医用耗材网上采购系统设计的思考

吕光磊

山东大学第二医院 设备部，山东济南 250033

医用耗材采用传统的采购模式已经运行了多年，实践证明这种方式存在不少缺点：采购过程为手工操作，采购双方之间的沟通主要通过电话、传真形式，没有必要的文字记录，数据不断的被重复输入、确认，延长了采购周期，也大大增加了业务成本。若用网上采购方法来完成采购，不仅能够很好地完成上述任务，还会更有效、更方便、更快捷、更规范，因此，我院拟开展医用耗材网上采购。下面将我院医用耗材网上采购系统设计的总体思路阐述如下。

1 系统总体需求

山大二院医用耗材拟设计网上采购系统是一个医院进行医用耗材采购供应的业务管理系统，其主要任务是对医院各个科室的医用耗材需求信息进行采集处理，并与医院耗材采购业务工作流程结合起来，以满足医院各科室对医用耗材计划、采购、库存、财务等信息的登记、查询、采购、统计、维护的需要。全院各个科室、审批主管部门、采购部门等通过应用本系统，实现信息共享，数据输入入口唯一，可追溯性强，从而达到理顺管理程序，降低管理成本，提高管理水平的目的。

具体系统实现过程描述如下：

(1)申请人登录申请模块填写申请表并提交；

(2)设备部依一定次序进行审批处理，此过程通过数字签名对主管部门人员进行身份识别；如若审批未通过，则反向通知申请者；

(3)设备部检查审批情况，汇总并发布需要采购的信息；

(4)供应商通过网络浏览发布的采购信息，若感兴趣则需填写供应商信息表，以便于采购部门及时收集其信息；

(5)设备部对涉及其业务范围内的供应商进行网上智能评估或人工评估，决定可参与竞标的供应商；

(6)投标信息收集，并不断择优评审，对其进行优先级排序(防止意外情况发生：如最优中标者退出)选定中标对象；

(7)约定中标对象参与网上签约，此构成需有第三方(认证中心参与)，使合同的履行不可否认，作为受法律保护的依据；

(8)设备部与中标对象签约完成以后则供需双方根据合同履行订单。当然，此时双方都可以跟踪订单履行情况：

(9)等待合同如期履行后，双方则进入网上采购的最后一个环节——网上支付。至此采购完成。

2 系统的技术要求

医院的网上采购系统只有安全、稳定、有效运行，才能保证医用耗材网上采购的有序进行，因此，对系统的技术方面做出以下要求：

⑴ 强适应性 具有多种业务处理功能，能够适应业务需求在一定范围内的变动，系统可提供多种业务规则供选择。

⑵ 先进性 采用先进技术开发，适应计算机网络技术发展趋势，运行在Windows环境下，界面友好、操作方便。

⑶ 可靠性 信息输入唯一入口，确保信息的准确、可靠。

⑷ 安全性 通过对用户的身份鉴别并实施相应的访问控制策略，使用户只能完成得到系统授权的数据访问功能操作。

⑸ 共享性 数据交换采用XML标准，为各部门之间的数据共享及数据交换奠定良好的基础。

⑹ 可扩展性 医院耗材采购的业务流程不是一成不变的，要考虑到系统完成后的扩展性。本系统留有接口，允许再进行功能扩展或者功能的重新解释和实现。

3 系统初步设计

根据系统分析结果，并结合实际应用环境，将网上采购系统划分为以下8个模块，如图1所示。

图1 网上采购系统模块结构图

3.1 采购申请模块

采购人员的申请通过浏览器登录网上采购站点提交，或者通过医院内部系统自动传递。采购申请模块主要作用如下：

(1)接受部门申请人的采购申请。

(2)接受医院内部系统自动提交的原材料采购申请。

(3)接受管理人员、后勤服务人员低值易耗品方面的采购申请。

本模块主要功能包括：申请注册，采购单的填写，申请采购单查询、浏览、修改、删除等，其中，查询采购申请单部分提供按申请表单号查询，按申请人员查询，按申请表单日期查询，按申请表单状态查询，按申请材料查询等，同时，提供了精确查询和模糊查询、单项查询和多项查询等功能。

