集装箱码头企业借助SAP优化内部控制系统的实践及启示

庄宗磊

摘要：内部控制是企业进行自我调节和约束的重要内在机制。随着ERP系统在集装箱码头企业的广泛应用，如何利用信息化手段整合和优化内部控制系统已成为众多集装箱码头企业信息化过程中面临的突出问题。文章简要分析了当前我国集装箱码头企业信息化概况，并且结合实际情况，提出了集装箱码头企业借助SAP优化内部控制系统的启示。

关键词：集装箱码头企业 内部控制 SAP系统 启示

完善、高效的内部控制系统是现代企业提升内部管理水平，提高运营风险防范能力的有力保障。随着信息技术的不断发展，ERP系统在集装箱码头企业的广泛应用，如何利用信息化手段整合和优化内部控制系统已成为众多集装箱码头企业信息化过程中面临的突出问题。本文通过对集装箱码头企业内部控制系统的关键业务控制程序进行分析，总结其利用SAP系统进行内部控制系统优化的实践，以期为集装箱码头企业运用信息系统优化内部控制系统提供借鉴。

一、集装箱码头企业信息化概况

集装箱码头企业主要经营集装箱港口装卸及海铁联运、仓储、堆存、拆装箱等集装箱相关业务。随着集装箱运输的高速发展，市场竞争压力的不断加大，为满足码头作业及管理的需要，提高信息化管理水平已成为现代集装箱码头企业必备的经营条件。因为诸多历史原因，全国集装箱码头企业管理信息化水平参差不齐，大部分企业都是在生产经营过程中逐步建立会计核算、物资管理以及码头管理相关信息系统，且相关系统各自独立运行，系统间集成性不强，缺少集中统一的信息管理平台。

鉴于之前的会计核算系统与其他业务管理系统没有实现实时全面集成，导致集装箱码头企业各信息系统之间出现了“信息孤岛”现象，为此，相关企业非常重视ERP系统的应用。SAP因其强大的数据提取与集成功能，并且覆盖了企业的财务、采购、库存、生产、商务等各个方面，实现了上述模块的全面集成，所以较多集装箱码头企业均上线运行了SAP系统。在SAP实施过程中，相关企业对其原有的物资管理、商务计费系统等相关业务流程进行了重组与优化，以满足SAP系统运行的控制要求。

通过实施SAP，集装箱码头企业不仅实现了业务流程的有效集成，而且在内部控制系统优化上也取得了显著效果。利用SAP系统的实时集成功能，将原有的物资管理、商务计费系统数据及时导入SAP，并对原系统核心业务流程进行全面重组与固化，同时将物资系统、商务计费系统的关键控制点前移，进一步强化了生产物资、业务收入的管控力度。通过SAP与内部控制的深度整合，集装箱码头企业优化了内部控制系统，提高了内部控制系统运行的有效性。

二、集装箱码头企业的物资管理、商务计费控制流程

因为集装箱码头企业内部控制是以物料消耗、业务收入管控为重点，所以要实现内部控制系统的优化，必须要借助信息化手段对企业物资管理、商务计费控制流程进行重组与整合。相关企业在SAP项目实施过程中，对以上业务控制流程进行了全面梳理分析，重新制定了物资管理、商务计费业务流程，通过开发物资管理、商务计费系统接口，将相关业务系统控制流程嵌入到SAP系统中，实现了企业主要控制程序的集成化，强化了物资管理、商务计费的控制效果。

集装箱码头企业物资管理、商务计费控制流程如下：

（一）物资管理控制流程

1、物资采购管理

一是企业所有供应商档案必须上报集团进行审核，只有经审核批准后的供应商才能录入SAP系统，进行日常物资采购业务；二是钢丝绳、轮胎、润滑油、柴油等大宗生产物资采购由集团指定供应商，进行物资集中采购管理；三是采购申请严格按照企业采购管理规定进行逐级审批，确保所有采购业务均得到有效控制；四是采购入库物资必须与采购申请一一对应，并将采购入库单实时传入SAP系统，以有效控制库存规模；五是供应商发票必须在SAP系统应付账款模块中与相关入库单逐一进行校验核销，以确保应付账款信息的准确性。

2、物资领用管理

一是所有生产物资的领用申请必须按企业物资领用管理规定进行相关审批；二是物资管理人员根据批准的申请单在物资系统中编制物资出库单，同时将出库单实时传入SAP系统，传入系统后，物资系统不能再对出库单进行任何更改，若需更改，必须提交相关批准手续，并先将SAP系统信息进行更改后，方可在物资管理系统对物资出库单进行相应更改。

