档案管理员档案管理工作的现状

石建国

摘 要：结合实践来看，档案管理具有复杂性和繁琐性，管理过程中的诸多环节都需要秉持谨慎的态度认真对待，档案管理关系着资料信息的客观反映，因此，档案管理员在工作中不可出任何差池。

关键词：档案管理员;档案管理;工作;现状;优化策略

1 档案管理员档案管理工作的现状分析

1）档案管理存在脱节问题。随着信息更新迭代加快，档案管理工作愈加繁重，也让档案日常管理趋于细致化和规范化。其中，档案管理员负责办理单位一系列文件，包括文件的制定、复印、发放、传播、办理和保存等;档案管理工作主要负责文件的搜集、整理、保管、检索、归档、供给利用和调阅;文书编制工作负责文件的拟定、流传和整理，而档案管理工作负责文件的收集、整理和保管，它们是紧密联系的。虽然档案管理只是整个文书工作的环节之一，但是，却对整体发挥着不容小觑的作用，然而，许多单位将文书事务与档案管理事务区别对待，忽略了档案编制与档案管理工作的关联，导致档案管理存在脱节问题。档案管理环节在整个文书工作中处于被忽视的地位，这就很容易使得着手档案管理的人员对本职工作有所懈怠，而档案管理环节与整体的脱节也使得文书工作缺乏整体性，档案管理不到位也更容易使得前面环节的努力成为徒劳。

2）档案编制管理缺乏规范。许多单位档案文书编制工作操作不严谨，用纸和装订使用不规范。达不到国家关于档案管理工作的规定，降低了档案的保管质量。有些单位档案编制与档案管理工作的版记不周全，缺少严谨的附录登记规则。档案编制工作的类别也不具体，容易混淆。目前，我国对于文书虽然有严谨的区分，但是在实际工作中，易产生很多方面的问题，从而给档案编制工作造成一些麻烦。除此之外，在公文处理办法、文件归档、档案管理等方面都还存在一些不规范。目前，我国关于档案的管理研究不多，尽管近年来关于档案规范的研究正在不断增加，各个地区也都在探索和尝试建立相关规范，但在实际的归档过程中有时还是会降低要求，这样就很难保证档案的质量，从而使其缺乏客观性和完整性，导致建立档案的工作背离了其原始意义。档案的建设也将变得更加混乱，相关部门的管理将变得更加乏味且难以管理。同时，档案信息共享工作受到阻碍，在一定程度上阻碍了档案馆的可持续发展。

3）部分档案管理员管理意识淡薄。一直以来，单位对档案管理工作都缺乏重视，这也使档案管理员整体专业素质不高、相关意识淡薄。同时档案管理员流动性不仅不助于文书档案办理水准的提高，而且还会使档案管理员缺乏职业责任感和专业性。有的单位虽然有专门的文书档案管理员，但其学识和专业素养并不能顺应当代档案工作的需求。有的档案管理员也并不熟悉《归档文件整理规则》的规定，只是一个劲地催收文件，未能考虑到材料收集的实际情况，收到文件后并不做相关的一系列专业的检查，或则保管期限划分错误等等。同时，由于档案管理员有一部分是年龄偏大的档案管理员，这部分人员虽然在文书事务与档案管理事务中有丰富的经验，但对于信息化知识的掌握较少，这就使其无法与如今迅速发展的档案信息化管理工作要求相适应，不利于文书档案信息化工作的开展。

2 档案管理员做好档案管理工作的优化策略

1）强化“文档一体化”的意识。当前我国电子文档的技术目前仍有待提高，因而电子档案的处理与编制比纸质文件的处理有更多、更繁杂、更难办的问题。每个档案管理员需要以身作则，对于新出现事物或技术要积极面对;于自身而言，不要局限于文档管理工作，要把目光放在长远发展上，从长远角度来看，做好当前的文档管理，就是为未来作铺垫，因而要时刻谨记对历史负责，依据严谨的规定，勇于钻研电子文档办理的规则、方式与体系，引导电子文档的实际办理。“文档一体化”意识不仅仅需要档案管理员进行强化，同样也需要各个部门充分尊重“文档一体化”的意识并主动配合档案管理员进行管理工作。首先，与档案管理工作具有密切联系的各个部门都应该开展意识强化活动，将“文档一体化”意识深入人心，从而使得档案管理工作进行更为顺利。其次，对于“文档一体化”意识的落实也应该加强监督，当档案管理过程中出现任何阻碍因素时，可以通过意见反应通道直接上报，从而使得档案管理过程更为通畅。

