人力资源管理信息系统数据质量治理研究

● 王宣承

■责编/叶风

随着社会信息化程度不断提高，人力资源管理信息系统被广泛应用于不同的企业，它凭借其强大的数据收集、整理、储存和发布功能，为各级管理者提供了便捷高效的信息支持作用，帮助企业构建现代人力资源管理体系，搭建组织架构、岗位体系和员工信息的基础信息平台，建设规范灵活的人力资源管理基础流程体系，打造系统整合、有效运作的选、育、用、留业务平台，极大提高了工作效率，然而在实践中发现，人力资源管理信息系统中的数据普遍存在着不完整、不一致的情况，无法准确及时地反映员工的真实情况。按照信息管理的“垃圾进垃圾出（rubbish in, rubbish out）”理论，如果这一系统的数据质量不能保证，将严重削弱企业人事管理的效率和相关决策的可靠性，值得学术界和企业管理者高度重视。

一、人力资源管理信息系统功能及数据质量的重要性

人力资源管理信息化是应用计算机、网络等先进的信息技术，为企业人力资源管理搭建的一个标准化、规范化、网络化的信息化管理平台。它既满足了人力资源管理部门业务的管理需求，又将人力资源管理生态链上不同的角色（高层管理者、人力资源管理者、用人部门经理以及员工）联系起来，成为企业实行“全面人力资源管理”的纽带，使企业各级管理者及普通员工都能参与到人力资源的管理活动中来。

人力资源管理信息系统通常包含以下主要功能模块：系统管理、信息浏览、信息维护、录用管理、劳动关系管理、变动管理、培养锻炼管理、外派管理、借调管理、薪酬福利管理、离职管理、自助服务、待办事宜、查询统计等，涵盖了人力资源工作中所有的员工管理流程和日常管理内容。从企业实践来看，运行中的企业人力资源管理信息系统已经成为人力资源的“信息管理中心”、“流程管理中心”、“报表管理中心”、“标准管理中心”。

首先，人力资源管理信息系统已经成为“信息管理中心”，实现了涵盖企业所有机构的集中管理控制，支持一站式实时浏览所有员工、机构的最新信息。一般可以按机构、员工编码和人员姓名三种查询方式，对人员基本信息、政治面貌、教育程度、考核信息、奖惩信息、档案信息、业务职务、社会任职等静态信息进行查询和维护。依托人力资源管理信息系统，许多企业建立了员工、机构的信息标准，降低了内部信息共享成本，增强了信息安全风险防控能力，使人力资源管理人员从机械性、重复性的日常事务性工作中解脱出来，更好地提高部门工作效率。同时也提供了强大的信息统计和分析的工具，提升了信息应用价值和信息服务质量。总体来说，该系统有助于实现人力资源管理部门从“成本消耗”部门向“价值创造”部门转变。

其次，人力资源管理信息系统已经成为 “流程管理中心”，实现了人员“进、管、出”的全流程管理，实现对招聘录用、岗位变动、借调交流、外派、离职等的审批管理流程电子化和企业统一化；同时也实现了各类机构“进、管、出”的全流程管理，即新增、撤销、变更等的审批管理流程电子化。人力资源管理信息系统能够突破时空限制，强化集团总部对子公司和多家分支机构的管理，使管理层以及人力资源管理者了解集团的每个员工成为可能，方便其全面了解企业的整体人力资源状况，进而能够迅速、及时进行决策或反应。例如，通过与公司财务系统实现无缝对接，可以在子公司或分支机构层面上集中发放员工薪酬，建立工资计划管理、指标预警，发放流程审核和动态监控的全流程立体化管控体系；通过与“变动管理系统”对接，可以全面监控各种人员的调动、职务任免、借调实习、交流挂职和外派等人员使用流程，并将变动过程自动生成人员工作履历。

第三，人力资源管理信息系统已经成为 “报表管理中心”。它自动生成数信息报表；通过报表定制功能实现二维报表个性化定制；通过综合定制查询功能可灵活设置查询条件；通过固定报表查询功能集成了人力资源管理活动和统计中常用的各类统计报表和花名册；决策分析功能提供了涵盖人员管理、薪酬管理、组织管理等的KPI指标，并可按照地域分布、机构类别、机构归属和管理对象和分析时间等五大维度进行精细分析，分析结果以图形和图表展示，为各级管理者提供全面、及时的决策支持。

第四，人力资源管理信息系统已经成为 “标准管理中心”，实现了企业机构编码和员工编码的信息标准化，成为企业机构信息和人员信息的唯一源头。依托标准化的信息系统，人力资源管理可以实现对各主要业务进行集成处理和直接管理，在各业务模块之间建立了关联，构建上级统一管控的新模式。如干部员工的日常管理工作，包括培养锻炼管理、借调管理、外派管理、干部人事档案管理等，均可在系统中构建了标准规范的业务流程。信息标准化是完成信息加工的前提，是实现信息高效处理和增值的基础，是信息化管理的重要环节。

为了应付频繁的企业重组及人事变动，企业的管理者可以运用人力资源信息系统，方便地编制本企业的组织结构和人员结构规划方案，通过各种方案在系统中的比较的模拟评估，产生各种方案的结果数据，并通过直观的图形用户界面，为管理者最终决策提供辅助支持，使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。

可见，人力资源管理系不仅承担了信息收集、信息加工汇总、报表生成、信息发布的职能，而且成为机构信息和人员信息的唯一源头，是人力资源战略决策的基础，对提高企业人力资源管理系统数据质量意义重大。

