大数据时代高校档案利用工作研究

大数据已成为时代热词，大数据为人们提供了更加便捷的生活和工作方式。高校档案包含着许多信息，通过对高校档案进行查询，我们可以了解到学校的发展历史、学生的发展历程等相关信息。因此，高校档案对于促进高校发展有着重要的作用。档案利用是档案使用者通过档案利用工作系统检索、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，在这个过程中，档案信息的自身利用价值得以实现。

在大数据时代，信息量以前所未有的速度增长，用户对信息的需求千变万化，因此对高校档案的利用工作也提出了更高的要求。基于此，本文以大数据时代为背景，就高校档案利用工作进行研究。

一、高校档案馆“大数据”概述

（一）大数据基本内涵。大数据是指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。并不是一种新的产品，也不是一种新的技术，而是数字化时代出现的一种现象。

（二）高校档案馆“大数据”的特征。1.数据体量巨大（Volume）。大数据聚合在一起的数据量是非常大的，根据IDC的定义至少要有超过100TB的可供分析的数据，数据量大是大数据的基本属性。数据庞大也是高校档案馆具有的显著特征，不管是在档案馆内部还是外部，大数据无处不在，师生的“更新换代”导致大家都成为了数据的制造者；通信工具的使用以及机器-机器方式的出现使得交流的数据量成倍增长。2.数据种类繁多（Variety）。随着传感器、智能设备以及社交协作技术的飞速发展，数据变得越来越复杂。不仅包括传统的关系型数据，还包括来自网页、电子邮箱、文档等原始、半结构化和非结构化数据。高校档案的种类不再局限于纸质文本一种类型，还包含电子文件、图片、音频、视频、网页链接等，因此随着档案种类的增多，档案的信息量不断扩大。3.流动速度快（Velocity）。大数据是一种以实时数据处理、实时结果导向为特征的解决方案，它的“快”有两个层面。一是数据产生快，有的数据是爆发式产生的，有的数据是涓涓细流式产生的，但由于高校档案馆用户众多，所以短时间内也会产生庞大的数据量。二是数据处理快，只有保证对数据的快速处理，才能在获取用户需求时及时做出反应。4.价值密度低（Value）。数据量急剧增长的同时，隐藏在海量数据中的有用信息却没有相应增长。随着高校档案馆体制的不断完善，所保存的信息量增多，导致用户获取有用信息的难度大大增加。

二、大数据时代高校档案利用工作存在的问题

（一）档案馆员工培训工作急需加强。档案馆员直接影响着档案管理工作的质量和进程，要想提高档案利用工作的水平，必须提高档案馆员的综合素质。然而我国高校档案馆的工作人员中，大部分没有受到相关专业培训。档案馆员素质问题成了大数据时代高校档案馆工作中的一个巨大障碍。大数据时代，档案馆员对大数据、数据库、信息系统的了解有多少、有无运用能力直接影响到高校档案馆的发展。对档案馆员进行大数据知识服务培训，指导用户利用网络查询信息，把数据库、信息系统以及大数据服务有机纳入高校档案馆服务中去，有其必要性和紧迫性。

（二）档案信息资源安全保护意识较弱。大数据时代，档案利用工作是在网络环境下进行的，虽为高校管理人员和师生提供了方便，但不可避免地存在网络安全性问题和数字档案信息资源安全保护问题。档案信息安全指保护信息网络中的档案不受威胁、干扰与破坏，即保证信息的安全性。而高校档案信息的安全问题主要有三个方面：其一，当前，我国高校档案管理部门均不同程度地推动档案数字化，但各大高校只是独立地进行自身高校内部的信息化建设，并未形成统一的标准，造成了我国高校档案信息化的标准低，不够规范。同时，高校投入不足也导致档案馆设备更新速度较慢、技术跟不上时代发展。其二，我国有关高校档案信息安全的法律法规仍不完善，极易造成对高校档案信息安全的威胁。例如，我国信息化建设实施多年后，才开始颁布电子档案归档和管理有关的法律法规。其三，高校档案馆仍面临计算机病毒、黑客攻击以及档案数字化过程中造成泄密等安全隐患。因此，不管是标准化、规范化还是安全性能，我国高校档案管理信息化建设仍需改进。

