聘用教师档案管理工作浅析

丁玉琼

摘要：聘用教师档案管理工作是衡量学校管理工作水平的重要指标之一，涉及入职教师的各项事务，也与教师之后的职业生涯息息相关，有效地管理教师档案，能够更科学、更规范地为教学助力，为聘用教师提供最佳的服务和保障。本文介绍了目前聘用教师档案管理工作中存在的一些问题和解决途径。

关键词：聘用教师  档案管理  解决途径

一、聘用教师档案管理工作中存在的问题

1、档案保存环境恶劣

当前很多学校没有意识到教师档案的重要性，使得教师档案处理无序，放置随意，又因现存绝大多数的档案是纸质的，倘若这些档案保存的环境恶劣，就不免会使得资料信息受潮或发霉，导致内容模糊甚至缺失;部分学校虽已使用电子档案，但通常他们只会保存在普通的办公电脑，这些电脑一般缺少较为严密和专业的安全系统，因此不免会存在着病毒入侵的隐患，从而导致重要资料的泄露。

2、档案管理工作人员的素质有待提高

很多管理教师档案的工作人员并没有接受过专业的培训，他们只是将其视为一项简单的工作，认为只要保证资料完整、不丢失即可，但现实情况却非常复杂，管理的档案内容较为繁杂，工作人员需要明确各档案放置的位置，能够有条不紊地找到教师所需的资料，从而大大节约双方的时间。档案管理人员若对档案处理或者增设信息等流程一知半解，则极容易导致档案录入出错，给教师之后的转档造成麻烦。部分学校为了节省开支，聘用兼职人员进行档案管理工作，并且忽略他们的入职培训，他们即缺乏相应的知识又没有管理经验，很难胜任工作，反而会适得其反，造成难以想象的麻烦。

3、档案管理工作的信息化水平低

随着时代的发展，目前我国已步入信息社会，大数据管理方式被逐渐运用至各方各面，但很多学校由于配套设施不完备或者没有在档案管理方面有相应的资金投入，这就会导致教师档案管理工作的的信息化水平低，缺乏一个系统的网络管理手段。档案管理落后了时代进步的步伐，也即是与历史潮流背道而驰，这会极大地降低了管理和查询的效率，增加了查询双方的无效工作时间。

4、非编制教师的档案管理问题

由于教育资源分配不合理，部分学校出现超编，因此公开招聘了一批教师，但是由于编制没有多余的配额，没能及时给这些教师入编，由此衍生而来的即是非编制教师的档案管理问题。其一是非编制教师的稳定性问题，由于他们没有固定的编制，因此这些教师往往流动性大，容易由于一些外部因素放弃当前职位，对于学校来说，这加重了各部门的负担，需要再重新招聘、考核教育人员;对于学生来说，他们需要重新适应新的教学方式，掌握可能不尽相同的知识体系，容易导致知识系统紊乱;其二是非编制教师的劳资待遇不均衡和保障体系不完备等问题尤为突出。因为非在编教师可能存在档案不完备的问题，学校很难评估教师教育经验和教学能力，故缺乏对于教师整体的科学管理，使得他们与编制教师的管理和待遇有所偏颇，并没有享受到应有的工资体系和福利保障。这一方面影响了教师的教学态度和工作质量，另一方面也会加大非编制教师的流动性，使他们离职前往待遇更好地学校;其三即在于非编制教师的人事档案相对比较混乱，例如在档案移交过程中常出现的延迟问题，就会使得相关工作人员在整体资料的采集和整理上出现问题，统筹分析时也往往不能得出正确的结果，且非编制人员在办理离职或调动等手续时，常常会忽略一些细节问题，这会导致弃档现象的发生，致使后续的工作难以正常开展，档案无法跟人走。

二、聘用教师档案管理工作问题的解决途径

1、档案管理环境优质化

学校要重视教师的档案管理工作，为档案管理环境提供充足的保障。当前教师档案主要分为纸质档案和电子档案，纸质档案需设立专门的档案馆或档案室用以储存，并根据个人信息分类有条不紊地排序进档案柜中。档案室的温度与湿度需常年适宜，以防止发霉、潮湿等情况发生，损毁档案，另外对于已破损的档案需要進行及时修复，重新补充完备，保证纸质档案的长久放置。对于储存于计算机中的电子档案，需及时做好备份，防止因意外情况发生造成的档案遗失。有时，电子档案需联网，将信息提供给网络系统中的教师查询，则一定要保证网络环境健康、安全，防止重要资料泄露。

