电力企业文书档案管理中存在的问题及应对措施研究

潘慧冬

摘 要：随着电力企业的发展与电力体制改革的加快，电力企业档案管理也得到了进一步的发展，为企业的生产经营、科学决策和研究提供了准确、及时和全面的服务。然而，在电力企业中，文书档案的管理还存在着不完善的地方，影响着电力企业档案管理的质量水平和企业本身的自我发展。本文就此着重介绍目前的管理现状，根据目前的相关管理原则进行分析，找出相关的对策手段。

关键词：电力企业；文书档案管理；发展现状；相关对策

电力企业文书档案是电力企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，既能指导企业现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。然而，在电力企业中，对文书档案重要性缺乏清晰认识，存在重基建和科技档案、轻文书档案的现象，从事文书档案的门槛低，培训机会少，文书档案员的综合素质和业务水平较低，影响了电力企业文书档案的发展。

1 目前电力企业档案管理的现状

当前电力企业普遍都比较重视档案工作，集团总部设有档案管理职能部门，对档案管理建设要求十分严格，主要体现在：

1.1 组织机构健全

要求所属各单位都要成立专门的档案管理机构，要有明确的分管领导，要有专兼职档案人员。一般三、四级企业都配有专兼职档案人员1-2名。集团总部和二级分子公司因定员定编限制，一般都配备1名档案人员。

1.2 制度建设比较完善

明确要求各单位结合实际制订档案各项规章制度。相关制度的确立让档案工作具有一定的标准，让企业内部的员工能够有相应的参考，让档案工作的质量得到保证。

1.3 对档案库房及档案设施设备提出了明确要求

要求配齐配备档案设备设施，落实库房“八防”要求，建立健全档案安全防范机制，落实档案安全防控措施，确保档案载体和信息的绝对安全。

1.4 比较重视档案信息化建设

要求档案管理系统与企业现代化同步规划和建设。在集团总部的大力推动下，各分子公司和三级电力企业基本都建立了档案管理系统，正在加强数字化和电子化工作，以实现网络全息检索与存储。档案管理整体水平得到了提高。

2 我国电力企业文书管理存在的问题

2.1对于文书管理的概念不清晰档案归档意识不强

从国内一些电力企业的管理情况来说，存在重视科技档案，轻视文书档案的现象。很多电力员工对于文书档案的概念还不了解，对于需要移交什么档案不清楚，文书档案员也对需要接收哪些文件材料不是很清楚，这就使得文件材料的移交和接收都存在较大的随意性，很容易造成管理上的失误。重要的文件材料没有移交到档案室，不重要的文件材料又大量交到了档案室，文书档案员在整理档案时如果没有进行规范整理，日后查找相关的档案时就会对其中一些细节的信息寻找不到，使得工作的进行变得困难。

2.2从事档案管理工作人员的专业水准低

档案人员业务水平参差不齐，大部分从事档案管理工作的人员在管理档案时，仍然不能够接受新的管理体制，继续使用传统的一些管理手段，档案的收集、分类整理与鉴定全凭档案员的经验处理，档案人员的水平高低直接决定了该单位档案管理水平，不符合当下管理系统发展的方向。社会上还有某些人以为，这门工作缺乏技术水平，只是对一些来自各个方面不同信息的整理，不具有别的任何作用。这种对于档案管理工作的认知是不正确的。此外档案培训力度不够。当前档案知识更新换代快，每年都会有新的规范和标准出台，对相关规范、标准的培训却未相应跟上。不同的档案员在整理档案时因对规范、标准的理解不同，有可能走入误区，如未及时发现和更正，极有可能影响到档案工作的开展并累及后来人。

2.3相关的管理机制还不完善

电力企业存在部分员工为图工作方便，不愿意把有价值的文件材料交档案室；或者以保密为由，不愿移交重要文件材料，影响了档案的齐全、完整。若人员工作调动、离职，未移交手头的档案，更是造成了档案的流失。电力企业的文书档案的处理工作人员在进行相应的工作的过程中，根本不了解工作应该做到什么程度才是标准，让文件得不到妥善的处置，形成文件中信息的丢失，造成不良的后果。一是文书档案移交归档范围概括性太强，不具体，比较空泛；二是档案人员没有相应的考核权限，只能催交，而无实际考核权限。

3 电力企业的文书档案的管理相关的规定

文书档案管理水平是衡量一个单位管理水平的重要标准。提高文书管理工作的地位，加强新知识的学习，加强文书档案员的综合素质，完善工作程序和管理机制，树立文书档案管理的规范化和标准化意识，不断促进企业健康发展。

3.1 定期进行相关的档案促进工作

档案评价活动促进档案工作的开展，各单位根据上级单位下发的评价表进行自评，上级单位通过查看自评材料，抽查所属单位来确定评价结果。因上级单位人员有限，对所属单位档案工作的抽查量不足，档案的评价结果取决于各单位的自行评分，导致有些单位虚报评价结果，实际档案工作并未得到提升。

3.2 在特殊时日进行档案工作的宣传

每年的国际档案日系列宣传活动，对于提高全员档案意识起到了较好的促进作用。这种方式能够加深员工对于档案工作的重视程度，日积月累的培养相关的档案意识。

3.3 定期将档案工作情况进行上报

每年向上级单位报送档案年报，对档案工作起到了一个总结和归纳的作用。加深了电力企业对于下属员工的控制力度，让相关员工能够时刻保证档案工作的质量，确保相关的错误不再产生。

4 电力企业对档案管理的应对措施

4.1加强对档案执法力度的检查

电力企业中央企占很大比例，一般直属上级单位管理，不受地方管辖。但电力企业上级单位一般无专职档案人员，多是兼职人员，力量薄弱。可借助下属企业的力量组成专家组开展对各企业档案工作的执法检查。也可以加强与地方档案局的联系，通过地方的档案执法促进电力企业档案工作的开展。

4.2加强对档案人员业务水平的培训

要积极支持、鼓励电力企业档案人员参加国家档案局、地方档案局举办的各类档案业务水平培训，及时更新业务知识，适应新形势下档案管理工作的需要。提高相关人员的专业素养，不仅对于新招入的员工采取培训措施，电力企业中的所有员工都要定期的进行培训，保证专业的技术水平能够整体有一个提高，让电力企业的档案管理变得更加的轻松。

4.3充分發挥档案协作组的作用

档案协作组给了档案成员一个交流沟通的平台，要充分把这个平台利用起来，不仅限于每年一次的培训活动，要结合当前实际有针对性地开展活动。可参考职代会、党代会一样，做到有议题、有方案、有成果及下次活动需要达成的目标。平常工作中也要注意收集各成员组织的意见和建议，要充分利用“两微一端"载体供大家学习和交流。只有这样，档案协作组才能真正发挥它的作用。

5 结语

综上所述，为了能够顺应时代发展的潮流，电力企业文书档案管理急需要相应的改革措施，作为整个企业中较为重要的部分，它的革新几乎可以看做整个企业的进步，成为推动着企业发展的助力。

参考文献

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