信息化在工程档案管理中应用的重要性及实施措施

陈宁

摘 要：在科技的引领下，信息化技术呈现势不可挡的发展趋势，工程档案管理也进入信息化管理阶段。本文首先对工程档案管理信息化的涵义进行了专业的阐述，介绍了当前工程档案管理发展现状，探讨了工程档案管理信息化建设的价值与意义，有针对性地提出了工程档案管理信息化建设的发展方向与保障性措施，以期切实提升新时期工程档案管理水平，更好发挥工程档案服务社会的功能。

关键词：信息化 工程档案管理 重要性 措施

随着经济的飞速发展，建筑行业得到发展契机，工程档案的数量与规模也呈现快速增长的趋势，尤其是在信息化技术的影响下，工程档案管理面临新的挑战。基于此，要立足信息化背景，明确信息化在工程档案管理中的重要意義，紧跟时代发展步伐，采取行之有效的管理措施，满足信息时代对工程档案管理中的实际要求，发挥先进技术的优势，实现技术与管理的高效融合，在根本上更好发挥信息化对工程档案管理的推动作用。

1基于专业角度对工程档案信息化涵义的全面阐述

对于工程档案而言，其本质上讲，是最为原始的数据资料，反映了建设项目管理工作的全过程，形成于工程建设的各个环节，是工程建设整个流程形成的历史记录，在整个工程管理中占据举足轻重的地位。当前，工程档案多以纸质记载与少量电子信息记载形式存在。立足信息时代，如果从狭义角度分析，工程档案信息化主要是将工程档案的内容与信息化环境相结合。从广义上讲，工程档案的信息与与各个领域的信息进综合发展与运用，强调信息的交融。也就是说，工程档案信息化既要加强自身信息化建设，又要借助信息化方式，为社会提供更加便捷、准确与全面的服务。

2全面介绍当前工程档案管理发展的现状

2.1工程档案管理发展概况

在当前工程建设档案管理工作中，比较突出的问题是缺乏计划性，尤其整体性、全程性与全方位性严重不足，信息化的应用尚未得到全面开展。立足建筑项目工程资料与档案管理的传统模式，虽然也针对性地制定了相应法律法规，力求保证档案管理与工程建设的同步性，但缺乏强大的监管体系加以支撑。对于工程档案管理与工程建设，突出的问题是二者缺乏同步性，档案监管工作不到位，尤其是归档时间不及时，滞后性问题严重，很多档案资料都是在归档之后再次进行补录。另外，管理方式与手段落后，缺乏严谨性，文件检索与运用方面缺乏便利性，在根本上很难发挥档案管理对整个工程管理的支撑作用。虽然信息化在很多地区的城建档案管理中逐渐开展，但是，仍存一些问题亟待解决。

2.2信息化在工程档案管理中存在的问题

首先，城建档案资料来源渠道较多，涉及不同的地区及部门，信息存在不统一的问题，整体呈现分散状态，不利于档案管理标准化与统一化的发展。其次，立足当前城建档案管理工作实践，侧重点仍为实体档案管理，很难实现对档案信息的有效处理与应用，距离高效管理目标遥远，对档案综合性运用产生阻碍。再次，城建档案管理中所应用的硬件设施急需更新。第四，城建档案搜集工作缺乏全面性与有效性，在综合处理与整合方面的工作缺乏完善性，制约城建档案的全面开发与高效利用。

3深入剖析工程档案信息化的重要性及现实意义

3.1强化工程档案管理整体水平的提升，实现工程档案的全面性与准确性

立足工程档案管理，将信息化有效应用其中，能够强化计算机网络、物联网、大数据以及云存储等技术手段的全面融合，对提升档案管理整体水平作用巨大，加快程档案管理规范化与标准化进程，提升整个行业的科学化水平。具体讲，信息化处理模式的应用能够为工程信息与资料的保存提供保障，增强信息收集保管的全面性与准确性，对拓宽工程档案管理范围具有推动性作用。

