档案管理在医院管理中的重要性与作用

葛春艳

青岛市海慈医疗集团，山东青岛266033

档案管理在医院管理中的重要性与作用

葛春艳

青岛市海慈医疗集团，山东青岛266033

档案是个人或组织在社会实践中逐步形成的，能够清晰完整的记录固化信息的作用。医院档案是在创办医院宗旨指导下，按照医院的要求，在从事医疗、管理、科研等活动中所形成的医疗业务、党政管理、教学科研等档案的总和。它真实记录医院各项工作，同时又是医院历史发展的见证，为医院的重大决策提供依据。档案管理对医院的发展具有非常重要的作用，它在医院制定决策、医院现代化管理以及彰显医院文化等方面都起着推动作用。重视医院档案管理是保证医院发展的前提条件。该文着重分析了医院档案管理中存在的问题。阐述档案工作在医院管理中的重要性，并提出发挥档案管理作用价值的几点建议。

档案管理；医院管理；重要性；作用价值

医院档案管理作为医院的权威凭证和原始记录，是医院决策和工作计划的重要依据，是保证医院各项工作正常运转的基础。档案管理虽是基础性工作是医院管理中最重要的部分，随着社会不断进步，档案资源的社会价值将会越来越被人们认知，不仅要重视对档案的保管保护，更要重视它的开发利用，以此达到资源共享的目的。本文着重在档案管理在医院管理中的重要性、作用及价值等方面进行阐述。

1 档案管理在医院管理工作中的现状及存在的问题

1.1 档案管理制度不健全，档案利用率低、收集率不高

医院虽然在人事、后勤、医疗以及行政方面制定了健全的制度，但关于档案管理这方面，制定健全制度的医院少之又少。长期以来，医院对于档案管理都是采用针对性的管理，如在科技档案、会计档案以及文书档案等方面进行管理，其他档案管理交由业务部门进行管理，从而使医院内形成多个档案管理部门的格局，导致医院档案收集率下降，内容残缺。同时，医院对档案的管理采用重“藏”“轻”用的管理方式，对档案所产生的社会效益与经济效益缺乏宣传，导致公众不知如何利用档案，从而使档案的利用率严重偏低。

1.2 档案管理员综合素质低

大多数从事医院档案管理工作的人员都是兼职、非专业人员、年老的、人员流动多，档案管理员综合素质偏低，工作没有积极性以及主动性，档案工作脱离医院各项工作，档案人员关于档案资料都是被动接受，参与医院的各项工作几乎很少，各类文件无法尽快收集，致使宝贵资料流失，没有归回档案室。另外，医院对内部人员进行培训时，主要针对医疗技术人员的培训，完全没有将档案管理人员列入培训计划中，导致档案管理人员的管理水平跟不上时代的发展。

1.3 医院对档案硬件投入少

由于医院把工作的重心放在医疗上，导致档案室用房紧张，空间很窄，达不到安全管理档案的要求。另外，由于档案管理在技术以及管理水平方面严重落后，阻碍了档案管理工作的发展。近年来，随着计算机技术应用，医院管理手段有所提升，然而，在档案收集方面，医院仍是采用手工收集的方式，使档案不能尽快归档，不利于档案管理工作的进行。目前，电子档案应用越来越广泛，部分医院采取建立电子档案系统[1]。然而，电子档案未能经过档案管理人员允许直接归入档案系统中，导致软件使用时出现各种情况，给档案管理人员带了不便。

1.4 医患关系导致病案未被重视

在医疗纠纷中，双方争夺最主要的还是病案。因此，病案管理最主要的任务就是完善病案管理，提高患者病案书写的质量。

2 档案管理在医院管理工作中的重要性

2.1 档案管理是医院文化的传承

医院文化关乎着医院的精神，它是创办医院的宗旨，同时又是医院在价值导向、社会形象与管理理念等方面的一种综合体现[2]。医院文化的形成是源远流长的，并不是一朝一夕的，是在医疗卫生体制中不断沉淀、不断总结出来的。医院的档案是社会实践与历史发展的原始资料，其中包含了丰富的医院文化。因此，做好医院档案管理，进而使医院文化在档案中不断沉淀、积累以及总结。

2.2 医院档案管理支持开创未来科学、总结过去以及正确把握现在

医院档案是把医院各种情况真实记录下来，是对医院历史发展的总结。医院档案不仅是对前人研究的总结，而且也是为后人推动医院的发展提供了条件[3]。通过档案，我们可以吸取前人的教训，作为我们的经验，而且能够从中找出事物发展规律及内在联系，为当下和今后医院的发展打下了基础，这就是医院档案信息属性的作用。医院管理要井井有条条，是加快医院发展步伐以及促使医疗事业不断发展的重要保障[4]。

2.3 医院档案管理为医院现代化建设以及科学化发展提供依据

21世纪是经济与知识并存的时代，在信息、知识、资源的积累和运用对医院科学化发展及现代化建设方面起着决定性作用。以前医院管理采用粗放式和经验式的管理方式，随着社会的发展，逐步转变为科学化、密集式的管理模式，而且医院档案管理员对档案管理的认知越来越深，深刻地明白医院档案资源在社会产生的经济价值以及社会价值，懂得如何利用档案的信息资源提高医院的经济效益、社会效益以及综合竞争力。其次，医院档案管理在临床医疗的改进和提高、专业学术交流和研究以及医学科研的应用和开发等方面提供重要依据[5]。通过医院档案管理，可以使临床治疗、专业学术以及医学科研之间相互促进、相铺相成，对医院现代化建设和科学化发展起到了促进作用。

