新合并组建中职学校档案收集工作存在的问题及对策

摘 要：本文针对新合并组建中职学校收集工作中存在教职工归档意识不强、归档材料不齐全不规范、档案工作制度不健全、兼职档案员专业素质不高、合并前的档案分散各校区等问题，提出搞好宣传教育、加强培训指导、健全规章制度、成立交接工作机构、提高服务质量等对策。

关键词：合并組建;中职学校;档案;收集

为调整学校布局和优化专业结构做大做强做优中等职业学校，不少地方根据实际将两所或更多所散、小、弱的中等职业学校合并组建成新的中等职业学校。笔者所在的广西南宁技师学院即一所由原南宁技工学校等六所中等职业学校合并组建而成的技工院校。这类新合并组建中职学校档案工作较为复杂，在收集工作上存在着诸多问题。本文以广西南宁技师学院为例，分析指出新合并组建学校档案收集工作中存在的问题，并提出解决对策，以供同行们参考。

一、收集工作中存在的问题

1.教职工归档意识不强

多数教职工对档案的价值与作用不了解、对档案管理工作的意义认识不足。在开展档案收集工作时，很多教职工不理解、不支持，有些部门为利用方便而将一些应归档文件材料私藏在本部门、有些部门以要保密为由不肯将一些重要材料如学校党委会议记录等移交档案室保管等等。

2.归档材料不齐全不规范

很少有教职工会将日常工作与档案联系起来，平时不注重收集工作中形成的文件材料，到年度立卷归档时有多少就整理多少移交档案室，导致归档材料不齐全，有些案卷有正文无发文笺或有发文笺无正文、有定稿无正文或有正文无定稿、有请示无批复或有批复无请示等。此外，工作中行文质量不高，有些行文不规范、有些行文不重校对有漏字错字，严重影响归档材料的质量。

3.档案工作制度不健全

尽管学校制定了档案收集归档制度，并明确文件材料归档范围、归档时间和归档要求，但缺乏与其配套的制约措施。在实际工作中不按规定移交归档材料的部门与人员未受到任何批评或处罚，而按规定完成工作的部门与人员也未获得任何奖励或表彰。因此，大家的档案工作积极性受到影响，有些职能部门常常以业务工作繁忙为由不按时移交档案材料，而档案部门没辄只好多次追讨，使得档案工作处于被动状态。

4.兼职档案员专业素质不高

学校各职能部门均配备有兼职档案员负责收集整理本部门的档案材料，但他们都是非档案专业毕业，由于缺乏档案业务知识对收集立卷工作不熟悉，常分不清哪些文件材料要收集归档哪些不需要收集归档，有些兼职档案员把一些不用了的文件材料收集移交，有些兼职档案员则是把其部门所产生的文件资料全部移交档案室。

5.合并前档案分散各校区

合并建校初期档案工作未与其他工作同步合并调整，即合并前各校档案仍分散存放在原来的校区而未实行集中统一管理，这不利于档案的安全保管。同时，由于人事变动，原各校负责档案管理的人员岗位均有所调整，合并前各校档案由各校区办公室负责管理，其实际上是“一扇铁门、一把锁”的“看管”，使得合并前各校档案变成了“死档”，给新合并组建学校档案收集工作增加了难度。

二、做好收集工作的对策

1.搞好宣传教育，提高教职工归档意识

档案收集是一项系统性工作，它有赖于各职能部门乃至每位教职工的配合与支持。新合并组建中职学校要充分利用各种手段做好档案宣传教育工作，使教职工意识到档案对学校发展的重要性，提高全校教职工的档案意识和档案法制观念，形成全校上下重档建档的良好态势。1对此，广西南宁技师学院首先是将档案有关知识学习常规化。学校把档案法律法规及档案相关知识纳入党委中心组、教职工政治业务学习范围，要求教职工每年学习一至两次。其次是将档案宣传工作常态化。学校档案室每年利用国际档案宣传日之契机， 通过张贴板报、悬挂横幅、举行档案知识竞赛等多种形式进行档案工作宣传。经过几年的实践，教职工的档案意识已明显提高，各职能部门均能按时做好收集立卷工作，甚至有些教职工主动将合并前散存于个人手中的一些有重要保存价值的材料移交到档案室。