3.2 采购审批模块

采购审批模块的主要功能是根据预设的审批规则自动审核所接收的采购申请。待审批采购申请单被自动送到有关领导(审批人员)的文件夹中，供他们在网上审批。审批人员应当首先通过身份验证才能进行审批工作，否则，得提出注册申请。采购申请单的审批有时仅仅需要某个审批人员参与，重要审批需经过复杂审批流程和若干个审批人员逐级审批。

对于审批未获通过的申请单，系统立即通知或邮件通知申请者未获批准的原因。通过自动审批无法确定是否批准或否决的申请，邮件通知申请者的主管领导，由领导登录采购系统，审批申请。对于己通过的采购申请，邮件通知申请者；同时，提交给采购信息发布模块。

3.3 采购信息发布模块

采购信息发布模块主要功能是通过Internet 发布己通过审批的采购信息。Web页面信息与后台数据库系统紧密相接，供协作方通过网络详细查询有关信息。采购信息在Internet 上发布，任何团体或者个人都可以浏览到。对于与自己(包括各类供应商)相关或者感兴趣的采购信息，供应商可以查询(包括单项查询和复合项查询，精确查询和模糊查询)，随后做出响应(转入到供应商信息收集模块)。

3.4 供应商信息收集模块

此模块通过因特网填表方式，收集并维护物资供应商的有关信息，如公司名称、联系地址；公司业绩：欲投标采购项目及物资名称、价格、质量保证等信息。各类供应商通过身份验证，登录成功后才可以参与供应商信息表的登记。如果此供应商是临时或者是新客户，就必须参与登记。登记完成后，此供应商可仅对属于自己的一系列信息进行必要的增加、删除或者修改等补充工作。系统在信息提交给数据库前作必要的合理性检查。最后把所收集信息存储在中心数据库服务器中，以便进行必要的处理及其维护。

3.5 供应商辅助评估模块

供应商综合评价指标体系是对供应商进行综合评价的依据和标准，不同行业、医院、产品需求、不同环境下的供应商评价应是不一样的。但都会涉及到供应商的业绩、设备管理、人力资源开发、质量控制、成本控制、技术开发、用户满意度、交货协议等可能影响供应合作关系的方面。

供应商辅助评估模块根据存储在数据库服务器中的供应商信息，从产品价格、信誉、质量等方面自动生成对供应商综合信息评估表及其评估的各类统计图，并排出相应的名次，供有关部门选择供应商时参考。

3.6 招标/投标管理模块

此模块执行前提是供应商已经过筛选，招标信息已通过Internet 发布。供应商可通过登录网上采购系统检索自己感兴趣的信息并下载标书，申请参与竞标，在得到系统管理员确认后，供应商提交标书。在所有经过筛选的供应商都完成提交标书后，竞标工作开始。中标者被决定后，向所有其他供应商的自动竞标系统发出竞标结束信息，同时形成评标结果并显示在网站上。

3.7 网上洽谈签约模块

这个模块由网上洽谈和网上签约两部分组成，网上招/投标工作完成后，就可进行网上洽谈签约。签约合同起草可由采购方或供应方撰写员起草，登录后撰写合同。合同撰写完成后发送到对方，对方对合同进行审核，提出修改意见，并生成一个副本，发送回去。双方反复对合同进行修改，直至意见统一，最后生成一个双方认可、且不能再修改的合同版本，完成网上签约过程。

3.8 系统管理模块

此模块由超级管理员负责，管理系统日常维护与咨询、用户身份授权，某项审批所涉及审批人员及其流程定制。具体包括：一般数据设置、供应商管理、审批流程管理、采购单管理、用户管理、角色管理、密码修改等。

本系统建设目标是：山大二院耗材网上采购系统能够符合医疗机构耗材采购的实际流程，并能够准确无误实现各个阶段的业务信息处理及报表打印统计汇总等功能。通过系统的使用，大大缩短网上采购的周期，减少人工干涉，降低采购成本，通过信息加密和自动处理手段，进一步提高耗材招标的信息化水平，使耗材招标更加公开、公平、公正。同时还应为以后更深层次的信息化建设提供可快速进行功能扩展、信息共享、资源整合的接口。招标采购监督部门可以很方便的通过该系统进行交易监督，及时、有效、准确性强的查询、统计功能，能为监督部门提供更全面的查询，而且可以快速实现各种不同的特殊需求，成为卫生行政主管、监督部门实现网上交易监督的好帮手。我院目前正按照此设计思想，与山大联润公司共同开发耗材网上采购系统。

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