特教院校学籍管理的信息化探索
——以浙江特殊教育职业学院为例

●　唐丽琴　　陈瑞英　　夏娟飞



特教院校学籍管理的信息化探索
——以浙江特殊教育职业学院为例

●唐丽琴陈瑞英夏娟飞

摘要：随着办学规模的不断扩大，专业设置和学生人数的逐年增加，特教院校学籍管理存在的手段落后、信息不准确、信息不完整等问题日益显露。通过加强部门间分工合作、加强管理软件功能开发与利用等，不断创新、完善特教院校学籍管理机制，提高学籍管理效率。

关键词：特教院校；学籍管理；信息化

随着残疾人教育事业的快速发展，越来越多的残疾人走进了高校，开始接受高等教育。近年来，报考浙江特殊教育职业学院的学生日益增加，我校学生人数和专业设置随之也逐年增加。伴随着办学规模的不断扩大，学籍管理出现了许多新的问题，如管理手段落后、信息不准确、信息不完整等。新形势下，传统的学籍管理已经无法适应学校现代化的发展要求。［1］如何创新管理手段，解决学籍管理中存在的问题已成为当务之急。笔者从工作实际出发，分析当前特教院校学籍管理存在的各种问题，提出合理有效的解决方法，探讨提高学籍管理效率的策略。

一、特教院校学籍管理的特殊性

学籍，即某校学生的资格，是一个学生属于某学校的一种法律上的身份或者资格。浙江特教职业学院学生的学籍主要包括两类：一是残疾学生通过学院自主招生考试正式录取，二是健全学生通过高考第三批正式录取。两类学生在录取后按规定办理注册手续，即具有特教学院的学籍。

特殊院校学籍信息的特殊性，主要表现在学生对象的特殊性。健全学生的学籍管理工作和普通高校学籍管理一致。而残疾学生的学籍管理则较为复杂和特殊。就自主招生对象来源而言，我校的残疾学生分为应届生、往届生以及在福利企业中就业的残疾学生三类；就招生对象残疾类别而言，可分为肢体残疾、听力障碍和视力障碍。目前，我校注册学籍总人数为913人，其中残疾学生共531人，约占在校生总数的58.2%。

二、当前特教院校学籍管理存在的问题

（一）学生提供的数据信息正确性有待提高

目前，特教学院的自主招生报名主要通过网上报名的形式进行。而大部分残疾学生由于自身的特殊性，网上信息并非由本人自行填写申报，许多学生由高中的班主任或任课教师代为填写。特别是视障生，其数据基本全都是由家长或教师帮忙录入，在这个操作过程中学生信息难免会出现一些问题。招生部门又缺乏对相关信息的有效甄别审核，招生部门学生信息数据库的准确性有待提高。特别是学生姓名、性别、民族、出生年月和身份证号等重要信息字段，需要反复核对确认，以提高学生信息的准确性。如果学生信息出现差错，学籍管理部门在后期再有针对性地进行信息调整，就要通过教育主管部门逐级审批审核，会花费大量的人力。

另一方面，特殊学生延期报到的人数较多，而教育部规定新生入学须在两周内完成学籍注册手续。就我校实际情况来说，招生主管部门对新生报到名单难以及时确定，而学籍注册期限又即将截止，导致学籍工作管理人员只能对未明确放弃学籍的学生统一进行注册。这样，就会造成未来报到的学生仍正常注册学籍的现象，导致报到率虚高；学籍管理部门在为学生办理注册手续后又为学生办理退学手续，导致报到率数据与实际情况不符。

（二）学籍管理软件使用率有待提高

浙江特殊教育职业学院于2009年引进了高校现代教学管理信息系统，借助管理系统一方面实现了计算机无纸化操作，另一方面也提高了学校学籍管理工作的效率。但是，该教务管理系统中学籍管理部分采用的数据格式和“学信网”中的数据格式不匹配。如将“学信网”中学生数据导入到教务系统时，就必须先转换数据格式，将班主任信息、班级、专业代码等信息重新编码，针对信息各个字段的要求也要适时作出新的调整。这不仅大大增加了学籍管理人员的工作负担，同时也增大了数据导入过程中的错误率。

