重大活动档案收集与整理工作探析

姚行

摘要：重大活动档案具有极高的保存价值、参考价值，如何做好重大活动档案收集与整理工作以真实反映重大活动的筹办、举办情况，是摆在档案部门面前的重大课题。论文对重大活动档案收集与整理工作中存在的问题进行了梳理，提出了工作建议，试图为重大活动档案收集与整理工作提供借鉴和参考。

关键词：重大活动 档案工作 收集 整理

随着我国综合国力和国际地位不断提升，举办重大活动成为时代发展的一种必然趋势，如何做好重大活动档案收集与整理工作以真实、完整、全面反映重大活动筹办举办情况，是摆在档案部门面前的一项重大课题。笔者将结合服务北京冬奥会和冬残奥会的相关工作经历，对进一步做好重大活动档案收集与整理工作进行剖析。

一、做好重大活动档案收集与整理工作的意义

（一）是落实规章制度的现实要求

《重大活动和突发事件档案管理办法》（以下简称《办法》）确定了重大活动档案收集范围，规定了重大活动档案整理方法，对重大活动档案工作提出了明确要求。做好重大活动档案收集与整理工作，必须以《办法》为根本遵循，严格按照《办法》中明确的收集范围收集文件材料，确保档案应收尽收、应归尽归，并做好档案整理工作，以实际行动落实《办法》要求。

（二）为资政育人提供丰富素材

重大活动档案相较于其他类型的档案资源，关注度高、社会影响大，为资政育人作用的发挥提供了丰富可靠的素材。在重大活动筹办举办过程中收集与整理的各类档案，是国家或地区政治、经济、文化、科技、社会、体育等方面发展历程的真实反映，具有重要的历史价值和现实意义。对于此类档案，不仅可以通过编辑资政参考之类的刊物为党委和政府重大活动决策提供参考，发挥档案资政作用，还可以通过举办相关展览、出版专题书籍等形式，深入挖掘档案资源，用档案说话，用史实发声，提高公众认同感，充分发挥档案育人作用。

（三）是丰富馆藏资源的有力补充

重大活动档案经过规范整理，被整体移交至国家综合档案馆后，有利于丰富档案館馆藏资源，加强档案信息资源建设。以北京冬奥会和冬残奥会开闭幕式档案为例，开闭幕式档案涉及领域广、类型多、数量大，既包含演出策划、演员联络、演出安全等相关仪式工作资料，也包含疫情防控、媒体宣传、电力安排、市场开发、志愿者服务等相关保障工作资料；既有文书档案，也有照片、图纸、出版物等类型的档案；既涉及数以千计的实物档案，也涉及大量音视频档案。

二、重大活动档案收集与整理工作存在的问题

（一）档案工作推进成效有限

重大活动临时机构通常涉及其内设机构及成员单位，其中内设机构少则十几个，多则二三十个；成员单位少则五六十个，多则上百个。[1]各组成部门忙于推进各项准备工作，常常以工作需要等要求为由，间接拒绝或要求事后移交档案，档案收集工作面临各种阻力。此外，开展相关档案收集与整理，以及后期进馆集中保管，都增加了档案部门及相关单位的工作量，导致其容易产生“多一事不如少一事”的消极懈怠情绪，[2]部分档案部门没有主动承担起组织、协调、推进的职责，档案工作推进成效有限。

（二）收集范围制定较为宽泛

收集与整理工作是重大活动档案工作的重要组成部分，档案收得全，后期开发利用才有得用。在重大活动筹办过程中，临时机构档案收集范围制定得往往比较宽泛，更多的是原则性要求。例如“本部门在开展业务工作中形成的文件材料”，类似的表述指向性不明确，对于收集工作指导性有限，有的档案员对部门业务又知之甚少，导致部门核心业务形成的档案没有完成归档，档案收集效果不佳。

（三）档案整理质量参差不齐

档案整理是一项细节要求多、重复性强的工作，如整理文书档案，涉及组件（卷）、分类、排列、编目等多个步骤。重大活动档案整理高峰期一般出现在筹办举办后期，临时机构工作人员多为借调或短期聘用人员，在返回原单位或寻找新工作的时间压力下，更多的是追求快速完成整理工作，如在文书档案整理过程中容易出现文件重复、件与件之间排列混乱、组件不合理、件内文件不全、编页顺序错误、档案与目录不对应、档案目录著录项目缺项漏项等问题，整体质量参差不齐。

