浅谈房地产档案管理与利用

刘彦辰

摘 要：档案管理在各行各业都有着重要记载依据性作用，我国近年来房地产市场在各地都呈现了繁荣景象，但是在有关房地产建设、各类交易和权属变更形成的档案的管理工作却存在着诸多漏洞，对房地产档案的利用也处于低迷状态。本文先是对房地产档案及其利用价值进行了简单概述，重点分析了房地产档案管理和档案利用中存在的问题，最后提出了加强房地产档案管理，提高利用效率的对策建议，旨在通过本文研究引起房地产档案管理机构在档案管理上的重视，积极推进档案管理与利用工作提高。

关键词：房地产档案；档案管理；档案利用

1 房地产档案概述

1.1 房地产档案

有关房地产行业中包括建设、交易、权属变更等活动中的各类材料信息都应当由有关行政管理部门进行存档并管理。对于房地产档案，其形成并不是一个结果，因为形成的房地产档案会因为交易发生权属变更，需要以登记形式形成新的档案材料，还会因为房屋拆迁等发生产生变化，所有这些活动都要有相关材料形成档案，房地产档案可以是文字性材料或者图纸材料，也可以是照片、录音录像等载体形式的材料。

1.2 房地产档案利用价值

从宏观视角房地产档案的利用价值主要体现在两个方面：一是利用房地产档案能够为政府决策提供参考依据，政府制定各方面政策都要进行科学论证，在房地产领域的政策也要依据准确的档案数据资料进行分析，依据实际情况制定调控政策；二是利用房地产档案为房地产相关主体提供管理和交易依据，例如有关房地产建设的相关档案资料是进行后期管理和维护的重要依据，房地产产权登记档案是交易主体进行交易时风险参考依据；此外，房地产档案自身的价值还体现在能够反映出房地产市场发展历程以及社会整体发展历程。

2 房地产档案管理中存在的问题

新时期房地产领域为了追求经济效益，对档案管理工作并不十分重视，结合当前我国各地房地产档案管理现状，笔者将其存在共性问题进行如下剖析。

2.1 档案管理制度不健全

档案管理是一门专业学科，任何领域的档案管理都要有健全的制度作为规范和指导，但是从我国当前各地房地产档案管理实践来看，在管理制度上都存在疏漏，笔者认为这与房地产企业、档案管理机构的不重视有直接关系，负责档案管理的相关企业、部门不重视，下面工作中也会有得过且过的心理，更不要提建立健全具体的管理制度了。有些房地产企业或管理机构指定了房地产档案管理制度，但都是原则性规定，操作性不强，包括从档案收集、归档、保管以及利用等都没有细则，还有的企业或者管理机构根本没有制度，档案管理工作甚至没有专人经管，也谈不上管理，只能说是处于混乱状态。

2.2 档案管理方式落后

房地产档案管理当前大多还是以传统纸质档案留档封存的形式进行管理，但是由于当前房地产项目众多，相关纸质档案数量也骤然增加，传统方式归档管理也是存在较大难度；同时房地产档案也出现了新的电子档案、录音录像等形式，但是由于没有健全管理制度，对新形式档案管理并没有十分重视，加之信息化档案存档管理方式很少在房地产档案管理中应用，对新形式的档案管理也无法开展。

2.3 档案管理缺乏专业人员

在许多领域档案管理工作中过去一直有认识上的误区，认为就是简单的将档案封存保管，所以在人员安排上大多是一些即将退休的年纪较大的人员或者是没有专业技术的人员。但是档案管理是十分讲究专业性的，当前许多高校都开设了档案管理专业，但在房地产档案管理中仍然少见具有档案管理专业知识技能的人才，甚至在一些房地产企业从事档案管理的人员并不是专职人员，是其他岗位人员兼任档案管理，可想而知档案管理工作落实情况并不乐观。

3 房地产档案利用中存在的问题

档案管理的内容就包括为档案利用提供服务，档案管理的最终目的也是能够实现利用，从现实来看，许多领域档案利用都不高，在房地产档案利用中也存在着以下问题：

3.1 缺乏对房地产档案利用的认识

对房地产档案有许多主体都可以利用，包括政府各行政机关、司法机关、参与房地产交易的主体，其他与房地产权属有关的主体，但是除行政和司法机关外主体对房地产档案利用的认识都存在不足，司法机关在解决纠纷时利用档案方面还是较为常见的，行政机关也会利用房地产档案作为相关依据开展行政行为，但司法机关和行政机关毕竟数量非常少，社会主体对房地产档案利用认识严重不足，严重影响了房地产档案利用。

3.2 房地产档案质量不高

由于房地产档案管理一直缺乏专业管理，使得现有房地产档案质量也存在着欠缺，这是从档案收集阶段就产生的问题，档案质量不高不只表现在内容上，档案形式上、状态上的问题也是质量问题。房地产档案有的在收集时就不全面，缺乏审核，档案存在形式上和内容上的问题也被存档，利用这样的档案只能增加矛盾和混乱；档案管理中归档分类缺乏规范，使得档案利用时查找困难；还有的房地产档案没有得到妥善保管出现损毁、丢失，此类档案也是难以得到利用。

3.3 房地产档案利用手段单一

由于档案管理人员能力素质水平的限制，以及档案管理制度的不健全，当前在一些房地产档案利用上还只能依靠传统的人工查找方式，而当前从房地产档案庞大数量中想要找到一份档案资料何其难，加之还有一些房地产档案是电子类档案，作为档案管理人员如果没有在计算机等设备上进行专门管理，想要找到更是不可能，而房地产档案利用经常具有时间效益，长时间找档案也会影响档案利用效果。

4 加强房地产档案管理，提高利用效率的对策

4.1 加强对房地产档案的收集与整理，充实档案利用基础

作为房地产企业以及房地产行政管理机构在档案管理上一定要加强重视，制定出健全的档案管理制度来作为档案管理规范，要从档案收集到档案整理以及整个管理过程都进行详细的规范指导。尤其是房地产档案的收集，必须要加强管理，要保证按照时间顺序所有需要存档的档案材料都齐全，要保证其真实性、客观性，对所收集的房地产档案材料按照科学方法进行整理，然后归档，妥善保管，只有严把档案质量关，才能为档案利用提供可靠基础。

4.2 利用网络信息化加强档案管理，提高利用效率

我们已经身处于信息化时代，信息化已经深入到各个领域，档案管理中不但数字类档案需要依靠信息化方式进行保存和管理，在提供档案利用的方式上也有必要利用信息化提供检索服务。同时对传统纸质档案也可以利用信息化管理，因为纸质档案受保存条件、外界因素影响较大，同步进行电子扫描并管理不但有利于提供双重保险，也能够提高档案利用效率。

4.3 組建档案管理专业队伍，提升档案利用服务水平

基于档案管理本身的专业性，我们在档案管理工作上也有必要组建专业队伍，将具有专业知识和技能的人才吸收到房地产档案管理队伍中，并且形成专职岗位，专门负责档案管理和利用。通过专业管理队伍，运用科学的方法进行档案管理，保证高效提供档案利用服务，同时积极宣传档案利用，让社会各界都能够认识房地产档案利用的价值并在需要时能够知道如何进行利用。

参考文献

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