医院档案规范化管理的实践与思考

施文大，徐红培，周金萍，戴春阳，田明祥

扬州市第一人民医院，江苏扬州225000

医院档案规范化管理的实践与思考

施文大，徐红培，周金萍，戴春阳，田明祥

扬州市第一人民医院，江苏扬州225000

随着公立医院改革的不断深入，医院信息化建设的持续推进，医院对档案信息的需求也日渐增大。在新常态下，实现医院档案规范化管理是医院档案部门所要面对的新任务、新课题。本文通过我院档案规范化管理的具体实践，并就进一步强化医院档案管理工作提出思考。

档案管理；规范化信息化

医院档案，简而言之就是指医院医院在从事科研、医疗、预防保健、教学、卫生行政管理、药品管理等活动中形成的具有保存和保管价值的各种记录，一般以图表、声像、文字或其他不同形式存在，是一种历史记录。医院档案是医院在工作中制定计划、采取决策的重要依据，也是指导并协助医院各项工作正常、有序运行的参考资料[1]。当前，随着公立医院改革的不断深入，医院管理工作也面临着前所未有的挑战和机遇，医院档案管理工作如何能更好地为医院服务、为社会服务，成为了当前需迫切研究和解决的重大问题。

1 该院档案管理的实践与成效

该院是一所有50多年历史的综合性三级甲等医院，设有东西两个院区，开放床位1600张，病区38个，有17个省、市级重点专科，年门诊量近142万人次，年出院病人近6万人次。医院在不断发展和壮大的过程中，逐步累积了一系列图表、音像、文字等档案，它们作为医院档案的重要组成部分，一直承担着该院厚重历史见证人的角色[2]。就当前而言，如何科学地管理此类档案，逐渐实现档案管理方面的信息化、科学化、规范化，以便为该院今后的发展提供极具有价值的档案资源就显得尤为重要[3]。为此，近年来医院围绕医院档案管理开展了一系列工作，并取得了一定的成效。

1.1 2008年前该院档案工作状况

1.1.1 认识不足，重视程度不够绝多数人认为医院的管理重点是提高医疗技术水平，工作重点是提升医疗质量，为病患者提供更优质和更有效的服务，而档案管理工作投资成本较大，却不能直接产生经济效益，因此他们认为在档案管理工作上，不必专门花费精力和财力，只要简单保管就可以。

1.1.2 管理制度不健全，档案资料零散该院缺乏相应的、完善的归档管理制度，一些档案和资料都随意散见于各科室；由于没有建立对档案资料的搜集、管理、统计和鉴定机制，导致档案不能及时、有效地汇总，档案不够完整。

1.1.3 档案管理人员缺乏管理技能，专业知识滞后医院档案管理者多数为兼职工作者，他们无法将全部精力用于对档案的管理之上，并且大多数档案管理人员，在上岗前都没有经过专门的档案管理知识培训，缺乏档案管理知识和管理经验，还缺乏搜集、整理、统计和鉴定档案资料的意识。并且，在实际工作中对档案管理员的培训和教育也相对较少，由此造成档案管理员档案专业知识落后、管理技能较低。

1.1.4 档案工作管理职责不明，缺乏监督机制医院虽然制定了人员岗位职责和健全、完善的人员管理制度，但在档案管理的制度、考核的标准、管理人员的职责方面涉及得较少。档案管理工作未能及时、有效地纳入科室目标管理中。科主任是科室第一责任人，而平时他们的工作重心大都在人才培养训练和科室经营管理上，对档案资料的收集和整理没有相当的认识，经常呈现随意性，每当各岗位轮换交班时也没有对档案方面的交接，其他部门也无人进行检查和督促，由此导致很多极具价值的档案不断丢失。

1.1.5 硬件设备和设施投入不足由于该院西区医院尚未建成、东区医院医疗用房十分紧缺，所以医院档案用房既狭小又紧张，甚至办公室、档案库房、阅览室常常混合于一处；档案室硬件设施古旧，无法做到防蚊虫、防高温、防潮湿等要求，不利于档案资料的保存；各科室没有专门的地点储藏档案资料，随意地就地堆放，更别提分类归纳和整理了，随着时间的推移，这些原本有用的档案成为了一堆废纸而失去了利用价值。

