中学档案管理中安全保障分析

张腾

摘 要：中学档案管理中安全保障工作关系着学校工作的正常开展，要从管理制度、人员培养、技术升级、领导层的重视度各方面入手，让档案管理安全保障措施落实到实处，提升各方面的配合效果，确保工作推进的高效性。

关键词：中学 档案管理 安全保障

档案管理已经是各单位需要做的基本工作，在中学中，档案管理需要做好资料的收集整理、归档、成卷与运用管理，相关资料可以有效的为后续工作提供一定指导价值。在管理工作上，需要保证安全性，避免档案的缺漏遗失与盗取，保证档案的完整性。[1]

一、中学档案管理中常见安全问题

中学档案管理中集合了大量学校历年来的有关资料，对学校工作的开展留下的必要的证明，为后续工作的开展可以起到借鉴与凭证作用。具体的安全问题上，可以分为多种情况：首先，是要防控档案的缺漏、损毁、遗失等，尤其是传统原始资料需要做好防火、防霉变、防虫蛀等安全管理；其次，是要防止非对外信息的流出泄露，或者被不法分子盗取利用；其三，是防止信息通过网络等新媒体渠道传播到更广的互联网范围，形成舆论的错误导向，或者被不法分子利用制造社会负面舆论。尤其是第三点，是新媒体环境下出现的新型档案管理问题，传统媒体环境下，信息的传播都是经过严格审核，专业的传统媒体在信息的发布上更为严谨，而当下新媒体环境相对复杂，监管不严导致不法分子利用网络媒体传播谣言，甚至形成社会整体的负面影响，对各单位构成较大的舆论压力，影响学校正常工作开展。尤其是网络媒体人生攻击情况严重，对师生日常生活构成严重损害。[2]

二、中学档案管理安全保障处理措施

1.注重管理人员培养

要注重档案管理人员培训管理，培训内容集中在职业道德、专业技术、协调沟通能力、法律常识等多方面。培训方法可以采用线上、线下、校内、校外多种形式，保证工作人员专业提升的便捷性，适宜工作人员自身情况；培训方面需要依据员工自身情况而定，可以分为岗前培训、在岗培训等，让培训工作具有针对性，适宜员工实际情况。近些年来，我国在信息管理上的力度逐步加强，尤其注重各单位内部的信息管理安全，避免监守自盗。可以通过国家法律条文来达到威慑作用，让管理人员充分意识到自身档案管理的责任，避免信息泄露引发的个人责任风险。在专业技术上，一般情况下档案管理人员并非档案管理专业人员，更多情况下是其他文职人员兼任，因此，要注重档案管理专业知识的培训管理，提升档案管理人员的专业性。随着信息技术的发展，档案管理人员需要充分掌握信息时代的档案管理方法，了解信息时代档案管理中的安全把控注意事项。培训需要做好对应的考核管理，做好工作考核。

2.注重管理制度专业化

要注重管理制度规范化，明确档案管理人员工作内容与责任。落实岗位责任制，让档案管理有充分的责任意识，避免工作马虎大意或者利益诱导作出违规违法行为。可以将责任制归属于具体部门领导，提升领导对工作监管的责任心，督促执行人员做好细节的完善。管理制度上要将人员招聘制度、培训制度、监督制度、激励制度、工作考核制度、岗位责任划分等情况做明确的规定，保证制度清晰，尽可能的做好量化说明，提升执行管理的明确性。要形成制度化管理，避免传统粗放型的人管人、人盯人模式，让制度促使工作人员不敢随意的违规、马虎执行，确保工作流程的自动化操作，不会因为个别人员怀孕、离职、休假而导致工作运行不畅问题。任何操作都可以依据制度规定执行，提升所有人员的自觉配合意识。

3.注重安全保障系统建设

要注重安全保障系统建设，尤其是当下信息化管理成为趋势，各种信息资料的原始版本可以通过影像技术做留存，形成数字化管理，便于信息的查询与备份，避免资料一时查找不到引发的工作障碍。要注重系統安全管理，对学校内部的档案管理系统做单独设计，或者将信息单独的存放在独立硬盘上，避免与外网联通，保持信息的安全性。同时要注重原版信息纸质资料等形式的安全管理，设定独立的档案室或者档案柜，做好防火、防盗、房虫蛀与防霉变等管理，做好各项安全防护措施。档案管理所在的区域要严格人员进出管理，避免陌生人随意进出。档案的调取借阅需要有对应的规范，对于机密文件不可外借，同时查阅人员要做好人员登记，确保信息资料问题后的追责，同时也提升查阅资料人员自身的遵守规则的意识。档案室要有专业的监控设备，对于人员进出情况做24h监控，对于异常情况能够及时有影像记录，对后续调查提供参考依据与凭证。[3]

4.提升领导层的重视程度

要注重领导层对档案管理的重视程度，从而才能更好的在制度管理、制度执行、人力投入、物力投入、资金投入上保持必要的倾斜，从而促使各项工作的有效展开。例如在资料的收集使用上，如果领导层重视相关问题，各部门、人员会有更高的配合意愿；如果领导缺乏足够重视，则会导致其他人员缺乏配合度，大导致档案管理工作操作困难。要充分的说明档案管理的价值，运用实际工作中或者社会上引发的安全问题做借鉴，让领导层意识到档案管理不佳容易为学校管理构成较大的负面影响。或者将学校曾经出现的档案管理失误问题做实际说明，让领导层意识到档案管理安全保障的实际价值，从而调动各方面力量来支持档案管理工作的开展。

结语

中学档案管理中存在着大量的重要信息，关系师生各方利益，要做好安全管理才能确保工作的正常运行。尤其是档案管理信息化趋势下，需要严防数字化技术带来的安全隐患，避免信息大规模的泄露流失，确保信息管理的安全性。

参考文献

[1] 刘燕.档案管理安全体系建设研究[J].企业改革与管理，2015，（14）：30-30.

[2] 刘丽.档案管理安全与可靠性分析[J].兰台世界，2014，（5）：41-42.

[3] 陈靖，张勇.云环境下的档案管理安全模式研究[J].河南科技，2016，（9）：47-49.endprint