医院档案管理信息化建设研究

王钧

寿光市中医医院病案室，山东寿光262700

医院档案管理信息化建设研究

王钧

寿光市中医医院病案室，山东寿光262700

档案是一种宝贵的信息资源，在各个行业中起着重要的作用，具有原始性和不可再生性，医院档案是医院发展的原始性记录，是医院在日常诊疗经营活动中形成的，具有保存价值的原始记录资料。随着医院的发展，公立医院改革的深入，档案的重要性也日益突出，而原始的记录方式、储存方式已无法适应当今社会的发展需求，医院档案信息化建设严重滞后，影响和制约了医院档案资源的开发和利用，因此，建设现代化的医院档案管理系统成为医院发展中必须逾越的门槛。

医院档案；信息化；建设

档案是重要的信息资源，是医院历史发展的原始记录和权威凭证，对医院的重要性不言而喻。随着社会的发展，要求医院加速实现日常工作信息化。在信息化建设的大背景下，对医院档案管理工作提出了新的要求，要求同步实现医院档案管理工作信息化、现代化[1]。

1 档案信息化建设的内涵

档案信息化建设的内涵是应用信息化技术对档案的集成、鉴定分类、编目、排序、检索、归档、保存等进行高效的管理，实现信息的数字化和网络化，达到信息的收、发、储存一体化，用信息流调控档案物流，最终实现“无纸化”办公，实现档案管理模式的新变革[2]。档案信息化建设的核心是医院局域网的建设，其软硬件基础设施的建设是档案信息化的基础条件。具体说来，要实现以下几方面。

①数据资料信息化。应用扫描仪、计算机、网络等设备把应存档的文件、数据资料信息以规范统一的格式录入信息系统，以便进行相应分类、处理。

②工作流程信息化、规范化。通过专门的信息系统软件对录入的档案进行分类、排序。确定规范、统一的工作标准是前提，尽量减少人为调控和干预。医院办公自动化系统要与建设的档案信息化系统相兼容，并具有相应的扩展功能。

③档案检索信息化。在实施分级授权检索制度的前提下，通过医院信息化系统可随时检测到相应权限范围内所需要的存档资料、记录、文献等[3]。

2 目前医院档案管理信息化建设中存在的问题

当前，医院档案信息化建设仍存在不少问题，有的问题甚至成为严重阻滞医院档案信息化建设的“瓶颈”。这些问题主要表现在医院特别是医院领导档案管理信息化意识不强；有关医院的档案管理软件系统缺乏、滞后；缺乏医院档案管理的统一标准；缺乏专业化档案管理人员[3]具体内容如下。

2.1 医院档案管理信息化意识不强

长期以来，医院重医疗、轻职能后勤的观念一直未得到根本改变。从目前看来，大多数医院都已为临床一线科室上了HIS、PACS等信息系统，临床工作已初步实现信息化。但档案管理工作却长期得不到医院领导的重视，认为给医院带不来经济效益，没有必要在这方面投入过多。医院档案信息化建设投入严重不足，导致大多数医院的档案管理工作仍然沿用传统的管理模式，医院档案信息化建设的重要性没有引起足够的重视，信息化建设进展缓慢[3]。

2.2 医院档案管理软件系统开发、更新缓慢

由于认识的偏颇，现在的软件开发公司往往重视眼前利益，重视医院医疗、财务等软件的开发、利用，对档案管理软件的开发不够重视，导致档案管理软件的开发速度和水平滞后。从医院应用的现状看，医院档案管理软件系统开发的速度远低于计算机硬件技术的发展，随着档案利用需求的快速增长，医院现有的档案管理软件远不能适应需求。开发可兼容性、可扩张性的医院档案管理软件系统势在必行。

2.3 医院档案管理缺乏统一的标准，统一的电子文件的法律地位尚未明确

现代档案管理需要一个标准化的管理方式，从最初的收集、整理到最终的录入、归档都需要做到条理清晰、分类明确，以确保档案纪录的完整，避免遗漏内容，做到准确无误。从而实现工作流程的标准化，进而实现档案的价值。医院的档案管理更应如此，而现在医院档案管理缺乏统一的标准已成为医院档案信息化建设的“瓶颈”。由于部门条块分割、互不统属，缺乏统一的标准，已影响到档案的归类、管理及资源共享。就目前而言，主要表现在医院病历病案、统计系统、收费系统、招投标部门等条块分割，各部门的特点不同，不同部门制定不同的规格标准，加大了医院档案整合的难度，使得档案信息资源无法实现共享。在医院档案信息化建设中，没有统一的规范和标准，信息的录入、归档就难以顺利完成，医院档案的信息化管理就难以实现。另外，社会上对电子公文、电子签名的法律效力的规范化、标准化尚未达成共识，电子公文的权威性、公信度、时效性受到影响，短期内尚无法摆脱对纸质文件的依赖[4]。

2.4 档案管理专业人才缺乏，难以满足档案管理信息化的需要

档案管理信息化要求工作人员要有相应的熟练的计算机操作技能，有获取判断运用信息的能力，精通的档案业务知识。适应上述要求的医院档案管理专业人才缺乏使得医院档案管理信息化工作推进困难重重。医院档案管理人员老龄化严重，专业性差，缺乏既懂得医院档案管理又懂得计算机技术的专业人才是目前医院档案管理队伍的现状。主要表现在两个方面：一是人员知识结构单一，在应用计算机网络技术方面存在着很大的局限性；二是专职的档案管理人员缺乏，且老龄化严重，知识老化，因循守旧，创新不足。

