信息化背景下高校档案管理的现状和对策

张华容

（仙桃职业学院，湖北 仙桃 433000）

高校的档案管理工作任务比较繁重，职能部门对学生的相关信息需求不同也给档案工作带来了较大的压力，大量的重复性的工作给档案管理人员造成了严重的困扰。随着现代技术的进步以及信息技术的不断发展，信息化是当今时代发展的最大特色，各类新型技术的层出不穷和各种信息的不断更迭，让我们目不暇接。信息化成了时代发展的主旋律，与此同时档案的信息化建设逐渐走入了人们的视野。通过信息化的管理可以有效提高档案查阅与管理的便捷性，并且极大方便了不同需求的数据信息的汇总，减轻了工作人员的负担的同时，增强了档案管理的规范性。档案信息化建设已经成为当前研究的重要课题之一。

一、高校档案信息化建设的重要意义

（一）拓宽档案工作的服务领域

传统的档案工作往往只局限人员的数量及基本信息的统计，毕竟通过人工的统计方式需要耗费大量的时间与精力，而且在档案的存储方面也同样需要较多的人力的配合，以保障所有的档案都能够有序长久的保存下来。档案的信息化建设则完全不同于传统的档案管理，通过计算机媒介的辅助，工作人员不但可以掌握人员的基本数据情况，而且还可以进行有效筛选与汇总，从而为更多的工作提供数据服务，有效拓展了档案工作的服务范围。

（二）提升档案管理工作的效率

与传统的档案管理相比，信息化的管理方式显然更加符合现代管理的要求，高效，便捷，安全，低成本运营等多个特点都彰显出了信息化的重要性［1］。特别是在科学技术不断发展的今天，高校档案信息数据库也随之大量增长，图书馆也就面临着各种各样的挑战，改变传统档案管理通过信息化建设，改变了传统档案管理的复杂性与无序性，不再完全依靠人工的管理，而是利用计算机的大数据运算能力，实现自动化的数据统计与筛选工作，极大提升了工作的效率，也可以较少成本支出。对于高校而言，对学生的基本信息做各种筛选的概率较高，因此信息化建设就显得非常有必要。

（三）实现与高校办公自动化系统的接轨

办公自动化在多年前就已经提出，这是现代办公的必然发展阶段，也是高校行政工作的必然要求。档案管理的信息化可以有效地与办公自动化结合起来，便于相关人员在自动化办公过程中进行数据的查阅与使用，省略了不必要的工作环节，提升了工作效率的同时也提升了人员的媒介素养，对于高校工作的稳定持续发展提供了必要的技术与人才保障。

二、当前高校档案信息化建设存在的影响因素

（一）档案管理理念落后

当前高校对于档案管理的重视程度不足，很多学校都没有将档案信息化建设列入到发展目标中，高校更多的是将资金投入到了专业课程建设与校园基础建设的过程中，而对于档案管理的现代化运营方式并不了解，从而导致了档案管理工作滞后［2］。高校的档案工作相对而言工作量比较大，处理过程繁琐，制约了档案工作的效率，也影响了其他部分对档案数据的调取与查阅，使其成为了现代化的办公的制约因素。

（二）信息技术水平不够

随着时代的发展和理念的变化，二十一世纪的到来，信息技术发展迅猛，生活的方方面面都与信息技术有着密不可分的联系，因此已经有越来越多的人意识到对于高校档案信息化资源建设的重要性，事实上档案工作的现代化革新是近些年来才提出的新需求，对于一直以来坚持传统档案管理的工作人员而言，信息技术水平较低，现代媒介素养的缺失已经成为工作的重要制约因素。大量的数据管理技术与现代计算机媒介的融合，给年龄偏大的工作人员正常的工作带来了挑战。为了减少这种时代发展背景下的技术不适应，高校在重视档案管理工作的同时应该积极开展相应的培训，提高工作人员的专业素养。

（三）档案信息化建设投入资金不足、设备利用率低

传统的档案管理经费只要体现在人力消耗与档案管理方面，经费投入比较固定。高校由于采用的是政府财政拨款的运营方式，因此一直以来档案管理的投入都比较平稳。随着现代技术的不断发展，要推进档案管理改革就不得不进行大规模的设备购置，组织培训以及设备维护，软件购买升级等，这就极大增加了短期内的档案管理的支出［3］。在日常工作中通过不断地提高设备的利用率，才能降低档案工作对人力的依赖，但是当前高校档案管理的信息化意识依然不强，很多设备都没有在日常工作中发挥其应有的作用，使其成了办公室的闲置品，极大削弱了财政拨款的实效，不利于档案管理工作的开展。

