企业档案在新媒体环境中的发展思考

目前，业界对于“新媒体”这一新兴概念缺乏统一清晰的定义，广泛来说，新媒体是相较于广电、报刊等传统媒体的新的媒体形态，传统媒体经过数字化、网络化后通过互联网、无线网、有线网等渠道以及电脑、手机、数字电视等终端传播信息，改善了传统媒体的枯燥性、延迟性和非互动性等劣势，展现出数字化复合媒体的交互性、即时性、海量性、共享性等特征。近年来，新媒体与档案工作结合的成效非常显著。

一、新媒体在档案工作中的应用成果

传统的档案工作在接收、编制、保存、利用等手工操作方面已形成较为成熟的体系，但在信息传播、资源开发、文化教育方面非常薄弱，长期处于“真空”阶段。新媒体进入档案行业突破了这种局限，以多媒体作为信息的表现形式，在档案这座宝库里不断挖掘、不断展现，探索其深层的历史价值和文化内涵，不但让人们跨越时间和空间的界限更加了解档案工作，从开发成果中受益，而且能够开辟档案行业新的工作内容和研究方向，在建设本专业的同时更加便捷地服务于公众。

在移动互联的大环境里，不管是各级机关综合档案馆，还是各行各业的企业档案馆，都在不断探索实践，官方网站、客户端以及官方微博、微信的数量、质量不断提升，尽可能充分发挥档案工作的专业性和新媒体的交互性，进而达到二者的高度融合。对网络社区、档案网站、微博公众号、微信公众号以及移动APP的分段调查结果极大程度上说明了新媒体在档案行业中的影响力，新媒体的发展不仅推动了传统网站的转型，也催生出更多的社交媒体服务平台，进而带动了档案信息服务的进一步拓展。结果显示，我国应用社交媒体的档案机构数量急剧增长，规模日益扩大，档案信息服务质量逐步提升，信息内容日益丰富。各级各类档案馆通过利用社交媒体开发档案资源，使档案工作更加互动灵活，向智能化的“互联网+档案”迈进巨大一步。

二、企业档案在新媒体环境中的发展优势

（一）自身优势。企业档案作为档案行业的重要组成部分，是指各个企业在长期的管理活动和经营生产中形成的对社会、国家和自身保存价值较大的文件材料，材料形式包括纸质文件、电子文件及照片声像等，在内容上涉及企业产生的内部信息和与企业相关的外部信息，因而范围小且具有针对性。企业档案为企业发展服务，相比机关综合档案部门，档案资源更加集中，档案建设更加内部化、个性化，更加注重效益功能。新媒体的应用能够更加迅速广泛地促进企业精神文化和企业产品成果的自我推广、自我营销，让档案成为企业宣传的窗口，从“辅助”转为“一线”，从“幕后”走向“台前”。档案不仅能够完整地记录过去、方便未来，更能有效地应用于当下，为生产经营创造效益的同时，又能扩大自身的社会职能。可见企业档案管理与新媒体传播是相辅相成、相互促进的，为企业变革有利于自身发展的档案管理模式提供了新的条件。

（二）跨界优势。跨界合作原是新锐的商业营销策略，指两个或多个不同领域合作共赢，共享信息资源和市场，从而实现利益最大化，而后此理念延伸至不同国家、不同行业、不同文化，成为全球化的时代潮流，在各类实践中突显出强大生命力。我国档案行业将跨界合作的理念应用于实际工作已经进行了众多探索尝试，得出结论：档案馆与博物馆、民间团体合作能够整合各方面的档案资源，建立统一的资源平台，与企业、高校合作能够在争取更多资金支持的同时，促进多种档案资源的开发利用，发挥档案的经济优势和文化教育功能。区别于公益性的综合档案馆，企业档案其本身就是跨界合作，“企”“档”合一首先可以夺取先机，更加便捷深入地进行自我挖掘，掌握资源开发的主动权。档案的跨界合作离不开网络信息的技术支持，所以借助新媒体传播，企业可以实现管理的双向目的，在与商业、高校、文化艺术等行业的合作中产生极大的口碑效应，便于企业传播文化、吸收人才、激发经济效益，又能够在大数据的潮流中获取更多市场信息，得到及时的市场反馈，形成站在文化和经济双重高度上的良性循环，从而继续推动档案工作发展。

