新形势下开创高校档案管理工作新局面的路径探究

吕扬

摘 要：高校档案管理工作是高校里管理的基础，对于高校的人才培养、学校建设、科研发展都起着非常重要的作用。高校档案管理工作一向是高校内工作量十分大的工作，在新形势下，随着互联网、云储存等技术的发展，档案管理工作也迎来了新的工作局面。如何将高校档案工作在新形势下做的更快更好，就是本文主要探讨的问题。

关键词：高等学校;档案管理;新时代形式

高校档案工作是一个高校成长发展道路上的直接纪录，是高校今后发展路径参考的重要资料，也是对于高校师生信息的重要整理。在当代社会，高等学校招收的学生越来越多，需要整理和储存的档案工作也越来越细致全面，要求越来越高。目前所需要归档的资料信息非常大，这对于高校档案管理工作来说，是一个新的挑战。高校应该采取哪些路径来应对这些新的局面呢，本文就对这一问题作出了探究。

一、新形势下高校档案管理工作存在的问题

1.高校对档案管理工作不够重视。新形势下，高校档案管理工作的重要性愈发凸显出来。现在社会要求建立起完善的身份信息系统，而大部分人的个人信息中都会包含在高校内学习活动的内容。因此高校档案管理工作不单单对于高校的建设发展有着基础作用，对每个在高校内生活学习的师生也存在重要意义。就学生而言，建立起完善的档案管理工作会使学生在参加奖学金评比、学生工作评比中更加公开公平，有利于建立良好的學风、校风。对于高校的老师而言，完善的档案工作对于教师评职称、发表论文都有着重要作用。真实有效的档案管理工作有利于方便教师的工作。

但是目前很多高校对于档案管理工作并没有重视起来。由于缺乏对于档案管理工作的规范约束，高校档案经常出现损毁、丢失的现象，这对于高校档案管理工作是非常不利的。另外一方面，高校档案管理工作也更应该重视对于档案的保护。要注意保护高校内师生及学院建设的隐私，不要使一些心怀叵测的社会人士趁机窃取、利用，做出有害于高校发展的事情。

2.高校档案管理工作缺乏信息化。信息化、高速化是新时代最重要的一大特点。工作单位在录取高校学生的时候，只要轻轻一点该生所在高校的信息网，就能查阅到高校每年对学生培养的计划与内容。甚至有些档案管理工作十分出色的高校，可以高效简洁地列出每一个学生在校内主要活动，所获荣誉，参加的工作，以及是否受到处分和惩罚。这就说明建立系统、完善的档案管理工作系统是非常有必要的。

但目前高校档案管理工作发展并不均衡，每个学校都有着不同的发展水平。目前我国高校档案管理工作发展还十分缓慢，大部分学校仍然没有在档案管理工作上建立起完善的信息化网络系统。有些高校甚至没有做到引进网络与信息化的手段，有些高校在档案管理工作信息化上已经建立起基础，但是档案管理工作部门的设施水平仍然十分落后，只能储存文字资料，而不能储存音像和图片。档案管理工作部门的人员专业化水平也不够高，往往由一些非档案管理专业的老教师们担任。这就导致高校内信息化档案的建设不够系统化，也不够先进完善，缺乏更加深入、系统的研究。

电子档案和纸质版档案相比，其实电子档案更容易丢失。如果高校不加强档案管理工作的设备建设，提高档案管理工作人员的专业水平，那档案管理工作就无法健康地发展下去。档案管理工作发展速度也会越来越缓慢，无法真正做到位高校的健康发展做出贡献。

3.高校档案管理工作缺乏规范化。目前高校档案管理工作还不够信息化和专业化。高校内要求每个学院进行档案的收集与上交工作，但是由于缺乏统一的规范要求，每个学院上交的格式都不一致。例如图片的大小、文件的命名形式这种档案信息的小细节，高校都应该做出具体、明确的要求。目前高校档案丢失的情况时有发生，但是往往丢失以后就缺乏补救措施，责任也无法追踪到个人。这对于高校的档案管理工作是十分不利的。

为了加强高校档案管理工作，应该对其进行更加系统化和规范化的要求。制定相关的工作规范与要求，并对档案管理工作进行严格的执行和检查。档案要分类细致，拥有完善的分类体系，比如图片档案与文字档案，学术科研与学生就业档案进行明确分类归纳。纸质版档案与电子版档案对应做好储存。目前高校在档案收集上呈现出非常不平衡的态势，例如教学管理性的文件占比例较大，教学实践性材料占比例偏小;对传统的纸质档案的归档较为完备，而忽视声像档案、实物档案、照片档案等类型档案的收集和整理。

最后高校还存在档案虚假的问题。对于收集上来的档案，没有进行严格缜密的审核检查，因此很容易出现档案虚假、伪造的事故。这些都是由于高校档案管理工作不够规范、系统化导致的。