（四）档案信息化建设人才队伍不足

档案管理的现代化发展离不开人才的支撑。由于高校属于事业单位，在吸纳人才方面受到严格的数量的限制，因此对于档案管理工作人员的吸纳一直以来数量较少。高校并没有足够的自主权进行现代档案管理人才的全面更换［4］。从这一点看在人才队伍方面是有一定的制度的局限性的。同时新入职的具备现代管理理念的员工往往受到环境的影响，并没有自主性操作现代化的档案管理设备，反而要延续传统的档案管理理念与方式，没有起到注入新鲜血液和活力的作用。这是管理制度的缺失与限制导致的，也影响了现代档案管理的发展。

三、高校档案信息化建设的对策

（一）提高高校档案管理人员的素质

全方位的提升高校档案管理人员的素质，使其认识到当前社会对岗位提出的新要求，每个人都应该树立良好的档案管理意识，对自身的职业产生认同感，从时代发展与岗位需求的双重角度去理解现代档案管理的价值，从而激发员工学习新技术的热情与潜力，尽快在工作中推广管理技术。同时要发挥部门内部党员的先锋模范作用，营造浓厚的学习氛围，增强员工对新技术学习的紧迫感，提升全员的现代档案技术水平［5］。另外高校还应该加强对工作人员的技术考核，就档案管理基础技能，现代档案管理安全意识，档案管理法规学习等多方面展开考核，除了开展理论考核外，还应加强对实践工作的考核，从两个方面切实提升工作人员的技术水平，将现代管理理念与技术落实到实际工作中。

（二）提高高校领导对档案信息化建设的重视力度

高校领导要充分拓展自己的视野，对新思想与新技术持有积极包容的心态，就如何创新化的开展高校内职能部门的工作进行深入的思考与学习，召开中层领导会议就如何开展行政工作的技术革新展开调研，在充分了解了各部门的工作状态的前提下有针对性地进行创新发展。档案管理工作是学校师生数据产生的基础，也是日常工作中重要的数据提供部门，因此高校领导要充分认识到档案信息化建设的重要性，并且从多个角度分析和研究可以引进的技术与设备，从而增强信息化建设的可行性与实效性。同时高校领导要加强对档案管理设备与技术的培训工作，要求相关工作人员必须参与，并且通过岗位需求考核。在培训的过程中，高校领导要考虑到员工的实际情况，采取线上线下相结合的培训方式，为员工参与培训提供方便的同时，也更利于大数据的监测与管理，确保工作人员都能够有效提升自己的工作水平。

（三）完善高校档案管理的相关法律法规

充分完善档案管理的相关规定，保障档案管理工作能够有章可循，有规可依，从而确保了档案管理工作的科学性与有序性，防止造成遗漏，损坏，丢失等现象。信息化管理的前提是数据的输入与存储，有了大数据的支撑才能进行有效的信息化管理，而也正是因为有了新的数据呈现方式，档案管理工作更应该进行相关条款的更新与补充，从多个方面提高数据信息管理的权限与准入机制［6］。对于有资格进行档案相关数据信息调用的行政部门应该对其计算机IP地址进行设定与追踪，确保其在调阅的过程中全程可监控，确保数据调阅与查看合法合规，对于没有权限的IP地址要进行访问阻截，并进行访问地址记录，从而确保档案管理信息的规范性。

（四）构建高校档案信息安全保障体系

信息安全是当前时代发展带来的新的挑战，当前很多个人信息都被动的商业化，各种信息泄露的渠道给人们带来了生活中的困扰。相较于生活中的信息泄露，高校的个人信息更加全面，更加具有商业使用价值，因此其泄露的风险也比较高。对于高校档案管理而言，信息安全非常重要，直接关系到所有师生的切身利益，因此学校要注重对档案信息安全保障体系的建立，增强对黑客手段的预警能力，对恶意的数据包攻击启动自动防火墙拦截，切实保障数据安全。学校也要配备数据维护安全员岗位，为校园网内部的设备与网络进行保护与监管。同时学校也要加强对工作人员的约束和限制，严禁将任何数据带出办公室，也不允许在办公室以外的地方进行数据查阅，从而尽可能减少泄露的可能，保障师生的数据安全。

通过本文的研究可以看出，档案管理工作离不开信息化的辅助，通过信息化建设不断提高了档案管理效率，而且能够有效降低职能部门的成本。因此学校要积极的推进档案管理的信息化建设，及时更新硬件设备，积极组织档案管理人员的培训工作。相关工作人员也要坚持与时俱进的思想，认识到技术的进步给自己的岗位带来的变化，积极参与到培训工作中，从而使自己的能力更加符合岗位的需求，使档案管理工作能够更加完善为其他部门提供数据服务。