高职高专院校学籍管理存在问题及对策

佟嘉

(铁道警官高等专科学校教务处，河南郑州450053)

一、高职高专院校学籍管理存在的问题

(一)对学籍管理认识不到位

首先是对学校的管理体制及相关规定缺乏了解，对校、系两级管理体制的工作分工及权责认识模糊，没有真正认识到系部管理工作的重要性及基础性。另外，一些教师和学生管理工作者也没有充分认识到学籍管理工作在学校教学管理工作中的重要性，因此缺乏一定的主动性。于是一些教师视学籍管理为教学管理部门的事，与己无关;一些学生只把自己作为学籍管理中的一个被动对象;一些教学管理人员的责任心、事业心不强，对有关学籍管理的规章制度不甚了解或根本不当回事等等。这些都在一定程度上影响了教学秩序和教学质量的提高，助长了各种不良倾向。

(二)学籍管理工作不规范

学校人力物力方面投入不足或管理人员素质不高等致使部分高校学籍管理工作不规范的状况普遍存在，主要问题有:学籍管理文件制度不健全、措施不得力、管理手段落后、成绩管理不规范影响学籍处理的进程，学籍处理不严谨、学生信息处理收集不及时或不全面而造成信息错误和缺失;学籍管理手段较传统，对计算机信息处理系统数据库和网络等的应用还远远不足，导致工作效率不高，从而无法及时准确地将信息反馈给学生;信息收集和保存存在较多问题，如数据收集不全面、有错漏，分类不准确或保存不当。

(三)管理部门之间缺乏协调和信息共享

在早期的建设过程中，各高校行政部门和教学单位缺乏统一的规划，各自的管理制度和标准也不相同，在信息化建设方面自成一体，直接影响着全校数据的整合，在学籍管理方面难以准确快速地建立学籍信息库。目前高校都采用网上录取考生，但招生部门提供的新生库数据格式大多与学籍管理软件中的数据格式不匹配，需要重新输入数据;有时，招办提供的数据由于报名时个别学生的姓名、性别、出生年月或身份证号等信息输入错误，直接影响了教务部门向省级教育主管部门报送毕业生电子注册数据准确度等。另外，校系实行分级管理，学生管理部门未及时将学生的异动信息报校学籍管理部门，因此学校学籍管理部门不能及时掌握学生的异动信息，无法很快更新学籍异动信息库，影响到学校的教学管理秩序。

(四)学籍管理队伍素质有待提高

学籍管理队伍由学籍管理工作的执行者组成。学籍管理队伍素质和管理水平的高低、管理质量的优劣直接影响到高校教学工作的运转和教学质量的水平。就目前来看，学籍管理人员知识结构不合理，当前许多高校从事学籍管理的人员大都未经过正规培训，高教管理专业出身的极少，专业性不够，这将直接导致学籍管理人员在工作中缺乏相应的专业知识，影响到教育管理质量和办学效益的提高。除此之外，管理人员进一步深造学习的机会较少，整天忙于事务性的工作，无法及时更新自己的理论知识，影响到他们对高等教育的特点和发展趋势的了解，无法更好地做到管理决策的科学化，发挥好管理效能。

随着高校内部管理体制改革的不断深入，这支队伍也面临着新的任务和要求。只有正确分析高校学籍管理人才队伍建设目前存在的主要问题，采取科学的管理方式和方法，加强培训，不断提升素质，才能更好地建设高校学籍管理人才队伍，为学校教育教学质量不断提高提供保障。

(五)电子化管理程度不高

在目前学籍管理环境下，各个管理环节虽然已经通过计算机的普及而渐渐成为学校的学籍管理手段，但电子化程度并不高，手工操作在学籍管理工作中也还存在着，这在一定时间段上大大制约了学籍处理的速度，导致学籍信息出错概率的增加。

学籍管理是一项非常具体、十分繁杂、政策性很强的工作。学籍管理工作者还应该主动适应新形势的发展，更新观念，增强管理育人意识，针对不同培养对象和阶段的实际要求，在学籍建立与变更、电子注册、毕业文凭与学位等方面加大管理力度，充分发挥其对教学过程的服务作用和政策导向作用，提高管理层次。

面对现代社会条件下的学籍管理工作所出现的问题已经在制约着高校学籍管理的发展这种状况，为了使今后学籍管理工作能更适应社会的发展变化，高校学籍管理工作应在各个方面不断改进，以适应现实的需求，更好地服务于学校，服务于学生。

针对以上分析问题，笔者根据个人的工作实践，提出若干解决意见，与同在学籍管理岗位上的同仁们探讨。

二、解决现有学籍管理问题的对策

(一)树立以学生为本和以服务为本的理念

所谓“以学生为本”是在强调严格管理的同时创造一种宽松的环境，发挥学生的聪明才智与主体作用，坚持服务学生。树立学生是管理的主体观念，才可使学籍管理制度具有活力。“以服务为本”即学籍管理者应改变行政管理自上对下的命令指挥习惯，通过管理为学生服务。随着高职高专院校与社会联系的愈加紧密和院校自身发展的需要，以及学籍管理服务对象的不断变化，学籍管理工作必须在新的管理环境下，紧紧围绕学校的中心工作，如学校的招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等工作，树立“以学生为本”，“以服务为本”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。