（二）商务计费控制流程

1、计费账单管理

一是所有码头作业账单计费后，均实时传入SAP系统，确保作业收入确认的及时性；二是计费账单传入SAP系统后，商务计费系统即不能对原账单进行修改，若需进行修改，必须提交相关批准手续，且须先将SAP系统信息修改后，方可在商务计费系统中对原账单进行修改，以保证计费账单信息的一致性。

2、费用发票管理

一是所有码头作业费用发票开具后，均实时传入SAP系统，确保应收账款确认的及时性；二是费用发票开具后，实时将相关发票号写入SAP系统对应计费账单中，以动态监控费用发票开具的及时性；三是客户账款回收后，须在SAP系统应收账款模块中按发票号逐一进行应收账款核销，以强化客户应收账款的管理。

三、集装箱码头企业内部控制系统优化的显著效果

集装箱码头企业之所以能够实现内部控制系统的全面优化，主要是因借助于SAP系统，利用信息化手段整合和优化内部控制系统关键业务控制流程，实现了以下内部控制目标：

（1）通过SAP系统，对企业信息系统进行了全面、整体的科学规划与设计，构建了高度一体化的信息管理平台，消除了信息孤岛，提高了企业经营管理效率。

（2）优化、重组了企业主要业务流程，将生产经营管理流程、关键控制点和处理规则融入企业业务管理系统中，实现了手工环境下难以实现的控制功能。

（3）通过SAP系统，完成了企业各业务模块之间的衔接，强化了内部信息集成和共享，完善了内部信息报告系统，提升了企业经营管理决策水平。

（4）利用SAP系统的灵活性与开放性，实现了企业内部控制系统与原有信息系统嵌入式的全面集成，为企业内部控制工作的持续完善和优化奠定了坚实基础。

四、集装箱码头企业内部控制系统优化的启示

（一）科学规划，有序推进

对于集装箱码头企业而言，因为企业所处发展阶段的差异性，信息化水平与内部控制体系建设基础的多样性，企业应根据自身的特点与生产经营情况，科学制定企业内部控制系统建设目标，合理规划企业信息化发展蓝图，有序实现企业管理信息系统的全面集成。切不可一味追求信息系统的先进性与内部控制系统建设的完善性，进而导致企业的生产经营缺乏灵活性，最终成为制约企业科学发展的障碍。

（二）重组流程，有的放矢

鉴于集装箱码头企业原有内部控制系统没有与业务流程实现完全融合，要借助ERP系统实现内部控制系统的全面优化，势必需要对企业原有业务流程进行全面梳理分析，并对不符合内部控制要求的关键业务流程进行重组，以充分利用信息系统的可集成性，将内部控制融入公司经营管理和业务流程中，进而提高内控制系统建设的效率和效果。不能本末倒置，对原有业务流程不进行有效重组，而让ERP系统去适应原本不符合企业内部控制要求的业务流程，出现“为了上ERP而上ERP”的现象。

（三）全员参与，从心出发

内部控制贯穿于企业决策、执行与监督的全过程，覆盖了生产经营的所有业务和事项，可以说全员参与是决定企业内部控制成败的关键。特别是在实施ERP系统后，企业原有内部控制程序及业务流程的改变是在所难免的。在此过程中，企业必须高度重视全体员工的培训教育工作，让所有员工都积极参与到“改变”中来，统一员工思想，提高内控意识，使所有员工从内心真正接受“改变”。

（四）强化领导，争做表率

内部控制系统建设事关企业经营发展目标的顺利实现，ERP实施项目亦是企业的“一把手”工程。在利用信息系统进行企业内部控制系统优化过程中，从信息系统规划设计、系统选型，到业务流程重组、权限控制等工作，都需要企业领导的科学决策。为确保SAP系统的顺利实施、内部控制系统的不断优化，除企业领导的高度重视与鼎力支持外，企业也成立了由领导担任组长，信息、财务、物资、操作以及商务等相关部门经理担任副组长，上述部门指定专人担任组员的SAP项目工作组，企业领导定期参与解决相关工作中出现的问题与困难。正是这种领导带头表率作用带动了企业全体员工参与SAP项目实施与内部控制系统优化工作的积极性，并将企业内部控制系统优化的思想融入到每个员工的工作实践中。

（五）资源整合，信息共享

利用信息化手段整合和优化内部控制系统是企业内部控制体系建设的重要内容。SAP系统将企业的码头管理系统、物资管理系统以及商务计费系统同内部控制系统进行整合，形成企业整体的管控体系，实现信息共享。在该整合模式下，SAP系统彻底打通内部控制系统与业务管理系统的阻隔，将内部控制完全融入到企业的管理决策和日常经营活动之中。

参考文献：

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