浅谈对高职教学秘书工作的思考

刘琳庆

摘要：教学秘书工作在高职教学管理工作中发挥着不可替代的作用，它是促进教学任务顺利完成、实现为国家培养人才目标的重要保证。但是笔者通过调查研究发现，目前我国高职院校教学秘书工作存在诸如思想观念落后、业务水平不高、各方力量缺乏协调等问题，严重影响到工作效率。所以本文针对这些问题展开讨论，提出一系列应对措施，力求能更好发挥教学秘书的作用。

关键词：高职院校；教学；秘书工作

一、高职教学秘书工作的重要性

高职院校担负着向社会培养和输送高技能人才的责任，随着高等教育教学的不断深化改革，高职院校的相关教学管理工作也发生了较大的变化。教学秘书作为高职院校教学管理的基层工作人员，是连接学校各部门与师生的桥梁，对教学任务的顺利进行和考评教学质量有着重要影响。其工作内容主要是配合领导处理日常教学工作，保证教学任务的顺利完成，比如学生成绩管理、各种考试安排、排课调课等。此外还要汇总好各种信息，做好院系之间、领导之间、师生之间的沟通协调工作，可以说教学秘书的日常工作是繁杂且又重要的。

二、目前高职教学秘书工作存在的问题

（一）对待教学秘书工作不够重视、观念落后

教学是高职院校的核心工作内容，而教学秘书又直接管理着所有教学活动，虽然都是些普通平凡的工作，但却又掌握着教学管理工作的多个环节。可是现在很多高职院校的教学秘书却忽略了自己所担当的重要角色，认为自己干的都是些无关紧要的杂活，依旧延续着以往老旧的工作观念和方法，有些甚至抱着“得过且过”的态度，认为工作马马虎虎能应付过去就行，这些都不利于学校教学工作的顺利展开。

（二）教学秘书的业务水平与工作要求不匹配

出于工作需求，学校要求教学秘书要待在原地随时处理各种突发事件，所以教学秘书平时工作时间都是在办公室处理各类事件，繁杂的工作让教学秘书没有时间去进修学习，导致无法跟上最新的教学动态。而且因为教学秘书的工作繁忙，责任重大，却又不被他人所重视和尊重，从而严重打击教学秘书的工作积极性，转岗人员较多、岗位流动性较大导致出现普遍专业不对口的情况，许多工作人员甚至都不具备基本的信息鉴别和处理能力，所以教学秘书业务水平与工作要求的不匹配也制约了教学管理工作的进行。

（三）教学各方力量支持不够

教学秘书的工作主要是围绕学校领导、师生展开的，工作对象范围非常大，一个教学秘书有时甚至要为数十位教师和上百位学生提供服务，除此之外为了做好工作，还要不断与其他院系沟通联系，所以教学秘书面对的工作量是非常大的。如此庞大的工作量，需要学校方方面面的力量来支持教学秘书工作的进行，可目前来看，院校做的还远远不够。

三、提高高职教学秘书工作的对策

（一）转变观念，优化创新教学秘书工作模式

院校方面要定期对教学秘书人员进行思想教育，让每位工作人员都能彻底转变观念，在思想上认识到自己从事的工作的重要性，明确服务宗旨。院校还要帮助教学秘书树立正确的价值观和道德观，让他们对自己的工作认真负责，高效率的组织教学工作。

（二）加强培养、提高教学秘书业务素质

教学秘书本身首先要做到不断学习、努力提高自身业务素质。熟练掌握各种办公设备及软件操作技能，充分利用互联网平台让工作更轻松，全面提高工作效率。其次院校应充分重视并肯定教学秘书工作的重要性，必要时可以采取奖励机制来提高教学秘书的工作积极性。专门针对教学秘书定期举办培训班，尽最大努力给教学秘书提供时间和空间去继续学习深造。不断完善相关管理机制，重视教学秘书队伍成员的选拔和培养，采用竞争上岗的机制，打造一支专业知识强、业务能力强、心理素质强的“三强”教学秘书队伍。

（三）完善管理制度、激发教学秘书工作积极性

为保证教学秘书工作顺利稳定地进行，院校必须科学合理的建立一套完整的管理制度和运行规则，这也是提高教学秘书工作效率的基本保证。首先应倡导院校所有人都全力支持配合教学秘书的工作。其次建立教学秘书工作考核制度，根据其工作内容、岗位表现结合领导或师生打分结果，评定最后的考核成绩，考核成绩直接与职位晋升、福利待遇等方面挂钩。此外对于工作表现突出的优秀工作人员，可以采取奖励机制，给予物质、精神双重奖励，使每位努力工作的教学秘书都有信心能得到良好的发展前途，从而提高工作积极性，为学校教学管理事业贡献更多力量。

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