(二)健全学籍管理制度，明确部门分工

1.规范学籍档案管理工作

学籍档案在高等院校档案中占有重要的地位，它是学生在校期间形成的大量具有考察利用价值的文字材料，主要包括学生学籍表、学生成绩单、学生思想政治考核表、毕业生登记表等真实记录学生成长过程的重要资料，它不仅反映了每个学生的在校情况，同时对高校整个教育教学和学生管理工作有着重要的参考价值。所以要不断提高对学籍档案重要性的认识，统一标准和程序，规范学籍档案管理工作，使它充分发挥应有的作用，体现应有的价值。尽管教育部提出以人为本的政策，但工作仍要规范化、制度化，建立健全各种规章制度，做到有章可循，有法可依，形成网络化的管理体系，突出服务于教学的职能。好的学籍管理体制还应当包括比较完善的教学管理支持系统，其核心是教学管理自动化、信息化系统的建立，这样可以大大提高工作效率，增强管理工作的科学性和有效性。

2.完善学籍管理的各个环节

学籍管理是一项具有流水线性质的工作，从入学、注册、异动，到毕业、提档，任何环节都需要严把质量关。首先，新生要在学校规定的时间内办理入学和注册手续，逾期则按学籍管理有关规定视为放弃入学资格处理，对不符合入学资格的学生，要及时清退并说明原因，防止弄虚作假。其次，把好在校期间学籍异动关。学生进行学籍异动，必须严格申请、审批手续，符合相关条件。最后，应严把毕业证颁发关。毕业资格审查是学籍管理的重要环节，本着对学生负责、对学校负责、对社会负责的态度，根据培养规格审核每个学生是否达到毕业要求，对达到毕业要求的学生，颁发毕业证书，对达不到毕业要求的学生，根据审核结果，颁发结业证书。

3.扩大校系两级管理体制的影响力，明确各个管理部门在学籍管理中的分工。

当前高校采取的校系二级管理体制，对学籍管理工作来说，学生管理部门主要作用增强，学籍管理部门的统筹作用更加突出，这样能够使学生管理部门拥有一定的自主权，变被动管理为主动管理，并通过两级之间的数据联网，学籍管理部门能够很直观地掌握学籍的最新状态;而类似批准、异动等原则性较强的工作则放在学籍管理部门，一定程度上能够稳定学籍状态，避免频繁变动。此外学籍管理部门还担当监督检查和完善制度的工作。

(三)加强学校学籍管理队伍建设

加强高校学籍管理工作，必须首先加强高校学籍管理队伍的建设。学籍管理要顺应技术的进步，这就要求管理人员具有比以往更高的素质来适应这种新的需求。除了要具有较高的思想政治素质、良好的心理素质、扎实的学籍管理业务素质，更要能面对新的形势的发展更新观念，适应网络化信息化的时代要求，依托网络平台，遵循学籍发展规律，并结合本校的具体情况，探索适合校情的新方法新思路，从而提高学籍管理工作的效率和水平，为学校教育教学质量不断提高提供保障。

首先要对国家教育政策法规和学校学生管理条例进行系统的学习、了解，并逐步达到熟练掌握的程度，吃透、理解透每一条规定，尽量能在工作中运用自如。其次要加强学籍管理者业务技术的培训。一方面，是指学籍管理理论的实际应用能力的培养、培训。在管理过程中，要强化理论与实践的结合。学校也要尽量创造机会让大家走出去，学习他人先进的管理经验，把理论与实践有机地结合起来。另一方面，是指加强学籍管理人员对现代化管理手段的运用，提高学籍管理工作效率。面对纷繁复杂的学籍档案、成绩的管理和统计分析，学历电子注册数据上报等内容，计算机和网络在学籍管理中的作用日益显得重要。学校应定期开展计算机、网络知识及学籍管理系统的讲座，把理论培训与技术培训融为一体，提高管理人员的业务素质和理论水平。

(四)加强学校学籍信息平台的管理，建立网络化的学籍管理工作体制

高校学籍管理工作是高校基础数据的重要来源，要求必须及时、准确。学籍学历信息管理平台是教育部加强学籍管理的主要手段，它对规范和监督高校学籍管理起到重要的作用，是高校学籍管理现代化的基本标准。

高校电子注册制度从2001年正式实施到2006年启用在校生管理模块，学生日常学籍管理工作已经进入到了网络化的进程。它是一种运用现代信息技术，实行计算机网络注册管理的方法，是适应当前社会发展形势的合理有效的手段。电子注册实行国家、省、学校三级管理。每个高校都可以进入本校的学籍学历管理平台，将核对无误的学籍信息上传，经省、国家两级审核通过后即可在学籍学历信息网上查询。学籍学历信息平台规范了高校学籍管理和监督高校依法治校的标准，各高校必须以学籍学历信息管理平台为基础，结合本校自身情况做好学籍管理工作，以适应学籍管理现代化趋势的发展。

一般高校在学籍管理操作中会涉及两个系统，一个是国家的普通高等学校学籍学历管理信息系统，一个是学校自己使用的学籍管理系统。目前这两个系统所涉及的管理内容与范围有一定差异，如果把这两个系统并存使用就更发挥其应有的作用，这样既能满足高校自己管理系统的正常运行，又有利于国家网上注册制度的实施。

学籍管理是根据国家有关规章制度实施的带有教育立法性质的管理，规范的学籍管理对整顿学风、建立稳定的教学秩序、调动教师教与学生学的积极性、提高教学质量、形成良好的校风有着重要的保证和促进作用。学籍管理制度体系明确规定了在校学生的行为准则和管理办法，对学生健康发展和学生从入学到毕业的全过程监控具有重要的指导作用，从而保障了学校人才培养方案的实现。

随着改革开放事业的不断发展，市场经济机制的逐步建立，高等学校的学籍管理工作被不断赋予新的使命，社会变革与教育体制改革正促使高校学生教育管理模式由封闭型向开放型转变，由纯管理向服务式管理转变。高校管理要建立在严格、科学管理的基础上，拥有严谨踏实、一丝不苟的态度，坚持实事求是、一切从实际出发、理论联系实际的科学作风，实行科学规范的学籍管理，以促进高校建设，全面提高教育教学质量。