三、重大活动档案收集与整理工作优化建议

（一）建立完善的制度体系

《办法》提出档案馆可以根据需要，提前介入重大活动和突发事件档案工作，[3]为档案部门提前介入重大活动档案工作，充分发挥档案专业优势提供了制度依据。档案部门应采取有效措施，完善重大活动档案收集与整理工作制度，以档案专业力量为重大活动保驾护航。

1.切实履行档案职能。重大活动档案的收集具有特定的时间要求，只有在思想上充分认识重大活动档案的重要性，才能增强做好重大活动档案工作的使命感与责任感。[4]在介入重大活动档案工作后，档案部门要切实履行档案职能。履行档案职能可以通过开展档案专项检查、制定档案相关规章制度、定期汇报档案工作进展、提供查档利用绿色通道、提高日常档案查询服务水平等方式进行。要积极争取重大活动临时机构各级领导及各组成部门对档案工作的持续关注与支持，便于在收集过程中协调各部门，减少收集过程中的阻力，获得收集工作主动权。

2.构建档案责任网络。在重大活动筹办机构成立之初，按部门建立完善的档案工作“三级责任制”体系，并厘清工作职责，对于重大活动文件材料的完整、快速、有效归档和档案的安全保管具有重要意义。[5]要建立从上到下的档案网络，构建“临时机构主要领导-部门负责人-部门档案员”三级垂直管理与横向联动相结合的体制机制。临时机构主要领导对档案工作负全面领导责任，综合部门负责人对临时机构档案工作负管理责任，其余组成部门负责人负责指导本部门档案工作，部门档案员具体承担部门内档案收集与整理工作。档案专业人员一般担任临时机构综合部门档案员，负责业务对接及机构档案的收集与整理工作。要建立档案人员登记制度，在部门档案员发生变更、调整、离职时，必须报综合部门备案，以确保档案工作责任到人并覆盖所有部门。

3.健全全周期培训机制。重大活动部门档案员的业务能力在很大程度上决定着档案收集与整理工作的成效和质量，要健全全周期培训机制。在筹办初期，培训内容不仅要包括重大活动档案工作的意义和作用、档案收集范围和收集方式、档案整理要求和整理范例、档案员的工作职责等理论知识，也应包括操作演示、操作指导等现场操作环节，以提升部门档案员的档案意识、业务素质和专业技能。在筹办过程中，要根据工作推进情况及现实需要，适时视情况组织培训，如出现组卷（件）错误，要分析问题是否具有普遍性，有则组织集体培训，否则针对个人单独培训。在重大活动举办后，要加强实体档案移交相关标准要求的强化培训。总之，要合理安排培训时间，采取灵活多样的方式开展针对性培训。

（二）强化档案收集工作

重大活动中的文件材料往往下达得较急、变化反复次数较多、流转过程较快，图片、音视频等类型的档案可能形成于各个部门，档案部门要采取有力措施，细化档案收集范围及收集措施，发挥好“桥梁”和“纽带”作用，促进形成档案收集工作合力。

1.依据档案形成特点，细化归档范围。重大活动基本可划分为策划筹备、组织开展、收尾总结这三个阶段。档案部门要在策划筹备阶段介入重大活动临时机构组成部门，了解部门职能及工作开展方式，如工作计划安排、内部人员岗位职责与职责分工、是否存在服务外包等；分析可能产生的档案及档案类型，如策划部门会形成策划方案、现场设计图纸、活动使用音乐等档案，是否涉及文书、图纸、音视频等多种档案类型。要积极关注各部门工作动态，了解档案形成情况，只有对档案情况做到“心中有数”，制定的归档范围才更有操作性。

2.加强业务联系，促进形成工作合力。档案部门要采取多种措施，加强业务联系：一是经常提醒，可利用业务交流、开会间隙、交接档案等时间，对档案收集知识进行“补课”；二是主动沟通，了解各部门在档案收集过程中的问题，把工作做在前头、把问题解决在源头；三是重视反馈，要高度重视部门档案员对于收集工作的意见和建议，协调解决在收集中遇到的困难和问题，多给予正向反馈，调动部门档案员工作积极性，推动形成工作合力。

