事业单位档案信息资源共享问题及措施

一、档案资源管理的意义及价值

事业单位档案信息资源的管理能够有效地体现出工作的动态与静态结合，档案的存在方式是以静态资料存在的，档案形成以后会被有效地保管，但是随着时代的发展，档案管理的技术在不断提高，与此同时，档案信息资料会通过动态的形式被需要的人使用分享，在查阅的过程中，可以有效查阅有价值的信息，这是档案管理的重要意义。档案信息的管理对于事业单位来说是十分重要的，是事业单位的丰富历史资料，能够有效地记录工作的历程，为不同部门工作的展开提供重要的依据。除此之外，档案信息资料能够给社会大众以及不同的单位团体在开展活动的过程中提供相关资料的支持，因此，档案在管理过程中的水平以及管理的方式、利用效率等相关因素，对于社会来说是十分重要的。随着时代的发展，社会对于档案信息的需求在不断增加，传统的档案管理方式已经不能满足时代发展的需求，要不断创新管理的方式，从传统的存储转向现代化的开发利用共享，对于社会来说具有十分重要的影响。

二、档案信息资源共享存在的问题

（一）档案资源信息共享方式落后。随着时代的发展，信息化与我们的生活变得息息相关，事业单位在档案管理方面应该加强信息化的管理，不断推动档案管理的发展，利用信息化的管理方式，有效促进档案资源的整合开发与信息的共享。但是在当前档案信息资源管理的过程中，一些事业单位虽然引进了数字化管理的方式，但是更多的事业单位仍然采用传统的纸质档案管理方式，有的事业单位只是将档案信息利用计算机进行保存，并没有实现专业信息化的处理，也没有使用专门的档案管理方面的软件进行系统性的管理与开发，在信息化资源共享的过程中，软硬件设施配备相对落后，无法及时更新，电子档案查询的效率以及利用率十分低下，这样的现状严重阻碍了档案信息资源共享。

（二）缺乏综合管理人员。档案管理工作是一项十分复杂的工作，在工作的过程中，要将大量的档案资料进行信息的整合分类以及管理和保存。档案信息资源共享的过程中，主要将计算机作为共享的载体，有效实现信息的录入保存搜索以及分享。信息资源共享到工作中，需要档案管理人员具备一定的计算机知识，能够掌握相关的网络技术与现代档案管理方面的技术，这是工作的必备技能。但是当前在事业单位从事档案管理的个别工作人员并非专业出身，在工作的过程中缺乏专业的知识，同时相关的事业单位没有对档案管理工作人员进行专业的培训，这导致在档案资源管理的过程中，工作人员缺乏相关的知识，无法有效地提高工作的效率，事业单位档案管理信息资源共享工作相当困难。

（三）档案管理开发利用率较低。长期以来，事业单位在档案管理过程中属于部门之间的分割状态。在管理的过程中，员工的人事档案，医保档案以及其他不同的档案由不同的部门进行保管，档案信息资源属于一种分离的状态，这样的管理方式加大了档案信息资源整合与开发的难度。在档案管理工作方面，没有权威的机构协调档案信息资源共享的建设，在资源共享中缺乏整体性的管理与规划。除此之外，从另一层面来看，在档案管理过程中，不能直接产生效益，所以很多事业单位对档案管理工作并没有引起足够的重视，这就导致事业单位的档案管理工作处于一种被动的状态。在当前的档案管理中，只涉及到收集保存转移等相关的内容，很少有事业单位注重档案管理的开发利用，在工作过程中相对死板，档案信息没有真正发挥出有效的作用，只是被收集储存，工作形式流于表面化，档案信息资源共享率十分低下，没有起到真正的作用。

（四）档案管理工作信息安全保障性差。事业单位的档案管理工作信息量巨大，涵盖着科学、教育、文化等不同的方面，档案文献中涉及的机密信息相对较多，在档案管理的过程中，如果档案信息资源被泄露，将会产生严重的不良影响，造成的损失是无法弥补的。事业单位在档案管理工作的过程中，相关的基础设施建设相对薄弱，很多事业单位数字化扫描设施相对落后，设施配备不够齐全，传统的纸质档案在保存的过程中容易丢失损坏或者被违法篡改，一旦被人利用将会产生不良的后果。在当前的工作过程中，很多事业单位并没有对信息资源进行安全保密工作的处理，在档案信息的审批环节中门槛较低监管不严，没有公开对档案信息资料进行严格审查，这样的管理方式严重加大了档案保密信息泄露的风险。在当前网络时代，信息获取渠道十分广泛，很多信息容易被人窃取盗用，从而带来很大的安全隐患。面对这样的背景，档案信息共享的安全性必须要提高，完善该方面的保障措施。事业单位在对档案信息化建设的过程中，必须按照国家的相关规定，严格遵守法律法规，工作过程符合程序，只有确保档案信息资料在安全的前提下，才能够对档案信息资源进行公开利用，在工作过程中，必须要保证档案文件资料的安全，进而进行有效的共享与管理。