二、当前企业人力资源管理信息系统数据质量存在的问题

目前，企业人力资源管理信息系统功能日益复杂，对操作人员的素质要求越来越高。但在系统的实际运行过程中,数据质量问题日益突出,数据失真、信息滞后屡见不鲜,不同子系统甚至同一系统中数据信息相互矛盾现象也时有发生。数据质量的优劣直接影响到人力资源管理信息系统的功能和应用,决定了信息系统所提供的信息能否为企业所用。

从当前企业运营的实际情况来看，人力资源管理信息系统数据存在着如下的质量问题：

1.数据缺失。数据缺失是人力资源管理信息系统最常见的问题之一，由于部分员工在信息录入时缺少重视，以及各业务部门对不同资料的重要性存在差异，导致信息系统的数据不完整。例如，在员工个人信息中，如果姓名职位信息完整而家庭住址数据缺失，这虽然对于绩效考核、工资发放等业务影响不大，可是当需要根据家庭住址就近分配任务或安排班车路线时，家庭住址的信息就显得尤为关键了。

2.数据不准确。数据不准确是人力资源管理信息系统中另一个不可忽视的问题，它包括由于录入错误、缺少核查等原因造成的含糊不清的表述，过于简略的条目；也包括难以解释或无法解释的字段，计算错误的数字，以及古怪的符号等。在信息系统中，可以通过制作“字典表”，对各种变量定义其代码、取值范围和物理名称，以此为标准对超出字典表的数据进行“错误识别”。如“绩效工资”或“工龄”等数据不应包含负数。

3.数据不及时。在大多数企业，员工的个人信息是在入职或调岗时填录的，之后可能很长一段时间内不会修改。而且处于管理方便和信息安全等角度考虑，很多企业的人力资源管理信息系统并未向所有员工开放，员工不能主动参与到个人信息的日常维护过程中，除非在调任或晋升等特别时刻才可能更新。这样一来，员工信息的更新速度就会滞后，导致系统动户率偏低。

4.数据存在逻辑问题。数据的逻辑问题可能表现为诸多形式，最常见的有非同源问题。它是指由于不同的业务部门各自独立的收集数据，而导致不同来源的信息在汇总时出现互相矛盾的现象。例如由于非正式员工的频繁流动，造成在企业集团总部和分公司的数据库中，人员数量或名称的不一致；有时，即使同一部门反馈的数据，也会因为时间、任务情景的不同而产生逻辑矛盾。例如很多员工有不止一个手机或电子邮箱，在先后两次分别填入系统时，可能对系统的数据汇总和处理造成麻烦。另外，对于规模大员工较多的单位，多人重名的现象也经常出现。如不能正确区分这些重名信息，极易产生数据衔接方面的错误。

三、开展人力资源管理信息系统数据治理的措施

为进一步提高人力资源管理系统信息化水平，企业应紧紧围绕提高数据质量与提升考核排名两项目标，多措并举，着力解决人力资源管理系统数据质量问题，充分发挥系统在员工自助服务以及人力资源管理决策分析与战略规划能力，助力提高人力资源管理水平。

1.提高对系统重视度，明确职责分工。人力资源管理系统是一套以现代企业人力资源管理通行模式为参考，覆盖企业各类机构与全部从业人员，涵盖人力资源管理核心功能、分析功能及协同功能的管理型信息系统。为提高对本系统的重视程度，切实保证该系统的数据质量，企业应该就系统各模块信息的维护工作进行了明确分工，确保信息维护责任落实到人。同时，坚持在做好机关本部员工信息维护的同时，同步推动各单位完成本单位员工的信息维护工作。遵循“谁经办、谁维护、谁负责”的信息维护原则，依据业务管理中实际的岗位职责分工，在系统中进行各类人力资源业务操作，以及在业务权限范围内查询和使用信息；负责及时完成相关业务操作，确保系统信息完整准确。

2.突破当前数据维护中的重点与难点，提升数据质量。人力资源管理系统涵盖了人力资源工作中所有的员工管理流程和日常管理内容。从目前来看，许多企业人力资源管理系统在员工个人家庭信息与履职经历等模块数据质量亟待提高。因此，在数据治理工作中应紧抓住这些重点与难点问题，将“短板”补齐，切实提升数据质量。

3.制订完善的数据填录指引，加强培训，保证数据填报质量。人力资源管理系统是一个高度集成的综合化信息系统。为确保系统用户在数据填录时能够准确无误，人力资源部应将牵头制订数据填录的规范，明确工作流程；同时对现有信息管理人员加强培训，完善相关知识技能，强化责任意识，在源头上减少无效数据和错误数据的产生，切实保证数据填报质量。

4.引导员工积极主动开展员工自助维护，提高系统的动户率。目前，企业人力资源管理系统通常已经向所有员工开放了员工自助维护功能。数据治理工作中应积极引导员工主动登录系统开展个人信息（尤其是家庭信息等字段）的维护工作，确保实时更新。在保证系统动户率的同时，切实将触角成功地延伸到每一位员工的身边，使人力资源的信息传递畅通有效，加强内部的信息沟通,并使得全行员工都能参与到人力资源管理的活动中来，提高内部客户满意度。

5.加强考核，开展日常督导和现场的专项检查，切实保证系统使用效果。鉴于人力资源管理系统平台数据的重要性，企业应将各单位人力资源系统维护质量作为各单位人力资源专业考核的指标之一，制定相应考核办法，将数据质量治理全面纳入常态化管理中。由于不同环节的利益追求经常存在差异，应将数据的收集、维护和使用各环节进行统筹规划、协同管理，考核收集环节给出的数据是否使分析效果得到明显提升, 考核维护和使用环节是否监督到位。同时将结合各种专项检查，以操作合规、流程规范、制度健全等手段落实数据质量长效管理机制，进一步提升企业数据质量管理工作水平。

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