3.推进平時收集，建立平时收集机制。为稳步有序推进档案收集工作，有必要建立档案平时收集机制，按月或固定某个时点收集各类档案及档案目录。对于确实因工作所需无法按期移交的实体档案，应先提交档案目录，并在平时移交确认表上注明档案移交时间；对于确实无适宜可移交的档案时，应提交平时移交确认表，经档案员及部门领导签字确认后，报综合部门备案。建立平时收集机制，一方面，档案部门可借此进一步了解各部门档案整理情况，便于第一时间指出存在的问题；另一方面，开展平时收集也减轻了重大活动结束后档案收集压力，有利于加快档案收集进度。

4.抓住收尾阶段，确保档案应归尽归。由于重大活动结束后，筹办机构将撤销，人员将解散，因此，重大活动收尾阶段对于档案收集与整理工作来说十分关键，档案部门要与各部门保持密切联系。一是要认真核对清单，对照档案收集范围及活动收尾阶段的实际情况，逐个核对各部门已接收档案清单，没有收集到位的要及时联系移交；二是要持续跟进收集，加强对于活动举办期间已经产生但因特殊原因未能按期归档的文件材料的跟踪与收集，同时要注意对活动结束后产生的各类档案进行补充收集，如总结、奖励、表彰相关材料，确保各种门类、各种载体档案材料的完整性与真实性。

（三）深化档案整理工作

重大活动档案整理质量成效直接体现档案部门的工作水平，要以对历史负责、对人民负责、对未来负责的态度，高标准做好档案整理工作。

1.整理标准规范化。为规范重大活动档案整理工作，档案部门要制定各类型档案整理细则，如文书档案要对分类标准、文件排列及“件”内排列方式、修整装订及编页要求、著录项目及著录要求、装盒顺序等细节做出详细规定；音视频档案要对移交格式、存储层级、命名方式等方面做出统一规定；实物档案要规定归档份数、排列顺序、编目规范等内容；电子文件、照片、合同、图纸等类型档案都应有相应的整理标准。制定整理标准既要考虑整理规范性，也应兼顾整理可操作性；既要考虑重大活动本身档案的形成情况，也应兼顾未来开发利用需要，以整理标准规范化助推整理规范化、利用便利化水平的提高。

2.验收程序标准化。档案移交验收是重大活动档案工作的重要程序，是检验档案整理质量的重要步骤，档案部门要切实把好移交验收关，一是符合性检查，主要检查移交材料是否齐全完整，移交单是否经部门负责人签字确认；二是合规性检查，主要检查是否同步移交档案、纸质版档案目录及电子版档案目录，三者之间档案数量是否一致；三是合标性检查，主要检查档案、档案目录是否符合整理标准，根据前期指导情况结合不同档案类型确定检查重点，如音视频档案主要检查音视频是否能够正常播放、音视频档案目录著录项目内容是否准确体现音视频内容、音视频排序是否与目录一致、音视频是否重复等。

四、结语

重大活动档案是反映社会发展重要历程、记载党委政府重要决策、承载社会公众公共记忆的宝贵记录，是国家档案资源的重要组成部分。档案部门应创新理念，积极承担起组织、协调、推进职责，主动介入重大活动筹办举办过程，建立档案责任网络，健全全周期培训机制，结合重大活动的活动性质、组织形式、职责分工等情况，科学合理地制定归档范围及各类型档案整理细则，使档案收集与整理工作有章可循，进而形成丰富、立体、多样的重大活动档案资源，充分发挥档案资政育人作用，为服务党和国家工作大局、服务人民群众做出档案部门的贡献。

注释及参考文献：

[1]吴颖娜.重大活动档案管理工作的实践与探索研究[J].北京档案，2016（3）：28-29.

[2]薛晓军，梁家甄.重大活动和重要事件档案管理的难点及对策[J].档案与建设，2020（4）：47-49.

[3]丁德胜.《重大活动和突发事件档案管理办法》解读[J].中国档案，2021（1）：40-41.

[4]蒋宏灵，陆倩媛，朱耿雨.聚焦重大活动档案工作加强档案资源体系建设[J].中国档案，2020（1）：64-65.

[5]田雷.重大活动档案工作策略研究[J].北京档案，2017（4）：33-35.

作者单位：北京市档案馆