1.2 该院档案规范化管理的具体实践

1.2.1 建立管理网络，加强领导，不断增强档案管理意识2009年医院设立了综合档案科，建立了档案管理网络，由一名副院长任分管领导，办公室副主任兼任综合档案科科长，配备专职档案员2人，兼职档案员23人，并明确了各级各类人员岗位职责。2009年12月，医院院长组织召开医院档案管理专题工作会议，进一步强调了档案工作的重要性，希望医院档案管理人员要结合实际，积极探索医院档案的组织体系管理模式和运行机制，处理好医院档案管理“统”与“分”的关系，并对全院各职能部门负责人提出了具体的目标和要求，全院档案管理意识在逐渐增强。

1.2.2 建立健全制度,落实责任,促进档案规范管理为加强档案管理，综合档案科制定并陆续修订完善了12个档案管理工作制度，通过档案制度的执行，使档案工作朝着规范化管理方向发展。针对多年来医院档案各处室各自存放、分散保管、随意使用等情况，医院提出档案需集中管理，要求综合档案科专门负责全院档案的管理工作。因此，综合档案科结合医院实际，编写了《归档文件保管期限表》《文件材料归档范围》《档案实体分类大纲》等多种规范性文件，统一了标准，并通过院内网络发至各处室，要求各处室平时按归档范围做好文件材料的收集、整理工作，在规定的时间内移交至综合档案科，使档案管理基础业务建设工作得到了进一步规范。

1.2.3 加强学习，严格要求，提升档案管理水平面对综合档案管理工作内容新、范围广、任务重、责任大等挑战，医院选派档案管理员参加各级各类档案管理培训班学习。专职档案员深入各处室对兼职档案员进行一对一的培训，协助兼职档案员对形成的文书档案进行全面的重新整理、归档，拾遗补缺。综合档案科以档案管理达省级目标为标准开展工作。专职档案员对各处室移交的档案严格把关，对不符合要求的一律退回并提出整改意见，确保档案质量。同时，在文件材料形成时，严把质量关，认真检查发文的拟稿、核稿、签发手续是否齐全，不符合规范不予编号；在检查发文书写质量时，发现铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写或修改稿及时退回；保证装盒前装订整齐，印章清晰，保管期限划分准确，分类科学，组卷合理。对案卷的外观、排列等从严要求，一步到位。综合档案科共整理形成自2002年以来的档案12424卷（件)，其中人事档案1404卷，文书档案3571件，会计档案4572件，成果档案133件，科研档案：64件，基建档案1064件，设备档案108件，声像实物档案1511件。

1.2.4 注重投入，完善设施，为档案科学管理提供保障早在新的西区医院建设之初，医院就对档案室的设置进行了科学规划，专门选择较为安全的楼层作为档案库房所在地。西区医院启用之后，为实现档案的集中统一管理，专门设立档案用房，安排三间办公室作为医院档案室，面积达150多平方米，实现了档案室办公、阅档、库房“三分开”。不仅能存放现有档案，而且有五年的余量。为改善档案室条件，医院投入大量资金添置设备，使档案库房达到“七防”要求，基本做到防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防虫，有效地避免档案霉变、虫蛀、破损、褪色等现象的发生[4]。并且配备了扫描仪、计算机、复印机、激光打印机、数码相机、中央空调、温湿度计等设备，确保档案存放安全，方便查阅和利用。按照档案管理的要求，医院购置省档案局统一编制的档案管理专用软件系统，极大地改善和提高了该院的档案管理水平，促进了档案管理的信息化和规范化建设。

1.3 该院档案规范化管理取得的成效

管理档案的目的最终还在于利用。近几年来，该院档案管理人员本着“为医院业务服务、为部门服务、为社会服务，为领导服务”的指导思想和原则，着眼更好地促进医院档案的开发与利用，编制了案卷目录、归档文件目录、统计台账等共21种55册检索工具，在检索工具方面，完善了全宗介绍、案卷目录等检索工具，并将文书、会计、成果、科研、基建、仪器设备、声像实物等档案目录输入计算机，提高了检索效率。在汇编方面，编写了《基础数字汇编》《干部任免》《发文汇集》《组织机构沿革》《大事记》等8种编研材料。综合档案室年均提供查阅档案百余人次，如医院东区医院在改、扩建工程，通过档案查找到过去的气象、地质勘察、水文等资料，有效避免了重复勘测，不仅节省了大量的资金和人力物力资源，也为改建、扩建工作的进度争取了时间。

