试论事业单位档案管理的信息化建设

摘 要：大数据时代，事业单位档案资料的形式也从纸质档案向电子档案转变，为了更好的提高档案管理效率和服务质量，开展档案管理的信息化建设势在必行。但是在实际的建设工作中也发现了一些问题，例如专项资金投入力度不足、档案管理人员信息技能较差等。因此，事业单位一方面要从思想上加强重视，努力为档案管理信息化建设营造必要的环境，另一方面又必须通过加大投入、人员培训等实际行动，推动信息化建设工作的高质量开展。

关键词：事业单位；档案管理；存在问题；信息化建设

电子档案虽然具有易于保存、管理方便等特点，但是对档案管理人员的信息技术水平提出了较高要求。在一些基层事业单位，由于存在信息基础設施不健全、缺乏针对的信息技术培训等问题，导致电子档案的实际管理效率和质量都受到了不同程度的影响。文章首先指出了现阶段事业单位档案管理面临的一些问题，随后结合实际工作经验，分别从适当增加资金投入、重视人员技能培训等方面，就如何推动档案管理信息化建设进程提出了几点建议。

1 事业单位档案管理存在的问题

1.1 缺乏专项资金投入，信息化程度滞后

虽然近年来许多事业单位都引进了信息化办公系统，但是由于领导的重视不足，这些信息设备多数情况下只是用来完成简单的登记、查询等工作，并没有真正发挥信息技术的应用优势。就档案管理工作来说，要想实现档案管理全过程的信息化，除了要采购必要的计算机设备外，还要花费资金进行网络建设、系统维护，前期需要投入较多的资金。但是事业单位的资金来源主要以财政拨款为主，能够自由支配的资金相对紧张，应用于档案管理信息化建设的专项资金更是寥寥无几，由于缺乏资金支持，档案管理的信息化程度仍出处于低端水平。

1.2 档案管理队伍的信息素养参差不齐

在档案管理工作中，事业单位除了要提供完善的硬件基础设施外，还要有一支信息化的档案管理人才队伍，操作这些信息设备提高档案管理效率。但是从目前的情况看，一方面是在职的档案管理人员年龄偏大，在以往工作中形成了比较固定的管理工作方法和思维模式，对电子档案的信息化管理缺乏认识；另一方面则是事业单位并没有为其提供充分的在职培训机会，而基层档案管理人员日常工作繁忙，也没有系统性的时间为自己“充电”，久而久之个人的专业技能也就难以符合信息时代下档案管理的职务要求。

2 档案管理信息化建设的应用优势

2.1 有利于减轻工作压力，提高管理效率

传统档案管理，不仅工作量较大，而且其所涉及到的查询程序也比较繁琐、比较复杂，实现事业单位档案信息化建设之后，可以根据关键词搜索出相关的档案信息，简化档案信息的查询程序，节约人力物力，并且不会影响其他档案管理工作的有序进行。此外，提高事业单位档案管理的信息化程度，可以极大地降低其受外界环境影响的程度，任何时间、任何地点都可以查询档案信息。这样一来，事业单位的档案管理人员就可以将一些基础性的工作交由计算机来完成，自己转而可以将精力投入到提升档案服务质量等方面，推动档案管理工作的发展和进步。

2.2 有利于实现档案资源共享，挖掘档案深层次价值

信息化时代的档案管理，不仅仅是做好档案存储和查询等基本工作，还要求档案管理人员能够借助于信息技术手段，对档案资料进行整合利用和资源共享，充分发挥档案资料在参考、借鉴等方面的利用价值。除此之外，面对海量的电子档案，单个档案管理部门很难对这些电子档案做出及时、高效的管理，借助于资源共享则可以与其他事业单位形成合力，共同管理档案资料，这对于发挥档案价值和确保档案资料的安全也有一定帮助。

3 事业单位加快档案管理信息化建设的策略

3.1 事业单位领导要重视并指导信息化建设工作的开展

档案管理信息化建设是一项综合性的工作，离不开事业单位领导的指导，以协调事业单位内部的各项资源、资金和人力，为信息化建设提供必要的支持。例如，要定期开展档案管理人员的责任意识教育，能够在日常的工作中严格遵守档案管理的标准。还可以根据职务的不同，为档案管理人员设置相应的访问权限。这样就避免了部分档案管理越权进行访问的情况，对于提高电子档案的安全性，以及做好电子档案保密工作有重要帮助。

3.2 适当增加信息化建设的资金投入

档案管理信息化建设相关工作的开展需要资金的支持，除了前期的设备采购、安装以及调试等，后期档案管理信息系统的运行维护也会需要持续的资金投入。为了确保信息化系统在档案管理工作中发挥应用优势，就需要事业单位设立专项的资金。考虑到事业单位的资金来源渠道单一，需要从以下几方面为档案管理信息化建设提供充足的资金保证：第一是对有限的资金进行合理规划，实现有限资金的集约化利用，尽量减少档案管理信息化建设中的资金浪费问题。例如，在信息化建设中严格遵循相关的标准，实现资金利用效率最大化；第二是设置专项的资金，事业单位在编制预算时，要将档案管理信息化建设的花费纳入到年度预算中，通过设立专项资金的形式为信息化建设提供保障。

3.3 重视档案管理队伍信息化素养的提升

档案管理在完成信息化建设后，要想真正发挥应用优势，还必须依靠专门的档案管理队伍，负责各项管理工作的开展，包括利用信息设备完成档案的快速检索与查询，或是利用相关软件保护电子档案的安全等。事业单位可以通过以下途径实现事业单位档案管理人员综合素质的提升：首先，要结合本单位档案管理人员信息化素质的水平，定期开展针对性的信息技能培训。例如通过上网课、办讲座以及外派学习等渠道，为档案管理人员信息素养的提升提供支持；其次，还要重视高素质人才的引进，事业单位每年都会公开进行人员招聘，可以在档案管理中设置岗位，吸引信息专业的高素质人才。

3.4 将传统档案管理与档案管理信息化相结合

我国部分事业单位依然选择传统的档案管理方法来进行一系列的档案管理工作，这部分单位想一夜之间完成档案管理工作的信息化建设，显然不切实际，因此，应该根据实际情况将传统档案管理与档案管理信息化进行有效结合，有步骤、有层次地推进档案管理的信息化建设。此外，事业单位在推进档案管理信息化建设的过程中，应该要注意更新其管理手段、丰富管理人员的知识储备，从而有效推进档案管理信息化建设顺利进行。

3.5 建立健全档案管理制度

要想档案管理信息化建设工作顺利进行，就需要制定切实可行的档案管理制度。事业单位立足于本单位的实际情况制定合理的档案管理制度，并充分发挥其对档案管理工作的指导作用，可以将档案管理信息化的内容作为一个指标，为员工的职称评定、绩效考核、责任追究等提供依据，这样就将员工工作的积极性和主动性充分调动起来，在对待档案管理工作时也更有耐心，更认真，为顺利实施档案管理的信息化建设奠定良好的基础。

4 结语

档案管理的信息化建设能够减轻事业单位工作人员的压力，并提高档案管理效率。事业单位需要通过建立健全管理制度，提供专项资金支持等多种途径，为信息化建设的开展提供必要的支持，进而为提高档案管理和服务奠定基础。

参考文献

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[3]郭华锋.信息化条件下机关事业单位档案管理问题分析[C]//“决策论坛——创新思维与领导决策学术研讨会”论文集（上）.2017.

作者简介

李晋凯（1989—）男，山西文水人，文水县食品药品稽查队助理馆员，学士学位，研究方向：档案管理