（三）“超级连接”优势。“超级连接”作为一个新兴概念，是新媒体环境的产物，是整个文化行业的大势所趋。档案馆、博物馆、图书馆等传统文化机构通过网站社区、客户端、公众号、二维码等新媒体传播工具扩大了馆藏实物的外延，极大地丰富了公众对文化机构的认知，例如各大官网的虚拟导览、线上线下的展览宣传、内容风趣的文化推送等，每一个环节环环相扣，优化了机构的管理、服务、体验等各项功能，让文化实体不再束之高阁，可以更加灵活全面地自我开发、与公众互动。我国文化行业对“超级连接”的研究才刚刚起步，以小见大，企业档案可以在此方向积极探索，借助自身档案集中化、个性化的优势，从企业内部搭建网络，全方位获取信息资源，循序渐进向全行业、全地域拓展，甚至可以上升至全球化的高度，推进国际传播能力，吸引不同背景的受众，展现中国企业的文化软实力。这种连接成为企业发展的动力之一，已经不局限于文化本身，也不局限于单一领域，具有非常可观的经济价值和社会价值。

三、新媒体环境中企业档案面临的挑战及措施

新媒体环境加快了档案资源的开发宣传，能够更大范围地实现各种档案信息的优势互补和共享，影响着各行各业的整体发展，企业档案既迎接着里程碑式的机遇，又面临着前所未有的挑战。

（一）企业档案管理理念转变。信息科技的发展推进了企业管理的现代化，多数企业利用社交媒体展现企业风貌，传播企业信息，扩大影响力，但其档案管理与企业管理极少同步。很多地区的企业档案仍然固守传统管理模式，长期处于封闭式的信息化准备阶段，忽略档案资源开发所带来的实际利益，在主观上限制了档案发展，更不用说与先进的智慧化管理断层。对此，企业应该加强对档案的重视程度，加大资金投入，打破对档案管理的保守认知。新媒体是整合并传播企业文化资源的工具，依赖于高新科技，却不拘泥于表现形式，易于运行且效果显著。如何在新媒体环境中快、准、稳发展？企业管理档案的理念要转变，在思想上与时代潮流同步，才能进一步在技术革新上追进。

（二）企业档案信息的安全隐患。近年来，国家非常重视档案安全，企业档案不仅要加强档案的传统安全管理，更要应对互联网环境下新媒体传播信息的安全隐患，在大数据集成的新媒体环境中，正确处理档案信息开放安全与保密安全、储存安全与传播安全的关系。首先，企业必须不断完善档案安全体制建设，制定适应新时代的档案安全管理制度和相应的问责制度，以政策制度来保障档案安全。其次，做好人与实体的安全，企业必须通过教育培训提高档案工作者的专业素质，做好“八防”日常维护、熟练使用信息化工具、坚守档案保密原则等。信息化安全是一个宏观的课题，对于企业档案来说，一定要在文档的形成、档案网络传输过程、信息资源管理维护与使用开发中，强化重点部位监管，重视纸质档案和电子档案长期保存的双重不安全性，严格选择档案的储存介质，严格限制档案信息的开发范围，避免新媒体环境中众多不可见的疏漏。

（三）新媒体技术有待提高。新媒体是把双刃剑，它的即时扩散能力能够吸引更多受众，扩大宣传，却不能有效地筛选真实信息和虚假信息、保密信息和公开信息，这就给企业档案发展提出难题，应如何尽可能发挥有利优势、规避不良影响。因此，企业必须辩证地看待新媒体工具，要严谨区别，不能全盘接收，在档案信息开发时做好筛选、加工和处理，提高真实性、针对性和权威性，提高受众互动的满意度。同时，新媒体和企业档案的双方发展都需要国家层面的法律管制，更加严谨地保障和推动各项个性化的技术革新。目前，我国新媒体应用在专业领域的实证研究不足，所以不能一味地推崇或否定，我们必须在实践中发现问题、解决问题，客观分析新媒体运行的正负影响，才能健全新媒体在专业领域的运行。

四、结语

随着网络互联时代的进步，新媒体的发展弥补了传统媒体的一些缺陷，并不排除新媒体会成为主流媒体的可能性。在档案领域，其开放性和包容性能够推动各类档案馆的智慧化进程，实现档案采集、管理、服务、利用的智慧化一站式服务，以及基于用户多元化的分众服务、基于信息移动的主动推荐服务。

传统档案工作封闭保守、缺乏创新，不能更为广泛地建设所需资源，“十三五”为我国的档案事业发展做出新的规划，企业档案作为其中一员，必须要推动档案的信息化建设，在技术、形式和理念上进行革新，重视新媒体环境能够带来的经济利益和社会影响力，合理利用新资源新工具，从而推动整个行业的发展，为整个国家层面的互联网生态平衡作贡献。