房地产测绘档案过程管理和服务利用

冯连好

摘 要：测绘房地产档案管理过程中涉及许多利益相关者必须认真和负责任地与每一个问题的处理。房地产企业测绘档案的使用应遵循相应的原则，避免私人使用，必须通过坚持保密工作原则。本文介绍了纸质和电子测绘档案管理过程，讨论了有关房地产测绘档案管理和服务利用文件的问题，希望能为房地产测绘档案管理业务的发展提供参考。

关键词：房产测绘档案;过程管理;服务利用

不动产测量文件通常是测量单位的使用，使用前事先申请，批准后才可以使用文件，结束后必须要立马退回，不能泄露文件内容。在房地产文件管理中，由于电子形式和纸质形式的文件管理方式存在差异，文件管理者有必要按照相应的方法进行管理。

1 房产测绘档案过程管理

1）测绘档案管理流程。第一，各部门档案的交接。在取得测绘成果和有关测绘资料时，应当检查全部测绘文件，并检查施工图纸。确保这些资料完整齐全准确才能签字签收。还需要根据测绘类型将电子信息档案管理以及国家行政区域存放到服务器中。第二，按照相关规定对纸质装订文件进行整理，包括编号、装订在内，将这些文件档案整理成资料卷。新增图纸按编号保存;第三，建立检索数据库，并按系统要求将测绘项目相关信息录入系统，便于档案的查阅检索操作。第四，档案入库后进行归档，整个项目的所有档案按相应的顺序放入單位档案室。

2）纸质档案的收集整理。依据档案规则和形成的需求特点，从而使制图文件之间的历史关系继续保持下去，这样就可以得到更好的体现观察往前活动的相关情况，以方便储存和使用。房产测绘纸质文件的收集和整理研究内容，结合我国房产、地籍和工程技术测量等多种测绘管理模式，单独发展进行相关文件的收集和整理，汇编成资料集。内容很多包括，如测绘合同、申请、承诺等测绘项目的代理材料;测绘中的技术文化，如房地产面积测绘、技术设计书、任务书等;测绘时使用的仪器技术设备进行证明资料;原始数据、相关说明、记录资料;第三方或委托方提供的制图基础材料。测绘结果，成图材料;总结绘画技巧;测绘成果鉴定及质量检验报告等;计费凭证;其他应该保存的资料进行不动产测绘时，从申请处提交的施工图纸和文件等也需要保存。整理归档档案时，应当注意：归档的测绘相关信息数据和成果我们必须要正确、真实、完整，所有相关名称应当统一、清晰，标识清楚、完整;施工图纸应确保其规格符合标准。只有确认后才能归档。计算数据在归档中需要有完整的页码;所订目录应采用统一格式，并应仔细写下，以确保字迹整齐。测绘技术成果交接后应立即备案。分批、长时间完成的测绘工程项目，应当严格按照完成时间顺序分阶段归档;在案件归档时，需要对数据卷中的所有数据进行分页，建立归档文件目录，对新归档的图纸卷进行分页;房产测绘成果和一般存档的相关信息，但对于频繁使用，更重要的结果可以归档，归档和拷贝数的合理增加;需要修改测绘成果时，应当在原有数据量的基础上增加修改后的测绘成果和需要保存的有关资料，与原有的测绘成果和数据一起保存。

3）电子档案收集管理。根据房产类型的不同，保存的方法也有所不同。对于商品房测绘项目，需要保存所有以楼号命名的文件，“移交资料”文件，“分层户型图”文件等，需要保存。保存要求非商业制图项目：分丘图文件时，文件登记测量报告，SHP数据文件，现场数据解算器的文件和所需要的信息。在保存的土地测绘工程项目，下列事项应当保存：测绘结果分析报告，成果图，现场信息收集相关数据，SHP数据技术文件、软件系统处理的过程以及数据、第三方企业提供的测绘资料、图形编绘时使用的原始数据和另外一个需要通过保存的材料。在对电子测绘档案进行归档时，应注意：首先，档案应与纸质档案一起保存。数据应存储在的“成果数据服务器”中，应根据类别和区域。其次，审查应与纸质文件系统进行内容一致性;再次，有必要根据规定进行仔细修改。已经上传到服务器的电子方案不能任意修改。有些项目需要更新，在原有基础上增加新的电子文件，且要明确标注;最后，需要对电子档案进行定期数据备份，以提高测绘档案的安全性。

4）房地产测绘档案保密管理。房地产测绘及其他文件档案也需要保护机密管理。有关政府部门和所有责任人都要依照国家有关企业法律问题进行信息管理，所有步骤我们必须保密;管理者在没有其他任何许可的情况下，不能对其他人说任何关于房产测绘档案的内容。不允许外涉人员未经申请、批准阅览有关文件。房地产相关的测绘文件需要按照相关的隐私法律进行管理;如果房地产公司返还使用制图测绘文件是非常重要的，应立即放置在一个秘密库，以避免泄漏。房地产相关的测绘文件需要按照相关的隐私法律进行管理;如果房地产公司返还使用制图测绘文件是非常重要的，应立即放置在一个秘密库，以避免泄漏。

5）销毁的过程管理。废弃被确定为没有任何价值的房产制图文件进行销毁，包括图纸，但是档案管理员需要将销毁的文件做好记录，经部门审批、领导批准后方可销毁。如果条件允许，过时的文件通过信息技术，进行电子保存，要需要日后在使用，第二如对废弃记录的审查无异议，可在指定地点销毁。

2 房产测绘档案服务利用

房地产测绘档案管理是有效地使用测绘文件，使其在现实生活中得到应用。但这类房产档案在服务利用上与其他类型的档案有所不同，存在一定的差异，其中最显著的是其利用原则。房地产测绘的对象档案管理提供信息服务是一个单位，不为个人发展提供服务，还需要根据有限服务原则利用房地产测绘档案时，根据相关规定和规范，在有限的范围内为用户提供服务的合法，有效。属性测绘档案管理与其他类型的档案也有存在一些具有相似之处，都需要我们遵守保密原则。在进行该服务时，则必须遵守隐私法规，保护隐私权。如有违反，给予相应的处罚。房地产企业测绘档案其最主要的服务对象是为测绘工作单位发展提供的，但所提供的服务有限，一般可以将房地产测绘成果、建筑图纸、成副本的数据提供给测绘单位，不会提供原件。房地产测绘档案的服务要进行按照有关程序，第一步就是希望一个单位申请，测绘文件管理需要部门负责人，批准后才能进行这项工作，需要调整文件副本。取回相关档案后，复印后加盖印章，交给申请人。

3 结束语

总而言之，在不动产进行测量数据文件的过程控制管理中，应根据不同类型的测量文件进行排序、存档、收集，并合理利用测绘文件服务，提高测绘档案利用率。

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