2.4 医院档案管理在医患关系与医疗纠纷方面提供了依据

目前，医院医疗纠纷形势严峻，医患关系也越来越严重，在国内外医疗环境中，医患矛盾不断恶化。医院档案是医疗活动最原始的记录，为法律提供依据。医院档案对医患活动能够进行真实的记录，进而为维护医患双方的合法权益提供依据，便于医患双方行驶自身的权利，同时又能让医患双方遵守自己应该履行的义务[6]。

2.5 医院档案在医院的经济效益和社会效益方面起到重要作用

医院档案具有真实性、原始性等特点，这就可以使医院档案通过网络、报纸等手段转化为体现医院发展历程以及医院文化的专著及回忆录等医学宝库，从而为医院创造更多的经济效益和社会效益，有利于我国医疗事业的发展[7]。

3 充分发挥档案管理在医院管理工作中使用价值

3.1 加强医院档案基础性管理

要充分发挥档案管理的使用价值，首先，要加强医院档案基础性管理。医院档案管理员每天除了对档案进行收集、整理等工作外，最主要的工作就是做好检索、研究、编目工作，建立健全档案管理体系以及档案汇编等参考资料，要对档案进行更新，从而达到医院管理的要求[8]。

3.2 树立档案管理开发利用观念

医院档案管理者的思想常常会受到传统管理理念的禁锢，没有充分意识到医院档案所具有的价值[9]。因此，医院部门与部门之间要密切配合，做好关于医院档案的开发利用工作，通过医院档案科学化管理促进现代化建设的不断发展。

3.3 完善档案软件和硬件设施，培养高素质管理人才

有效利用医院档案管理，就必须加强档案存库的保护与建设工作，使医院档案不受到破坏。另外，计算机软件随着知识经济的到来而被广泛应用，医院应该尽快建立信息化档案系统，运用先进的管理软件对医院档案进行有效的管理与使用[10]。保证医院档案管理事业向着持续稳定发展，就需要培养一批高素质的档案管理人才。

4 结语

综上所述，通过加强档案管理工作，从而使医院档案管理水平得到提升，同时提高医疗事业、医院管理等方面的教学水平。适应医疗事业的发展以及社会的不断变化。对档案管理模式不断创新，以此提高档案管理的效率，发挥医院档案管理的作用，推动医院档案管理的发展，使医院档案管理走向新的高度。做好医院档案管理工作，开创医院管理的新格局，为医院现代化建设和医疗事业的发展提供保障。

[1]Pascalina Chanda-Kapata,Emmanuel Chanda,Freddie Masaninga,Annette Habluetzel,Felix Masiye,Ibrahima Soce Fall.A retrospective evaluation of the quality of malaria case management at twelve health facilities in four districts in Zambia[J].Asian Pacific Journal of Tropical Biomedicine,2014（6）:498-504.

[2]刘京青.加强医院档案管理建设的重要性[J].办公室业务,2013,7(19): 190.

[3]张星黔.医院医疗设备档案管理的重要性[J].贵阳中医学院学报,2013,34 (1):268-269.

[4]解锦红.浅析医院后勤档案管理的重要性[J].办公室业务,2012,4(21): 30.

[5]雷金华.试论档案管理对医院文化建设的重要性[J].办公室业务,2013,21 (9):179.

[6]Wei-Rong Tang,Roger J Smales,Hui-Feng Chen,Xiao-Yu Guo,Hai-Yan Si,Li-Ming Gao,Wen-Biao Zhou,You-Nong Wu.Prevention and management of fractured instruments in endodontic treatment[J].World Journal of Surgical Procedures,2015（1）:82-98.

[7]苗正.综合档案在三级甲等综合医院评审中的重要性[J].城建档案,2014,15 (8):94-96.

[8]曾冬梅,张正军.精益管理在医院档案管理中的应用[J].兰台世界,2012,17 (4):53-54.

[9]杜鹏飞,张轶森.医院档案管理的重要性及策略研究[J].科学中国人, 2014,13(21):22-23.

[10]Mingliang LIU.Database Management System Construction for the E-valuation Results of Intensive Land Use in the Development Areas of Hunan Province[J].Asian Agricultural Research,2013（12）:54-58.

Archive Management in Hospital Management Importance Value and Function

GE Chung-yan
Qingdao haici medical group，Shandong qingdao 266033 China

Archives is a person or organization gradually formed in the social practice,to clear a complete record of curing information.Hospital records is in hospital under the guidance of the purpose,according to the requirements of the hospital,is engaged in medical treatment,management,scientific research and other activities in the medical business,which is formed by the party and government management,teaching and scientific research files combined.It was a real record all work of the hospital,is the witness of history of hospital development at the same time,provide the basis for hospitals to make major decisions.But increasingly highlight the importance of hospital archives management,attaches great importance to the hospital archives management is the premise of guarantee the hospital development,archive management has a very important role to the development of the hospital,its decision-making in hospital,hospital modernization management and akira

File management；Hospital management；The importance of；Function value

R197.322

A

1672-5654（2015）04（b）-0084-02

2015-01-13）

葛春艳（1972.9-），女，山东青岛人，本科，馆员，研究方向：综合档案管理。