2011年9月，江苏省三星级标准档案认定组专家对医院档案工作进行认定验收。认定组专家们一致认为该院档案工作领导重视，制度完善，网络健全，档案分类大纲、归档范围、保管期限表合理；档案质量符合规范要求；档案保管保护措施基本到位；检索工具较多，能利用计算机辅助检索管理档案，统计台帐齐全，编研材料能为医院各项工作的开展提供了积极有效的服务。认定组为该院档案工作打出了96.5的测评高分，宣布该院档案工作获得《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》三星级标准认定。该院由此成为扬州市直医院第一家通过省三星级档案管理标准认定的单位。目前，该院正以此为契机，进一步提高档案管理现代化、规范化管理水平，致力打造档案管理示范样板，以便更好地为医院工作服务，努力创建江苏省四星级档案室。

2 对医院档案规范化管理工作的思考

2.1 医院档案管理中现存的不足和问题

近年来，医院档案室经历了从无到有、从无序到有序、从封闭式到开放式的巨大转变，档案管理工作得到了医院各部门及上级领导的认可及赞许，但仍存在着以下两方面问题：

2.2.1 档案管理工作条理性、系统性不够档案管理条块分割、多头管理，如：病历档案由病案室保管，而体检档案、医技检查档案则由各相应业务科室管理，档案的分类、编号、排列方法各不相同。

2.1.2 档案管理的数字化、信息化程度不高目前人工收集、检索档案仍占较大比重，尚未建立起良好的数字档案管理接收平台，高科技在档案管理中的作用尚未体现，无法实行实时的数据交换，不利于档案的收集、整理和利用。

2.2 进一步加强医院档案管理工作的思考

只有冲破思想观念障碍，突破利益固化藩篱，坚持与时俱进，开拓创新，才能开创档案管理工作的新局面，也只有通过档案的完整的记录，才能将医院精神文化传承下去，不断总结、积累、沉淀，才能形成丰富多彩的医院文化[5]。目前，该院正不断扩大综合档案科的职能与业务范围，努力破除医院档案多头管理的格局；同时将档案信息管理纳入医院信息化建设总体规划进行统筹安排，积极探索实行档案、信息一体化管理，以便更好、更好效地发挥档案资源在医院发展和改革中的重要作用。

①拓宽综合档案科的职能与业务范围，让档案工作归口管理，努力实现“一家管理，大家受益”的局面。对暂时不具备归口条件的部门，要规范其档案管理办法，保证档案管理工作的连贯性和整体性，并努力实现各部门间档案的适度共享。要形成有效的档案管理会议制度，以便快速、及时发现档案管理工作中存在的缺点和问题并得以妥善解决。

②采用现代信息技术方法，对已有的纸质档案采取的方式是进行电子归类和整理，并将某些重要的档案进行扫描，以便于存档，对其他收集和鉴定后的档案，通过电子分类的形式对其一一进行编码，方便及时查找和定时更新。加强档案信息化和规范化人才队伍的培养和建设，致力培养符合现代化档案管理工作要求的多方位型人才。建立档案管理系统、档案采集系统以及网上查阅系统，在确保文件无害和安全的基础上，对档案信息进行网络和数字化管理，以此不断促进档案管理工作的现代化进程。

[1]董新刚.医院档案管理工作中存在的问题及对策[J].中国继续医学教育，2015(1)：33-35.

[2][3]王嘉喜，王莹.论医院档案管理存在的问题及对策[J].中国医学创新，2011(17):109-111.

[4]金先婕.浅谈企业设备档案工作科学管理法.大观周刊[J].201(37)：106.

[5]王敏.浅谈医院档案管理工作与医院文化建设.华人时刊[J].2014(4): 16-18.

Practice and Thinking hospital standardized management of archives

SHI Wen-da，XU Hong-pei，ZHOU Jin-ping，DAI Chun-yang TIAN Ming-xiang
Yangzhou City People's Hospital，Jiangsu Yabgzhou，225000 China

With the deepening of the reform of public hospitals,continue to promote the construction of hospital information,the hospital is also demand for an increasing archival information.In the new normal,implement standardized management of hospital records is a new mission hospital records departments have to face a new topic.Through practice standardized management of our hospital archives,and by thinking on further strengthen the management of the hospital archives.

File managment；Standardzation infomation

R7

A

1672-5654（2015）04（b）-0073-02

2015-01-04）

施文大（1987.5-），男，江苏盐城人，研究实习员，2010毕业于南京医科大学，卫生管理专业。

田明祥（1960.5-），男，江苏江都人，研究员职称医院管理硕士学位。