有序开展提供保障，这样也必然会导致发生库存积压的现实问题，企业流动资金因为物资采购过度而被占用，企业经营成本逐步加大，不利于企业长远稳定发展。

(四)信息传递失真，牛鞭效应加剧

石油企业不同于其他行业企业，企业物资需求的类别比较丰富多样，一线生产单位申报提请物资材料需求的流程过于复杂繁琐，同时不同单位有其不同的行政隶属关系，所以物资采购以及使用信息并未过好全面共享，缺乏应有的时效性，物资调剂出现不平衡问题[2]。这些问题会增加物资采购管理的时间成本以及资金成本，造成不必要的资源浪费，生产方物资短缺，而采购方物资积压，这些会直接影响到物资供应市场的动态跟踪结果，为企业带来严重的经济利益损失。

二、信息化在石油企业物资采购管理中的应用研究

(一)加强采购过程数字化的应用

通常企业内部调研物资需求信息时应当把握深入浅出的基本原则，企业最高管理部门应当充分结合生产一线的现实需求来拟定决策，打造全面系统化的信息反馈管理制度，充分促进企业物资需求与生产实际的高度统一；加强对于供应商的信息档案有效管理，建立合理的管理机制，信息化充分应用于物资采购管理的一大突出优势就在于能够保障信息的可靠精准性，石油企业经营过程中会与各种供应商建立相应的合作关系，因此必须及时针对彼此交易的价格、数量、供应商资信状况以及其他相关信息等不同指标加以全面记录，通过长期合作过程中建立企业自身的动态化供应商信息管理系统，这样可以更好地选择适合于石油企业自身发展实际的优质供应商，为企业赢得更加稳定且高质量的物资货源，建立更加稳定且持久的合作伙伴关系，防止由于并未充分全面了解企业供应商的信息情况而导致企业自身物资采购计划严重脱离现实情况，企业生产的产品质量无保障，产品价格制定不合理等情况发生；打造物资采购信息动态持续跟进的系统管理平台，石油企业物资采购流程复杂环节太多，必须要提前做好统筹规划，然后根据计划逐步落实执行，从前期筛选到实际采购，再到分配管理等等，各个环节都密切联系，而想要充分保障计划的及时高效落实，企业应当打造物资采购信息跟踪的系统平台，这样能够保障物资材料的来源更加稳定有保障，同时也能保障信息的及时传递，管理物资验收入库、申领出库以及运输等综合信息，针对各项票据、合同以及库存情况加强集中管理，如果发生问题，能够快速问责到人，对于库存的精准把控，可以有效做好物资储备，增强物资综合管理的效率；针对市场供应的情况信息及时收集整合，保证与优质供应商的合作关系，促进物资采购稳定性提升，面对日趋激烈的市场竞争，企业也要积极加强市场调研，及时了解物资需求以及市场价格波动情况，针对符合要求的供应商应当加强管理和约束，除了基本合作以外，还应当定期针对供应商的资信情况、服务质量等展开细化考评，并且在物资采购平台中公布考评结果，针对不符合要求的供应商应当采取相应的限制举措，防止企业内部发生盲目采购的问题。

(二)推进采购一体化管理

ERP系统的应用，可以有效管理企业内部人财物、生产、共赢、销售等各个方面，属于高度集成化的一种企业管理系统平台，也是石油企业实现信息化建设的重要内容。企业还可以应用条码技术，充分发挥现代化物理管理技术的优势，对于条码进行快速识别，利用编码技术以及计算机管理技术，这些都属于促进企业信息化管理以及电子数据信息交换得以实现的一种重要的前端信息采集技术。部分企业实际建设应用ERP系统的过程中，也可以结合运用现代物流管理的条码技术，充分提升ERP系统管理过程中企业生产信息、物流信息、表单传递等综合管理的有效性，保障精确化的生产过程管理，提升物资出入库管理效率，加强产品的及时动态跟踪等[3]。

(三)加强供求系统的监督与管理

关于物资市场价格变化和波动的态势进行科学合理的预测。企业想要充分发挥采购基金的作用，则必须及时关注了解国家宏观发展的各项政策方针，及时根据历史采购信息记录来预测各个物资明细在中长期的价格波动趋向。石油企业物资采购有其独特性，比如，购买基金的数量非常庞大，涉及物资种类非常繁杂等，及时了解市场发展的趋向，可以让石油企业充分精准地掌握市场价格变化情况，与供应商谈判交易过程中也可以给出比较符合市场实际的价格，这样也有助于促进供应商和企业建立和谐友好的合作关系；企业应当及时预测油田对于物资的实际需求，石油企业根据自身较为全面的生产计划，企业物资材料的消耗也有着一定的规律性特点，所以制定采购计划时，可以通过往年的信息情况加以参考，按照计划有序地分配发放物资，同时根据物资消耗的生产单位历史领用物资的情况，对于消耗的趋势加以预测。做好科学合理的前期预测，可以有效避免发生资源浪费的情况，加强物资合理优化配置，提升物资的有效利用率，促进生产一线各项工作的有序推进，保障库存的稳定性，加强动态化的跟踪监测，及时做好必要的补充采买，对于采购时机的合理把控，控制适当的库存量，针对物资消耗实际加强动态化的跟踪与管理，比如，关于物资消耗情况、库存实际水平等，统计不同物资大概的采购时机，为生产一线提供坚强可靠的困村报账，对于采购资金加强科学合理的利用，充分提升企业自身的经营管理效益。

三、结语

石油企业通过打造现代信息化管理平台，优化物资采购流程，有助于促进企业自身的健康稳定发展，信息化物资采购管理系统的有效建设，充分保障石油企业物资采购管理的规范性提升，促进企业生产效率提升。信息化应用于石油企业物资采购管理中，有效推动企业采购前期、采购中期以及采购后期所有信息资源的全面高效管理，有助于企业物资采购资金得到高效利用，推动石油企业健康可持续发展。