浅谈事业单位人事档案管理的重要性

韩秀杰

人事档案在事业单位各项管理中起到重要的作用，档案中真实的体现了个人在学习及工作过程中的经历，是人事管理部门在日常活动中所形成的记录，主要记录着每个员工个人身份、学习经历、教育程度、学历资质、工作表现、继续教育、职称评聘、职务晋升、工资调整、年度考核、表彰奖励等方面的文件信息资料。人事档案与个人工资待遇、劳动福利保障以及人员组织关系等密切相连，具有一定的法律效用，主要记载着个人的人生轨迹。

1 事业单位人事档案管理的特点

事业单位的人事档案管理和业务档案相比较，可以明显看出，事业单位人事档案管理模式更加趋于真实性，同时具有较高的机密性，在事业单位人事档案中的相关资料信息中，对个人的各项基本信息都具有详细及真实的记录，在人事调动时，人事档案信息提供十分重要的参考依据。因为人事档案中的各类信息都会被真实、详细的体现出来，通过人事档案可以将个人的工作表现充分展现出来。随着时间的推移，人员档案信息也在不断的完善，事业单位的人事档案管理具有一定的动态性特点，因机关事业单位人事档案资料多属于机密性资料，故事业单位需制定一些有关保密性的制度，进一步加强人事管理人员‘关于人事档案管理的业务培训，当人事档案资料需要进行整理时，要依据国家有关的档案管理制度及时、认真、完整地完善个人档案资料信息的连续完整性。

事业单位人事档案管理是一项机密性很强、专业要求高的管理性工作，在人才资源过程中起到举足轻重的作用，为事业单位选择人才、干部选拔、人才识别等提供参考依据，是事业单位各项管理实现现代化、科学化、规范化的人事管理条件。完善的人事档案管理可以有效地促进事业单位人才资源的发掘及使用，应当适应现代化的发展及管理需求，不断扩展行政单位各项服务职能，为事业单位选聘提供坚实保障，进而发挥人才资源在事业单位管理中的效用，进一步促进人事档案管理水平的提升。

2 人事档案管理的任务

因机关事业单位工作环境及内容的特殊性，要时刻维护好人事档案的完整性及安全性，这是整个人事档案管理过程中严格遵循的要求，同时也是各项档案管理工作人员与其他职能部门的共同职责。从某种意义来讲，维护事业单位人事档案的完整及安全性，更是档案管理的核心任务，因为在事业单位管理中，档案管理环节是维护档案信息的完整性及安全性的一项重要环节及主要管理手段。另一方面，档案管理工作是一个与可能损坏档案资料的各种自然等因素进行斗争的过程，简而言之，在档案管理工作中应该始终坚持以下四点：1）在档案管理过程中，不使档案资料信息分散、乱堆乱放;2）档案资料之间不得出现相互混乱现象;3）保护档案的机密性，不得泄漏档案资料中的任何信息;4）不得使档案资料遭到破坏。5）不得出现脱管现象。

下面简要介绍一下人事档案管理工作的几个重要环节。

1）明确档案的管理责任人。在人事档案管理过程中，档案管理责任人要在第一时间收集保存好人事档案，其包括个人年度考核、岗位聘任调整备案表、个人调资表等原始资料，待各项工作调整完毕后，要及时整理充实到个人档案里。在当今现实工作中，由于各机关事业单位年度调资工作很多是由财务人员负责，调整完结毕后就随意放置，所以人事档案管理责任人要在调资结束后及时收集个人资料并进行年度归档，避免造成脱管现象。

2）防止档案的损坏。在人事档案管理过程中，管理人员要分析并掌握导致档案出现损坏的具体原因，进而有针对性的采取有效的解决措施加强防范工作，要最大程度上杜绝可能对档案管理工作所产生的各种不利因素，进而将档案管理工作中的自然损坏因素降至最低，有效地保证人事档案的完整性。

