做好当前大学毕业生人事档案管理工作的思考

李倬倩

（福建医科大学附属第一医院，福建 福州 350005）

做好当前大学毕业生人事档案管理工作的思考

李倬倩

（福建医科大学附属第一医院，福建 福州 350005）

高校毕业生人事档案是人才信息的重要载体[1]。并且随着社会经济的快速发展，人才流动的趋势愈发明显，而要想在激烈的人才竞争中，获得一席之地，档案起到的作用就至关重要。对此，本文先是论述了当前高校毕业生档案管理工作中的不足，其次，就如何更好的开展档案管理工作提出了几点建议，希望能为实际工作提供一些帮助。

大学毕业生；人事档案；管理工作

0 引言

高校毕业生档案主要包括：学生登记表﹑高考报名表﹑军训登记表﹑在校成绩单﹑党（团）资料﹑高校毕业生登记表以及大学期间在校表现等，是对学生从入学直到毕业整个过程中德智体美全方面发展的真实记录。由此可知，高校毕业生人事档案对于学生今后的就业﹑发展来说具有重要的作用，需要高校强化对毕业生人事档案的管理，深化教学改革，进而符合社会发展对人才的要求。

1 目前高校毕业生人事档案管理的现状

1.1 大学毕业生对档案重视程度不够

随着人事﹑劳动以及分配制度的改革，人员的聘用方式也发生了很大的变化。大学毕业生由开始的国家统一分配变为毕业生本人与用人单位的双向选择[2]，这使得许多的毕业生渴望通过自我推荐或是其他方式尽快找到工作，实现理想的就业，对于档案并没有过多的重视。不仅如此，许多用人单位对于学生的档案也没有过多的过问，更是淡化了学生的档案意识。对此，要想加强对学生毕业档案的管理，务必首先要使学生对于自己的档案有足够的重视，明确档案的内容以及作用等。

1.2 大学毕业生的“人档分离”现象

现如今，对于公务员或是事业单位的人才录用管理上还较为严格，对于人员档案的要求也更为规范。而其他的许多企业则是自主选择，在聘用时往往只看学生的毕业证是否符合相关要求，知识技能是否过关，很少会关注学生的档案。并且还有许多学生将自己的档案发至生源地，而自己则在家乡以外的地方打拼。导致本人与档案长时间的“天各一方”，且在人才服务机构整理档案时，会将这些长时间无人过问的档案归为“死档”行列。

1.3 大学毕业生档案管理不够规范

由于高校的档案管理部门往往只是照搬组织部下发的《人事档案材料收集归档规定》，而在实际工作中并不具备自己完善的管理制度与措施，要求也不够严格，操作也不够规范，此外，很多的管理档案的工作人员在部门里还肩负着其他岗位，导致其真正用于档案管理的时间与精力都十分有限，对于收到的档案也仅仅是在原档案袋上直接编号，时间一长，容易造成档案的管理不规范﹑内容不全面等现象，降低了人事档案管理工作的效率，影响了档案管理工作的严肃性。

2 做好当前大学生档案管理工作的思考

为使大学毕业生的人事档案对于其今后的职业生涯发挥更有效的作用，为广大的毕业生提供更好的服务，大学毕业生人事档案管理部门可以从以下几点着手：

2.1 增强毕业生的档案意识

由于高校毕业生从学校走向社会，并没有过多的社会实践经历，对档案的重要性以及作用也没有一个深刻的认识，往往将档案视作可有可无的存在，对此，就需要学校以及相关部门为学生说清楚档案的正确用法以及重要意义，使学生明确档案的必要性，并告知学生如何在离校后到相关生源地进行人事报道，同时还要积极协助生源地的人才服务机构处理好档案转移工作。除此之外，作为高校毕业生的人事档案管理部门，在学校进行报到﹑领取档案时也要讲好档案的作用以及用法，按照规范合理的程序做好大学毕业生的档案转接工作。而用人单位也要加强对毕业生档案的重视，根据人事档案管理的要求来合理的调取，从而避免毕业生的“人档分离”问题。