2、提高档案管理工作人员的综合素质

聘用档案管理工作人员时，应对其进行严格的考核，在入职后也要进行相关的培训，以确保工作人员的综合素质符合工作标准。首先，工作人员需具备高度的责任意识，认识到自己肩负工作的重要性，严格要求自己，爱岗敬业，不做因私利而泄露档案的事;另外由于教师的档案直接关系教师未来的职业活动，因此工作人员在归档时要秉持以人为本的管理思路，科学归档，突出人才的履历过程和工作优势。档案分类管理时要有一套完备的体系，树立统筹管理的思想，以一定的规律整理归档，明确档案之间的管理和放置的位置，这样能为之后的查询过程提供极大的便利。最后对于档案管理工作人员，学校要定期开展培训，使之能够及时了解到国家的档案管理政策和一些新颖的管理技术，例如电子档案的管理方式等，工作人员本身也应加入自己的创新思维，不断寻找档案管理新思路，促进档案管理工作更清晰、更细致、更能很好地为在职教师服务。

3、档案管理信息化

随着大数据和计算机的发展，电子档案逐渐流行。学校应设立电子档案空间，这能够极大缩小档案的现实储备需求，腾出更多空间供其他工作使用，另外，由于互联网的高速发展，更多地服务可以通过网络开展。学校可以设置专门的网址供教师登录自助查询档案，这极大节省了双方的需求时间，提高了工作效率。为了保证档案数据的安全性，管理后台一定要明确来访者权限，详细记录来访者的来访信息，在档案出现问题时及时关闭来访渠道。后台管理人员还可向来访教师定期发放问卷，统计和了解用户们的具体需求，增设常用功能，帮助教师们更便捷地使用和查询电子档案。

4、非编制教师的档案处理方案

针对非编制教师的档案处理方面所遇到的问题，学校应重视他们的档案管理问题，维护非编制教师的权益，尽可能使他们得到与编制教师同等的待遇。首先学校应加大档案宣传力度，其目的是让非编制教师认识到档案的重要性，及时将自身档案调至学校，并认真补充好缺失的内容，建立完备且真实的档案，以供工作人员处理和分析，从他们的过往档案以及现行表现中，工作人员能够进行相对准确的评估，给非在编教师安排合适的工作岗位;其次学校应规范档案管理条例，制定相应的标准，对于编制教师和非编制教师，可采取不同的档案管理方式，分类处理。这是因为他们的人事档案的处理流程和制度有所区别，所以分开处理可避免错误的发生，保证工作的高质量运行。当然，在档案管理的工作中，一定要秉持真实、保密的原则，坚守自身道德底线;另外，学校应加强档案管理监控，这需要敦促档案管理工作人员对编制教师和非编制教师一视同仁，切勿有所偏颇，对于他们在工作中所建立的成效或者存在的缺陷要有同等的赏罚制度，不因编制问题而区别对待，引發非编制教师的不满情绪，进而导致他们的离职和学校整体教学环境的不稳定，公平对待是对他们最基本的尊重。

5、完备的档案增设制度

对于档案增设制度，学校需要制定完备的标准，并向相关档案管理部门经过报备和说明，通过后 即可在校内开展。常见的增设项目通常包含四类情况，一是教师的获奖情况，学校可对教师获奖的级别、门类、次数进行细致地统计和整理，收录于档案之中，这可以激发教师个人的上进心，促进教师更好地开展教学工作;二是教师的学术研究统计，其中包含教师在各大期刊上发表的学术文章等，这便于对教师工作内容和个人能力进行了解，更好地把握教师信息;三是党务专项记录，这主要是记录入党教师的党内任职情况和参与党组织活动的学习情况，便于了解教师的政治素养;四是其他说明，可另行补充。在增设档案内容时，工作人员务必要核实好信息的真实性，要根据教师所提供的奖状、证书等录入具体信息，切勿根据口头叙述补充档案内容。

三、总结

教师档案与教师未来的职业发展息息相关，是优质校园构建中必不可少的环节。目前我国部分学校中的教师档案管理工作仍有大量问题亟需解决，如何有针对性地解决这些问题，为编制教师和非编制教师都能够提供良好的工作保障，是社会的责任，学校的责任，亦是管理人员个人的责任，只有重视档案的作用，保证档案私密性，让档案能更好地为人所用，成为职业生涯的有效助力，才能让每一位教师都能够无后顾之忧地全身心投入教学之中，为国家培养优秀的新时代接班人。

参考文献：

[1]汪鸣.浅谈聘用教师档案管理工作中的问题及对策[J].卫生职业教育，2001，{4}（08）：51.

[2]慕容慧，段凤，赵嘉凌.高校外籍教师档案管理优化研究[J].肇庆学院学报，2021，42（03）：87-90+100.

[3]尉延军.关于学校教师人事档案管理的若干思考[J].兰台世界，2020，{4}（S1）：126-127.

[4]黄宝春.合作院校学籍档案管理问题与对策[J].浙江档案，2021，{4}（04）：64-65.

[5]金芳.提升高校档案管理人员素质的策略分析[J].人才资源开发，2019，{4}（18）：55-56.