三、事业单位档案信息资源共享的措施

（一）提高档案管理工作人员的工作能力。事业单位在档案信息资源管理的过程中，必须要针对当前存在的问题，提高档案管理工作人员的计算机技术。加强对相关工作人员的培训，不断提高工作人员的档案信息管理素养。在今后的工作过程中，工作重点应该放在人力资源等方面，加强档案信息资源共享建设。在招聘人员的过程中，注重应聘人员的计算机能力，增强档案管理的专业性。在工资福利评定等方面给相关档案工作管理人员一定的保障，通过这样的方式不断激发工作人员的积极性，增强工作的创造性。对当前档案管理工作岗位的管理人员，定期组织专业的档案管理方面的培训，加强不同部门之间的沟通与交流。通过交流有效讨论档案管理方面的工作，互相交换工作经验。在档案管理工作过程中，坚持以人为本，注重相关工作人员的计算机知识培训，不断提高工作人员对信息的处理能力，只有这样，才能不断提高档案现代化管理水平。

（二）确保档案信息资源共享的安全。在事业单位中，部分档案信息具有激励性的特点，在管理的过程中，应当不断提高信息资源共享的安全性。随着时代的发展，网络信息传播已经成为生活中的一部分，面对这样的时代背景，档案信息管理应当提高警惕，避免被不法分子利用。在信息资源共享的过程中，必须要在维护国家和人民的利益、保证安全的前提下才能进行。在管理的过程中，加大硬件设备的管理，做好档案室以及相关的存储设备的安全防护工作，确保档案室管理的各方面符合安全管理的标准，明确相关管理工作人员的工作职责，在管理过程中，严禁损坏涂改相关的档案。建立健全制度管理，在事业单位内部建立安全保密工作责任机制，在工作的过程中，必须签订安全保密协议，对于接受的档案从根源审查安全性，对保存的信息鉴别性质，分辨保密信息与共享信息，从而进行有效的管理。明确档案信息的开放范围以及程度，按照不同的标准对相关的档案资料进行安全审查，对于具有保密性质的档案信息，采用先进的加密技术，对相关的档案信息进行有效备份，加强网络监督与管理。

（三）加强档案信息化建设。在档案信息化建设的过程中，必须要建立现代化的管理制度，有效实现信息资源之间的共享。单位要根据自身的发展情况，明确需求，引进相关的软硬件设备，利用扫描仪、计算机等现代化的信息技术，有效对不同类别的档案进行数字化的保存。创新档案管理的方式，与相关的事业单位建立内部的局域网络，能够有效地实现不同部门、不同地区之间的信息资源共享。同时，在工作的过程中，也要增加平台的信息检索功能，能够在线进行互动式服务，满足有需要的人通过网络获取相关信息。同时，可以让档案资料有效利用，更好地为人民群众服务，有利于实现档案资料的价值。

（四）加强档案信息资料的统筹规划。档案信息资源的共享是一项十分复杂的工程，同时系统性相对较高，任务量巨大。在工作的过程中，从资源的整合一直到平台的建设需要加强规划与管理，明确详细的规划资料，与专门的机构进行有效结合，建立企事业单位管理体制，将档案信息资源的共享作为工作的目标，加强沟通与联系，做好统筹规划工作。与此同时，单位内部与其他不同的部门，应该加强配合，互相参考经验，加强信息间整合系统性的规划工作。

总而言之，事业单位属于公共服务与管理部门。在对档案进行管理的过程中，应当改变传统的管理理念，不断创新管理思想与管理的方式，紧跟时代发展的步伐，加强管理过程中的信息化特征，建立现代化的管理方式与手段，将工作的重点放在信息资源的开发与利用方面，通过这样的方式，不断提高工作效率，为工作注入时代性，有利于更好地为人民群众服务，为有需要的人提供更好的资源服务。