3.2工程档案管理更具开放性，信息共享程度全面增强

鉴于工程档案信息化发展的欠缺，工程档案资源在共享方面凸显滞后性，很难实现高效运行，尤其缺乏有力的运行支撑体系。因此，借助工程档案信息化管理，通过开发与应用工程档案信息化管理软件，增强档案资源的开放性，促使档案能够被高效地应用起来，尤其实现对各个地区、不同类型工程档案的整合，对传统纸质化管理模式进行改善，提高信息搜集、整合以及分析水平，促使其更好发挥在社会经济中的作用。

3.3工程档案信息化管理是推动建筑工程行业有序发展的基础

工程档案源于建设过程，是工程行业各种资料的集合体，涉及多种资料形式，如纸质、图片以及音频视频等。在信息化管理的应用下，能够避免工程档案管理功能被束缚，强化档案存储与处理，对促进建设过程发展、提升工艺水平等意义深远，为未来建设工程行业的发展奠定更加坚实的信息基础。

4工程档案管理信息化建设的前提条件

4.1以计算机技术为依托，强化电子文档的形成与存储

面对工程档案类别的多样性与复杂性，档案利用率的提升十分关键，需要重视办事效率的全面提高，因此，计算机的支持不可或缺，以便加快信息搜集与归档速度，促使各种档案资源能够依照行业规范进行合理的存储。

4.2重视档案管理规范与机制建设，为档案管理信息化建设提供制度性保障

为了促进信息化技术在档案管理领域的应用，档案管理规范与机制的构建不可或缺，强化对原始资料的管理与控制，满足新时期管理标准与要求，保证档案资料准确无误地存储，尤其是避免在数字化转换过程中出现问题，最大化发挥信息技术的优势。另外，要将档案管理基础性工作落到实处，即便拥有了先进的信息技术，规范化与标准化的档案基础性工作仍需引起重视。

4.3积极构建完整的数据库，保证档案信息的及时更新与补充

对于工程档案管理信息化建设，数据库是核心，需要对其进行合理更新与开放，确保资源处于更新补充状态，为数据使用提供便捷。对于数字档案形式，能够实现对资料文档的有效处理，同时，合理进行分类与整合，促使资料始终处于更新中，维护数据库的稳定运行。

5如何在信息化背景下加强工程档案管理工作

对于档案管理信息化建设而言，管理人员是重要影响因素，其工作能动性与信息化建设效果息息相关。因此，要增强档案信息化建设思想与观念，明确信息化的影响力，具有较高责任意识，将工程档案信息化建设工作落到实处。

5.1准确掌控工程档案发展方向，做好立项阶段与项目前期的档案管理工作

信息管理的应用对提升工程档案管理效率影响较大。因此，首先，从项目立项开展，要配备专业的资料管理人员，实现对各种文件、资料等的收集与归档，明确岗位职责。其次，重视工程项目建设前期档案工作的组织与协调。明确前期档案管理的主要负责人，划分工作范围，对各种制度进行细化，构建符合项目实际的档案工作管理机制。

5.2对工程档案信息化管理流程进行明确与规范，切实提升档案应用效率

在工程档案信息化管理过程中，需要以工程类档案管理标准为基准，结合档案类型，进行信息合理分类与管理，将优先管理与置后管理进行积极融合。也就是要根据档案轻重缓急进行合理处理，尤其是掌握档案关键词与价值性信息，以期实现使用率的有序提升。

对于工程档案信息化管理模式，以发挥信息技术最大优势为前提，增强档案资料运用的高效性，为档案信息资源的科学存储提供便利性，对提升工程档案利用效率与利用价值具有重大作用。因此，要对信息化背景下的工程档案管理工作进行概念上的掌握，正视当前工程档案管理工作发展实际，切实发挥信息化在工程档案管理中的优势，在根本上更好发挥工程档案服务社会的作用。

参考文献

[1]欧阳剑.刍议建筑安装工程档案信息化管理现状与优化控制[J].中国管理信息化，2017，20（05）

[2]王颖慧.网络环境下工程档案的信息化管理[J].管理观察，2017（06）