2.2 加强对大学毕业生档案的规范管理

大学毕业生人事档案的相关管理部门要加强对学生档案的管理力度，建立健全管理制度，对收到的档案重新整理，将无用的案卷资料给剔除，对于保留下来的资料要进行重新组卷，尽可能的将关联性较大的资料结合在一起，并标注标题﹑目录﹑页码等，装订成册。同时，还要根据《干部人事档案收集材料归档规定》文件的指示要求，再结合当地特点，全面收集材料，尤其是针对那些能够体现毕业生的实践能力﹑政治素养﹑思想品德等方面的内容，了解近期经历，将培训进修项目﹑论文发表以及科研成果等及时补充进档案，提高档案价值，并实行专门的统一管理，以便能够随时查找和调整。

2.3 加大大学毕业生档案信息内容的开发与利用

通过对大学毕业生的档案进行定期的整理来熟悉其内容，选出其中可代表毕业生知识储备﹑实践能力水平等方面的相关信息[3-5]，并统一输入到计算机，标注学生的姓名﹑年龄﹑专业以及学历，建立专门的毕业生档案信息资源库。同时，利用多种渠道向用人单位推销学校人才，扩大市场的宣传，提高自身的竞争力，为学生提供多种就业资源，尽可能的做到人尽其才[6-8]。

2.4 加大“人事代理”力度，解除毕业生的后顾之忧

随着社会经济的快速发展，毕业生择业就业的时间进一步延长。然而，根据这种情况，各大高校以及相关的档案管理部门可以实行人事代理的制度，为大学毕业生的就业问题提供更有力的保障[9]。对此，首先应当做的便是在“个人代理”的基础之上，宣传人事代理的政策，同时还可以为毕业生设置人事代理的相关优惠政策，并且设置以学校为单位的“集体代理”，如此一来，可以大大减少代理的费用。其次，进一步完善人事代理的相关内容，对毕业生的转正定级﹑干部身份﹑养老保险﹑落户手续等方面实行全方位的代理，以此来彻底解除毕业生的后顾之忧[10]。

3 结论

大学毕业生的人事档案对于学生今后的发展﹑职业规划具有重要的作用，需要引起各高校以及学生的重视，在实际工作中，注重加强对毕业生人事档案的管理，建立健全相应的管理制度，保障大学生的档案具有规范性﹑合理性﹑即时性。同时，要注重对档案的开发与利用，以及强化人事代理工作的力度，为大学生的就业问题提供更多的保障与支持，帮助其能够更轻松的找到工作。

[1] 赵宏娟.做好当前大学毕业生人事档案管理工作的思考[J].统计与管理,2013,(02):178.

[2] 孙敏.论高校人事档案管理工作的创新思路[J].湖北教育学院学报,2005,(04):111-112.

[3] 李社林.高校毕业生人事档案现状及思考[J].人力资源管理,2010,(05):59.

[4] 张惠琴,陈春红.新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].当代医学,2012,(16):28-29.

[5] 董洁.信息时代高校人事档案管理的研究[D].山东大学,2008.

[6] 林艳凤.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[D].山东大学,2008.

[7] 党维玲,杨孝军.新形势下医院人事档案管理探讨[J].中国社区医师(医学专业),2012,(14):421+423.

[8] 郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务,2012,(15):142-143.

[9] 吴正朋.流动人员人事档案管理与改革研究[D].安徽大学,2013.

[10] 吴洋.机关人事档案管理问题及对策研究[D].中国地质大学(北京),2016.

Thoughts on Carrying on Current Personnel Records Management of College Graduates

LI Zhuo-qian
(Fujian Medical University the First Affiliated Hospital, Fuzhou, Fujian, 350005)

Personnel record of college graduates is an important carrier of talent information[1]. Moreover, with rapid development of social economy, talent flow trend has becoming more and more obvious, personal record palys a important role to fight for a space in talent competition. In this regard, the article discusses deficiencies of current personal recordmanagement work of college graduates firstly, and them puts forward some suggestions on how to carry on management work of personal records better, to provide some help for actual work.

College graduate; Personal records; Management work

10.19335/j.cnki.2096-1219.2017.12.045