2）强化“全过程管理”工作。在档案管理的全部环节中应该加强档案管理员对档案管理工作岗位的职业职责，确保每项工作流程的质量，只有责任优先，才能为“全过程管理”提供质量保障。单位要拟定有关文件保管规则，依据当前我国的档案管理制度以及相關法律规定，制定具体的文书处理办公规定，掌握文档归纳和办理等事务，提高文书与档案管理事务的可行性和可操作性。要理顺办理系统，不断完善管理体制，建立安全科学的组织体系，创设一支优秀、专业的事业队伍，为档案的全过程管理打下坚定的基础;不断引进信息时代先进的装备和技术，与单位的现代化同步发展，并配备性能优良的设备，强化操作的熟练性，使档案管理工作更加层次、科学、统一。“全过程管理”能够使得档案管理工作更具完整性，管理工作贯穿始终能够有效为文书档案文件资料保驾护航，全过程的管理和全过程的监督能够以实时动态信息记录档案的实际情况。除此之外，“全过程管理”也更有助于及时发现档案管理过程中出现的资料遗失、信息错误等问题，早发现早解决才更有助于保障档案收集保存的真实性和完整性。

3）完善电子档案的组织和管理。随着信息时代的来临，计算机和网络被普遍的运用到档案管理工作之中，对文书事务与档案办理事务提出了更广、更深的需求。随着科学技术的发展以及信息化平台的搭建，档案管理有了更为便利的工作条件，电子档案能够更大限度的克服纸质档案收集和保存过程中的问题，同时，电子档案组织和管理的有序性和严谨性更能够获得管理工作的青睐，除此之外，电子档案是时代发展的一种趋势，对于电子档案的组织和管理进行完善更能够应对时代新挑战。实践证实，无规矩不成方圆，在单位内部制定一项科学有效的制度，有助于监督并提高员工的工作效率，鉴于部分单位存在电子档案体制不健全因素，制定相应的制度规范是势在必行的。因此，各单位需要根据自身的现状和发展成效，建立一套科学的档案管理体系，并督促落实。才会提高档案管理工作的质量和效率，推进单位各项日常经营生产活动可持续健康发展。同时，单位要注重组织相关档案管理员学习电子信息技术，加强档案管理队伍建设，鼓励档案管理员不断学习，熟练应用计算机技术，将现代科技知识运用到文档信息资源的处理、保管和利用中，提高档案信息化管理水平。

4）加强档案的日常管理，以确保信息安全。档案信息平台的日常管理是否规范化，决定了档案的安全性和日常运行的稳定性。因此，档案管理员必须在日常档案管理工作中保持电子信息的机密性，严格实行不联网的保密性。由于互联网的快速发展，网络中充斥着各种病毒。作为档案馆建设的重要组成部分，档案平台在受到恶意攻击时很难处理，这将导致整个平台系统瘫痪，严重影响正常工作，更甚者还会造成档案泄密。在档案管理的过程中，需要防止外部网络访问，以防止平台受到恶意破坏。在日常管理中，必须确保档案内容不会泄漏。档案平台涉及更多的个人隐私。档案管理员要严格遵守保密职责，加强对各种保密制度的研究，不允许将任何与工作有关的文件带出办公室。同时，更需要定期地做好数据备份。防止在发生意外情况时丢失归档中的信息。意外断电或平台系统故障可能会导致平台数据库中的信息丢失。因此，在档案管理的过程中，管理人员应定期备份数据库，以保护数据库信息。

参考文献

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