二、开创高校档案管理工作新局面的主要途径

1.加强对高校档案管理工作重要性的认识。高校应该对档案管理工作重要性的认识，在行动上主要体现在以下三点。

首先，要增加对于加强对高校档案管理工作设备的投资。投资可以用以改善档案管理工作人员的办公环境、改善档案管理工作储藏环境以及改善档案管理工作信息化系统化设施工具。比如要档案管理工作人员要对收集上来的档案进行电子化存档，那他们办公室内就需要完善的电子信息化工具，如电脑、硬盘、网络等等。对于纸质版档案，也需要改善储存环境，要时刻注意加强防水、防潮、防霉蛀、防火灾等等预防措施。

其次，体现在提高档案管理工作人员的专业素质上。目前高校内档案管理工作人员专业水平参差不齐，因此高校应该采取措施提高工作人员管理档案的能力和水平。通过邀请档案管理工作名师讲座或者培养的方式，来提高档案管理工作人员的专业能力。或者定期安排给档案管理工作人员一些相关专业书目，要求档案管理工作人员完成一些管理工作的任务。通过这些活动形式来提高档案管理工作人员的理论水平与实践能力。

另一方面，也可以通过引进人才的形式提高高校档案管理工作建设水平。优秀的人才对于任何一个行业的发展都是至关重要的。高校需要引进高学历、高素质、多功能的综合型档案管理人才，通过这些优秀人才，档案管理工作才能够快速提高高校的档案管理水平与质量，将高校内的档案管理工作建设的更加具备专业性、规范性与现代化。高校应该通过提高档案管理工作人员的待遇水平、工作环境、晋职空间等多种方式，来吸引并留住更多优秀的档案管理人才。

2.加强高校档案管理工作规范性。没有规矩，不成方圆。目前高校在档案管理工作上最大的问题就在于不够规范化和系统化。因此急需加强高校档案管理工作的制度建设。任何事物的发展都有它的规律，档案管理工作同样如此，有它内部的规律。只有按照这种科学的规律办事，档案管理工作才能越做越好。对高校档案管理工作进行更加规范化、制度化、现代化的要求，就符合高校档案管理工作发展规律。

高校的档案管理工作要适应当前科技发展和档案管理现代化的要求，就要更新档案管理思想，在管理方法和手段上不断创新。通过加强档案管理工作的制度化和规范化要求，不断提高档案管理人员的责任心、管理意识和法律意识，完善在档案管理工作上的奖惩制度。高校可根据自身情况制定《高等学校档案管理办法》、《档案工作条例》、《档案工作立卷规范》、《人事档案管理办法》、《档案保密制度》、《人事档案查（借）阅暂行规定》、《綜合档案查（借）阅利用制度》等一系列规章制度，对档案的收集、整理都进行严格要求。所有收集上来的档案信息，都要进行系统的重重审查，以保证档案信息的严谨性与真实性。档案的分类整理和保存，也需要进行严格的要求。只有这样，日后在需要查找档案的时候，才能又快又好地将档案找出来。

同样，为了防止档案的丢失，纸质版档案和电子版档案都要做好对应储存工作。任何一方丢失，都可以通过另一方进行补充。比如纸质版档案常见的丢失问题是存档后难以再找到，这就需要在进行档案分类整理时更加严谨。电子版档案的常见问题是网络系统出现问题，因此高校要引进网络系统的专业人才，实时对于电子档案的管理系统进行维护。出现档案丢失这样的事故，一定要按照制度要求层层追究，将相关的奖惩制度落到实处。这样才能将档案管理工作做的更加规范化与系统化。

3.加强高校档案管理工作信息化建设。21世纪是信息化的时代，电子档案的重要性已经远远地超过了纸质版的档案。如何提高高校档案管理工作信息化水平，就成了每个高校急需解决的问题。现代的档案信息越来越细致，学生举办了什么活动，新创办了什么社团，师生新发表了哪些文章，都是高校档案管理部门需要记录的内容。高校内每时每刻都会出现大量需要整理的档案信息。只有建立高效完善的档案信息平台，将档案管理工作不断的数字化，才能够做到对于档案管理工作快速高效地完成。因此，要加大资金投入，适时地进行档案管理设备的更新，提高网络管理的水平，不断引进相关的数字化、信息化人才，才能够实现数字化档案管理的要求。

三、结论

教育是国家发展、民族复兴的根本大业。高校档案管理工作对于国家和社会来讲也有着不可替代的作用。因此将高校档案管理工作发展地更加现代化与信息化，建设地更加符合新时代发展要求是高校发展必须面对的问题。面对学生越来越多，管理工作越来越复杂的新形势，高校应该积极利用现代网络平台与科学技术，采取新的思路，为档案管理工作开创更加全面便捷的新局面。

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