2.加强培训指导，提高兼职档案员专业素质

兼职档案员是档案收集工作的主力军，其业务素质对收集工作有着至关重要的影响，因此，提高兼职档案员的专业素质是做好收集工作的关键。首先要加强教育培训。学校可采取组织培训与个别讲解等方法，使兼职档案员了解和掌握文件材料的收集、整理、归档的具体要求和做法。2广西南宁技师学院分批选派兼职档案员参加档案行政部门举办的业务培训，同时，由档案室人员结合学校档案工作具体业务情况，对一些共性的问题开展集中培训、对个性的问题进行一对一培训讲解，不断提高兼职档案员的业务知识与操作技能。其次加强检查指导。档案室人员除了深入各部门走访外，还要充分利用新技术、新手段建立新的沟通平台如电话、业务指导QQ群或微信群等灵活开展业务指导，及时了解和掌握各职能部门收集立卷工作的具体情况，重点对应归档文件材料的齐全完整及字迹、用纸方面等进行检查和指导，并提出规范性的要求，提高立卷归档工作质量。

3.健全规章制度，保证收集有章可循

俗话说无规矩不成方圆，档案收集工作要顺利开展须有健全的规章制度来保障。新合并组建学校除了重新制定《收集立卷归档制度》、《文件材料归档范围和保管期限表》、《不归档文件管理处置办法》等制度外，还应制定《档案工作奖惩制度》以激励和约束各职能部门。学校档案室根据奖惩制度，可以通过开展年度档案收集立卷评比、档案先进部门和先进个人评选等活动，对按要求完成收集立卷工作的相关部门和个人进行表彰，对归档不全、归档不及时的部门和个人进行通报批评，营造一种压力与动力并存的有效机制，以支持和鼓励的姿态创造出良好的工作氛围。3

4.成立交接工作机构，做好合并前档案的收集

合并前各校在办学过程中积累下来的档案材料是新合并组建学校档案的重要组成部分，学校应当按照我国档案工作基本原则实行集中统一管理，便于安全保管和开发利用。因此，新合并组建学校要本着对历史负责任的态度及时、妥善做好合并前档案的收集。而档案的交接是一项严肃认真、责任重大的工作，4学校应成立专门的并校前档案材料交接工作机构，在交接工作实施前负责制定档案移交工作方案并明确移交归档材料范围，在开展交接工作中负责协调、帮助解决相关问题，使档案交接工作有组织有计划地完成，确保合并前各校的档案得到安全保管不留隐患。

5.提高服务质量，促进档案收集工作

在档案管理工作中，档案收集与利用具有明显的互动作用，即收集齐全能更好地提供利用服务，而合理利用档案资源可促进收集立卷工作。新合并组建学校多属多校区办学，档案室要树立主动服务意识，并充分利用现代科学技术手段创新服务方式，尽可能准确、全面、高效地为用户提供优质服务。除了沿用传统的利用服务方式外，学校要加快档案信息化建设，将库藏档案中可公开的档案信息通过学校网站向校内各职能部门无条件地开放使用，让用户通过信息技术工具实现网上查询利用。这种不受时空、地域限制的网络利用服务方式不仅顺应了多校区学校档案用户的需要，且大大提高了档案利用效率，能够有效促进学校档案收集工作的开展。

参考文献：

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[5]赵宪珍.怎么样做好高校档案收集工作[J].兰台世界，2015（3）.

[6]唐淑云.浅析多校区背景下学校档案利用服务工作[J].广西档案，2017（6）.

作者简介：唐淑云（1981-），女，仫佬族，广西河池人，档案馆员，硕士学位，研究方向：档案学理论与实践。