3 加强医院档案管理信息化建设的措施

3.1 提高医院档案管理信息化意识

提高医院档案管理信息化意识是医院档案管理信息化的关键，只有医院特别是医院领导重视医院档案信息化建设，改变以往重医疗、轻管理的观念，为医院档案信息化提供有力的支持，医院档案信息化建设才能实现。档案管理信息化是医院管理现代化的重要标志。对医院领导者而言，应充分认识到医院档案信息化建设对医院整体工作的推动作用，重视医院档案信息化建设工作。并通过宣传使全体职工认识到医院档案管理信息化的重要性，提高医院档案管理信息化意识[5]。

3.2 加快医院档案管理软件的开发，促进医院档案管理软件加速升级换代

加快医院档案管理软件的升级是促进医院档案管理信息化的重要环节。有需求才会有开发，在这方面医院要舍得投入。对医院而言，档案管理软件的升级是医院档案管理信息化的基础和必要条件，这种开发和升级要结合医院的实际情况进行。一般来说，医院一定要选用正规的软件公司，建立适合医院管理特点的软件系统，并可与医院原有的行政办公系统相连接，具备强大的扩容、兼容功能，从而实现文件的形成、报送、接受、分类、整理等全过程的计算机管理。

3.3 制定统一的医院档案规范标准，尽快确立电子文件的法律地位

档案管理标准化是保证档案信息有序归档、充分利用的前提条件。在医院档案管理信息化建设过程中，制定统一规范的标准是档案充分利用的前提条件，医院要根据档案管理规定并结合自身特点，在档案管理部门的指导下，制定统一规范的标准，以实现医院档案的规范化、标准化。在全国电子文件的法律地位短期内尚难确定的情况下，医院可以推动本地区、本部门先行一步，通过有关地方性法规，确立电子文件的法律地位，设置统一的技术操作标准，统一的电子文件格式，确保电子文件的有效性和完整性，建立健全电子档案管理制度[6]。

3.4 提高医院档案管理人员的综合素质，培养医院档案管理专业性、复合型人才，建立一支适应档案管理信息化的人才队伍

档案管理人才是医院档案管理信息化建设的重要支撑，在医院档案管理中，培养一支高素质的档案人才队伍，可以为医院档案管理信息化提供强有力的智力支持，促进医院档案管理信息化建设的健康发展。要摒弃那种档案管理岗位就是“二线”岗位的陈旧观念，配备适合岗位特点的专业人员，并对原岗位人员采取“自学为主、培训为辅”定期或不定期开展业务学习、培训，尽快提高档案管理人员的素质。同时，落实档案管理人员在职称晋升、外出培训学习等方面的待遇，吸引和培养既懂档案管理又懂计算机操作和卫生事业管理的复合型人才加入医院档案管理队伍，改善队伍结构，从而促进医院档案管理水平的不断提高[7]。

综上所述，医院档案管理信息化建设是一项综合的系统工程，具有长期性和复杂性。档案管理信息化是医院信息化建设的重要组成部分，医院在实现临床管理信息化的同时，必须同时注意推动医院档案工作信息化，只有这样，才能促进医院整体信息化水平的不断提高，真正实现医院的现代化管理目标。

[1]谢海仙.医院档案信息管理的作用分析及常用措施[J].管理观察,2013（32）:191-192.

[2]何祯怡.“问诊”医院档案管理信息化[J].信息化建设,2013（11）:56-57.

[3]王晓萍.综合档案信息化对医院管理的作用[J].中国数字医学,2014（2）: 106-108.

[4]李秀云,李莉,段慧.浅谈医院档案管理的现状及档案信息自动化的管理对策[J].中国医刊,2014（10）:101-102，104.

[5]张轶森,杜鹏飞.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].信息技术与信息化,2014（10）:134-135.

[6]陈思卓,吴靖.实现医院档案管理信息化策略分析[J].企业改革与管理, 2015（3）:165-166.

[7]赵丽.新形势下医院档案管理信息化建设研究[J].企业改革与管理,2015（8）:82.

Studies on Hospital Construction Archives Information Management

WANG Jun
Medical Records Room,the Chinese Medicine Hospital of Shouguang City,Shouguang,Shandong Province,262700 China

The archive is a valuable information resource,plays an important role in all sectors,with the original and non-renewable,hospital records are the original development of hospital records,hospital treatment in daily business activities in the form of, preserve the value of the original record data.With the development of the hospital,in-depth reform of public hospitals,the importance of archives has become increasingly prominent,while the original recording,storage methods can not meet the development needs of today's society,the hospital is seriously lagging behind the file information,influence and restrict the hospital development and use of archival resources and,therefore,the construction of a modern hospital records management systems become hospital development must go beyond the threshold.

Hospital records;Information technology;Construction

R19

A

1672-5654（2015）04（b）-0103-02

2015-01-15）

王钧（1974-），男，山东寿光人，本科，寿光市中医医院病案室主任，馆员，主要从事医院病案管理工作。