3）延长档案的寿命。人事档案的管理不能停留在防止档案自然破坏的环节，要采取系列措施，从根本上保护档案，进而最大程度的延长档案的使用寿命，换一句话讲，就是延长档案受自然破损的时间。

4）维护档案的安全。第一，档案作为一种事业单位人事信息的记载资料，要最大限度地保护档案内容的安全性;第二，档案作为一种社会现象，机密性强，必须不留余地的保护其安全性，不致因为档案保管不妥善或者存储条件恶劣导致档案信息的泄漏，在政治上带来隐患。

5）做好档案的交接。人事档案管理人员由于工作调整比较频繁及不可抗拒的原因，第一责任人要及时准确地将归档完整的人事档案做好交接，若第一责任人不能当面做交接时，接管责任人要在分管领导指导下，将人事资料逐一理顺归纳，整理归档，绝不能出现没交给我不管，造成个人档案缺失，出现无法弥补的现象发生。交接时要在分管领导的监督下，做好双方交接手续，签字盖章后各自留存。

3 人事档案管理的作用

1）对人力资源结构的改善。在各事业单位管理过程中，要想实现人事档案管理先进的人力资源结构，需要职能部门及人才资源的有机结合。当今，我国正处于经济建设发展的黄金时期，事业单位的管理模式也在逐步的发生改变，进而使得事业单位工作人员的管理思想也在发生变化。对于这些变化，在人事档案中都会进行真实、详细的记录。所以，在事业单位出现人员调动及调整时，各事业单位要加强人事管理部门特别是兼职业务人员的培训，对相关的人事档案保管意识不强，存在人事资料乱堆乱放，没有及时归档，造成人员到退休审理档案时，要及时改正。避免出现资料缺失，影响退休人员不能享有的工资待遇。事业单位人事管理人员要借鉴机关事业档案管理中的各项管理规定，重点对个人人事任免、上级表彰等关系到个人的相关信息要做好备份，对职工做好正确的分析和归档，提高人事部门的重要性和工作效率，进而不断推进对人力资源结构的改善，从而使得事业单位人事档案管理的作用不断得以发挥。

2）对人事调动的作用。我国现阶段的各事业单位管理过程中，当出现人事调动时，相关部门及人员需要对调动人员的学习经历、人员资历、工作情况、党员信息等进行全要素的掌握，对调动人员的性格特点及人员技能进行全面分析，这些信息的获得，单单靠单位内部人员沟通及人际关系了解是不够的，还需要调取人员档案进行充分了解，进而给予正确的评价。因此，事业单位有关人员要对人事档案的重要性给予足够的重视，通过人事档案可以提供更加全面、科学、系统的人员资料信息，可以高效地推动事业单位的人事管理工作的顺利开展。

3）对个人能力的全面分析。在日常工作过程中，事业单位人事档案管理人员要将每个人的学习情况、教育程度、个人发展历程、工作表现等要有详细的记录，故机关事业单位在进行人事调整时，可以依据人事档案记录的内容以及相关资料的整合，有针对性的对人员进行选择培训，同时结合人员日常爱好及专业技能水平，有针对性的提升个人能力，进而提高人才资源效率。

4）个人考评任用的信息基础。在事业单位日常管理中，人员的绩效考评十分严格，而个人考评的最终结果将关系到人员日后的职位晋升及个人利益。人事档案可以为人员考评提供足够的信息，同时，考评的最终结果将会被记录到人事档案中，当事业单位想对人员进行全面了解时，人事档案可以有效地提供人员各项信息，并对员工做出正确的判断及考评参考。

4 总结

总而言之，人事档案作为辅助性文件资料管理工作，在事业单位各项管理中起到重要的作用，档案中真实的体现了个人在学习及工作过程中的经历，因事业单位工作性质的特殊性，对各类重要信息具有较强的保密性，全体员工及各级领导人对人事档案管理的重要性给予足够的重视及正确的认识，当人员职务出现调动或调整时，有效保障人事档案的合理利用，不断促进人才结构的改革及完善，进而推動事业单位工作高效进行。