其次，在购入该系统后，因学校教务人员流动性较大，新进人员对于系统的各个功能不了解、不熟悉，导致该系统的使用率不高，系统中许多实用的功能未被真正投入使用。学校教师和学生实际受用度不明显，造成资源的浪费。

三、特教院校学籍管理工作信息化的探索

（一）部门间分工合作，加强交流

在残疾学生报名时，学籍数据采集的源头部门应统一要求其提供身份证复印件、户口本复印件、残疾证等相关证明，在报名后就开始为学生建立档案。学生在报名时相对更为谨慎，资料准备也更加完善。此时招生部门统一收集，逐个给学生建立档案，不仅收集了学生信息的第一手资料，也为今后学生信息查询提供了便利。即便学生未被我校录取，去了其他院校就读，我们也可以通过回访等形式了解学生对我校的想法、建议，为日后的招生提供一定的参考。证明材料收集好之后，学生先进行网上报名，我校招生部门对其统一审核，在将考生信息上报之前，一旦发现错误及时进行修改。这样既可以确保数据信息的准确性，又能分工合作，加强部门之间的联系，提高工作效率。

招生和教务是两个密不可分的部门，相互间良好的工作配合，可以运用各部门的优势让有限的人员发挥出更大的力量。招生部门采集数据，教务处的学籍管理工作人员及时维护更新，在校生学籍发生异动，第一时间将相关信息在系统上进行修改。然后将资源共享，让有需要的部门及时了解学生的情况，这样不仅可以减少工作上不必要的麻烦，也可以节省劳动力。［2］招生部门和学籍管理部门之间有效的沟通联系，使工作更加顺畅，职责清晰，管理规范，也可以有效避免工作上的互相推诿，从而提高工作效率。

（二）重视系统软件的使用，优化信息化管理

目前，我校学籍管理工作主要分为线上和线下两个部分，其中线下工作的主要内容是制作新生学生证、购买火车优惠券、补办老生学生证、制作学生毕业证以及补办学生毕业证明书等；线上工作主要内容是学生的学籍信息，如班级、专业、人数、学籍等。线上线下两个部分，在我校已引进的教务系统内均有相关模块，运用计算机技术可以简化日常工作程序，提高工作效率。尤其是学生数据，可以请软件公司进行相关模块的调整，实现教务系统与招生系统中学生信息的直接对接。招生部门只需在招生系统对放弃报到学生、参加实习学生以及残疾人体训生信息进行标注，学籍管理工作人员根据系统提供信息再进一步进行在校生信息维护、电子信息注册等操作。

就学籍异动而言，原来手续都是线下操作，手续办理程序十分繁杂，签字走流程往往要花费大量的时间。如果没有计算机和网络管理系统的辅助，就需要学籍管理人员手动制作管理表格，既增加了工作压力和工作量，又极易导致各种错漏。因此，一定要将学籍网络化管理提上日程，提高学籍管理人员工作积极性，提升学籍管理效率。［3］

另外，还应加大对学籍管理人员的信息化培训。通过系统的专业化培训，提高学籍管理人员业务能力，更好地运用计算机和网络技术对学籍信息进行系统化管理。

参考文献：

［1］余碧春.对高校学籍管理改革的若干思考［J］.宁德师专学报：自然科学版，2003，（1）.

［2］张志祥，李志芬，陶敏.学籍管理工作的体会［J］.西北医学教育，2005，13（4）.

［3］吴菁.基于网络的高校学籍管理手段创新研究［J］.经营管理者，2010，（24）.

教育故事

中图分类号：G473.3

作者单位：（浙江特殊教育职业学院，310023）