信息化背景下医院档案管理的现状与对策分析

周璇

摘 要：随着医改的不断深入，医院各项工作都在朝向科学化、规范化、标准化发展，为适应社会和医院的发展需要，加强医院档案信息化建设势在必行。医院档案与其他类型档案相比，有其自身独有的特点。因此充分认识医院档案信息化建设的必要性和独特性，正视医院档案信息化中存在的问题，对采用新思路以加强医院档案信息化建设尤为重要。因此，通过结合医院的实际情况，了解目前医院档案管理工作的现状，分析医院档案管理中存在的问题和不足，并找出应对措施，以促进医院档案管理发展。

关键词：信息化；医院；档案管理；问题

医院档案是行政、科研、后勤、资产管理及其他各项工作中直接形成的，具有保存价值的文字、图像、音像等具有不同载体的历史记录，是医院发展历史的缩影，它在医疗改革、科学研究、提高管理效能、维护医院权益等方面起着举足轻重的作用。信息时代下，档案信息化浪潮席卷各行各业，因此对医院档案进行信息化建设势在必行。所谓档案信息化就是在档案工作中充分利用现代计算机技术、网络技术、信息技术，对档案资源进行处理、管理、开发并提供利用，达到为社会发展提供服务的目的。对医院来说，它是科学高效地为医疗、科研等各项工作服务的有力保证。

1 医院档案管理现状

1.1 医院档案管理意识淡薄

思想是行动的向导，认识的不足必然带来行动的滞后。首先表现为医院领导层对档案管理工作不重视。其次表现为医院员工的意识淡薄。医院的中心工作是医疗，在医院的管理工作中重视医疗而轻视档案管理的观念极为普遍。由于档案管理工作不能直接创造经济效益，因此，医院的档案管理工作一直没有被真正重视起来。认识不到这一点，必然不能充分开发现有的档案资料的使用价值，为医院建设发展所用。

1.2 医院档案管理制度不健全

在医院管理中，大多数医院一般都按照卫生部门要求制定了适用于本院的较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责则较少，没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。制度的不完善必然会导致管理工作的不到位甚至漏洞百出。例如，有些医院没有建立严格的档案利用制度，对于档案的借阅、复制等没有作出严格的规定，在日常工作中经常出现有些人借用档案忘记归还或故意不归还的现象，从而导致档案丢失或者泄密，造成档案管理工作的混乱，甚至给医院发展带来严重的不良影响。

1.3 医院档案管理人员素质参差不齐

档案管理人员素质的高低对档案管理水平有着至关重要的影响。目前，我国档案专业人员在业务水平、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。表现为专业出身的人员少、专业知识老化、知识结构不合理、学历低、现代科学知识贫乏，及高层次的档案专业人才较少，这些已不适应新形势下的档案事业发展。此外，档案管理人员配备不足，与医院的发展需求不相适应，也是医院档案管理工作中的常见问题。

1.4 医患关系的变化，对医院病案（档案）管理的新挑战

随着我国的法制化建设进程，全社会法律意识逐渐增强，病人也日益重视自己的权益，通过法律手段来解决医患纠纷的数量越来越多。这其中，病案往往成为双方争夺控制的焦点。提高病案书写质量，完善病案管理，也就成了迫切的任务。医院作为和人民群众切身利益息息相关的特殊行业，依法管理已成为行业发展的必然要求。医院档案管理作为医院行政管理的一部分，在医疗争议诉讼实行“举证责任倒置”法律要求的今天，起着举足轻重的作用。

1.5 医院档案管理水平不高，现代化管理手段应用较差

随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理中的运用愈来愈广泛，然而，运用计算机及网络技术管理档案的却不多，许多医院档案管理工作还停留在手工收集、检索阶段，严重影响着档案的收集、开发和利用。医院档案信息化建设还处在探索阶段，除了存在资金不足外，还有许多难题。其中既有技术因素，也有非技术因素。概括起来，以下三个问题尤为突出：一是由于医院档案内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同、整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。二是医院档案管理体制与管理思想相对滞后，专业人员严重不足。三是网络环境不理想，网络通信设施不足，性能偏低。

2 医院档案管理发展对策

2.1 强化档案信息化建设的意识

档案信息化建设水平的高低，取决于领导的重视程度。领导如果能将单位的信息化建设提高到医院发展战略的高度去对待，加大档案信息建设的投资力度，改进管理手段，将对档案信息化建设起到极大的推动作用。此外档案工作人員要在档案信息化建设中保持主人翁姿态，积极主动地宣传相关法律、法规。拥护并且支持医院的档案信息化建设是每个员工义不容辞的责任。

2.2 加强基础设施和人才队伍的建设

信息化是一个复杂的系统工程，它涉及计算机硬件、网络、数据处理、信息发布和规范、信息安全等众多技术问题，需要完善的基础设施和专业技术人员来实现。

因此，要加大资金投入力度，保障档案信息化建设所必需的软、硬件配套设施齐全。同时必须加强人才培养储备，采取“请进来，送出去”等多种方式，开展业务培训，积极引进档案专业人才和计算机专业人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障。

2.3 消除信息孤岛，实现医院档案管理网络化

当前在许多医院中存在着档案信息系统与其他信息系统分体管理的现象。文书、科研、会计、音像档案等多由医院综合档案室保管，而人事档案、病历档案、各种检查影像图文档案又分属于不同业务部门管理，不同部门在信息化建设中常常闭门自守，建立自己的档案管理系统。信息孤岛、数据库重复开发，造成了人力、物力、财力的浪费，制约了医院信息化建设的整体水平。档案作为重要的信息资源，其收集、整理和管理的最终目的，除了真实记录医院发展的历史轨迹，就是为档案用户提供利用。医院档案管理部门应该与其他部门合作，建立具有统一标准的信息数据库，通过医院内部局域网，将医院各业务流程中的信息集中起来进行有效整合，通过定期在局域网上发布最新档案信息、目录，让员工随时搜寻与撷取医院信息，实现资源共享，促进档案工作成果及时转化和应用。从而提高档案管理和利用效率，形成档案信息化服务的良性循环。

2.4 重视并加强档案信息安全管理

首先档案管理者应提高安全防范意识。医院档案工作者要充分认识到档案是对医院多年来建设和发展过程的历史记载，一旦丢失或损坏，就会造成永久不可逆的损失，所以档案管理者要严格规范个人行为，务必保证档案实体完好无损，对涂改、丢失或擅自销毁档案等行为坚决预防和制止。此外，网络环境下档案信息的安全问题也应引起档案工作者重视。

3 小结

实现医院档案管理现代化是确保医疗事业可持续发展的需要，是医院现代化信息管理的重要组成部分。信息时代既给档案工作带来了严峻的挑战，更为其带来了极好的机遇。只要我们能够抓住机遇、更新理念、注重人才培养和新技术应用，调动医院各职能科室积极参与配合，确定科学的发展战略，档案的信息化工作必然会适应时代的发展和实现一个历史性的质的飞跃。

参考文献

[1]尹青云.以创新提升档案管理工作水平[ J].山东档案， 2008（6）： 21-22.

[2]苏红艳.现代医院档案管理工作的创新[J].中国病案， 2009，10（4）： 31-32.

[3]张平.创新是档案馆（室）发展永恒的主题[ J].工会论坛