（三）高校档案利用缺乏预测性。大数据最大的优势就是通过对现有数据进行建模得到未来数据的预测结果，最大程度消除不确定性。然而我国高校档案馆的主要工作服务方式都很狭隘，采用单调且枯燥的“重视保管，忽视利用”的工作模式，并未挖掘档案深层次隐含的信息。高校档案馆除了提供档案查询等工作外，也应为高校决策提供服务。高校档案是教师、学生等群体在各项学校活动中直接或间接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，通过对这些原始记录进行分析，可得到深层次的信息，为高校的管理工作提供数据支持。如，高校可以通过学生课程评价档案，站在学生的立场上去衡量各个课程的接受程度，达到更为合理地选择课程、安排课程的目的。目前，大部分高校并未将档案作为一种数据资源合理利用，缺乏档案管理的预测性。

三、大数据时代高校档案利用工作的改进措施

（一）培养高素质的高校档案馆人才队伍。在大数据时代，良好的服务意识、完整的知识结构、熟练的信息技术、良好的信息道德，都是现代档案馆员应当具备的素质。只有具备了这些素质，高校档案馆员才能适应大数据时代下的现代社会。首先，高校档案馆应注重对馆员的专业培训，如档案管理相关的专业知识、操作技术，确保他们能够更好地完成档案管理工作，提高档案利用工作标准化水平。其次，在招聘新的档案馆员时，必须招聘具有专业知识和相应知识背景的人来担任档案利用工作的管理人员，保证档案馆员的综合素质。最后，高校应调整档案相关专业人才培养模式，注重将国外前沿研究成果引入档案相关学科的教学工作中来，以提高档案工作人员的素质。

（二）加强档案信息资源安全管理工作。一方面，高校只有加强档案安全管理工作，才能使档案利用工作安全、有效地进行。档案信息资源安全管理工作不仅需要国家制定相应的法律法规、标准规范等政策的支持，还需要高校按照《档案信息系统安全保护基本要求》和《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》建立完善的档案数字化安全管理制度，确保档案信息资源安全；另一方面，高校数字档案安全管理是一项高技术性工作，涉及计算机技术、多媒体技术、数据库技术等方面，因此在大数据时代，高校档案馆应对相关技术进行研究，掌握安全级别管理、身份鉴定、访问控制管理等数字技术。

（三）加强档案信息资源数据分析工作。利用数据间的相关联系，以对数据的发展做出科学的预测和判断，方便人们更好地制定决策。因此，高校档案馆在做好档案的收集、整理和存档等日常性工作之后，还应进行档案数据挖掘、分析工作，为高校工作提供数据支持。目前，许多高校并不重视档案利用工作，但档案作为高校的重要资源之一，应利用大数据思维将高校档案转换为数字信息，对档案数字信息进行分析，全面了解高校在各个方面的情况。例如，人们十分关注大学生的心理健康问题，高校可以追踪学生的心理健康状况，形成学生心理健康档案，了解目前大学生心理状况的普遍情况以及存在的问题，学校依据分析数据开展心理辅导、心理健康宣传等活动。因此，在高校档案利用工作中，应将档案信息作为一种数据资源充分利用起来，为学校提供决策支持。

四、结语

大数据时代的到来及相关技术革新使得海量、复杂、多结构数据的及时获取、精确分析和深度挖掘成为现实，最终为高校档案馆等信息服务机构带来全新的服务理念和服务模式的变更，推动高校档案馆利用工作的变迁。依据大数据开展高校档案馆利用工作，不仅使师生用户获取高校档案信息更便捷，也为学校发展提供决策数据。因此，高校档案馆应充分利用大数据技术开展档案利用工作，提高档案利用效率，为相关用户提供科学、优质、高满意度的服务，以优化档案馆利用工作的服务模式、服务理念。