浅谈档案管理工作

陈彩云

摘 要：档案人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，是再现历史真实面貌的原始文献。我们作为机关单位档案工作人员，应当跟上时代步伐，努力做好档案管理工作。

关键词 ：档案；收集；整理；對策

随着社会的发展，档案的载体越来越多，收集也不断丰富。在实际工作中，东莞市教育局语委办不断摸索和学习，深刻意识档案的价值，提高对档案的理解。其中文件是档案的重要组成部分，它记录了东莞市语言文字工作的发展进程，客观地反映了工作目标设定、各项活动的统筹规划和推行效果、受众反馈等方面的研究与发展过程和成果。

1 办公自动化时代下档案管理的优势

1.1 工作效率大大地提高

计算机处理信息的能力也是正确使用办公自动化的最大优势。在之前的档案管理工作中，工作人员过于依赖人工操作，需要完整的收集，来避免有所遗漏。要求规范用笔，书写整洁、清晰，要准确分类和统计，结果效率很低，浪费时间和精力。采用计算机软件来管理档案后，使档案信息的收集、存储、分类、统计和参考变得非常便捷，大大提高档案管理工作效率。

1.2 档案的利用价值充分展现

随着计算机和网络技术发展，采用计算机管理档案，使档案能充分实现利用价值。以前人工操作收集档案，借阅不方便。现在使用计算机，实现档案信息和载体分离利用，同时可以链接，与其他系统建立共联、共享，大幅度提高效率，同时也解决了因人工多次借阅纸质档案造成损坏的问题。

1.3 档案管理更加稳定

电子档案载体材料的寿命比纸质载体寿命要长得多。纸张能否长久储存取决于纤维素的性质，纤维素在一定条件下会被损坏。但电子的不同于纸质的，随着电子技术发展，电子档案存储、读取的设备更加成熟，可以根据不同的需求，选择不同的电子载体，如小容量的闪存盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的共同特点是存储方便、易读、易传递，能长时间存储、受外界影响小，不容易被损坏、稳定性更强。

1.4 档案传输速度更快、更安全

传统的文件传输是依靠物流系统，传输时间受距离长短限制，而且档案也可能因天气等其他因素造成损失或延误，影响档案工作人员归档，同时给档案使用人员检索利用带来不便。但在计算机网络技术的使用下，可以直接通过网络，大大提高了文件传输的安全性和及时性。

2 档案的收集、整理与保管

2.1 档案的收集

我们的档案主要收集本单位各类工作方案、各类人员的普通话测试录音及其他与语言文字相关的文件、证书、牌匾、锦旗等。档案根据其不同形式的物理对象，因材料不同，其价值也是不同的。在档案收集归档过程，需将这些不同材质的档案分类归档。

例如：实物档案的收集，首先要确定范围。主要包括：一是单位举办各类活动获得的牌匾、旗帜、荣誉证书等；二是东莞市语言文字相关的政策文件；三是东莞市组织的普通话水平测试录音资料；四是其他具有保护价值的物品。 其次是归档的要求。由于实物档案的重要性和载体的特殊性，应归档的实物一般应在形成后一定时间内向单位的档案管理部门移交；由于特殊原因，单位确需将档案保留在有关部门一段时间的，也应该想移交登记再办理借阅手续。所有部门和个人不得随意提出私自存档或转让档案，档案归档应当保持清洁、有序、无损坏。个人在公务活动中取得的奖杯、证书、纪念品等实物档案，应当向单位档案管理部门备案，拍照、登记后再交由个人保管。

2.2 档案的整理

按照档案管理办法将档案分类整理。本单位普通话水平测试音频档案以“年份”分类整理，同一年测试的音频以考生准考证号命名，然后再把同一个单位的建立一个文件夹以考试日期+学校名字命名，最后形成当年所有单位测试的音频文件。如果是牌匾、奖牌、证书等，我们将以一个牌匾或奖牌为一件，一张证书为一件。对于实物档案，如果数量比较少，我们可以不分类；但实物档案能直观反映历史，所以，一般都永久保管。而普通话水平测试音频可以作为考生使用普通话水平证书时教育部门审查的凭证，防止假的普通话证书流通。

2.3 档案的保管

档案载体形态各异，大小规格不同；例如小型的有奖牌和证书，大型的有奖杯、旗帜等。由于各类档案形状不一，则要求档案管理工作人员对档案的管理方法也不尽相同。可以折叠或小于“A4”的，如文件、证书、文凭等，可在贴好标签后分类按顺序归档。对于奖状、奖牌、有纪念意义的物品或书法、绘画等，因为规格不统一、体积又比较大，不能装入档案盒，则可放在专用的柜子里，这样也能充分发挥他们的宣传价值。但其存储地方要保持干净，定期清理。档案容易被虫蛀、生锈，这就要求档案管理工作人员在保管档案时，注意储存环境，防虫防锈，以确保档案的完好。

3 加强档案管理工作的对策

3.1 提高宣传力度，提高意识，努力取得领导的重视

做好档案管理工作不仅是档案部门的工作，也是单位组织和整个社会的工作。各层领导的重视是做好档案管理工作的重要保障。首先要取得宣传部门重视。信息化时代，通过新闻媒体大力宣传，让社会各界人士了解档案的价值和重视档案工作。只有提高全民档案意识，特别是各层领导和专业档案管理人员，要具备较强的档案管理意识，营造良好的档案管理工作的气氛。其次，要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各单位负责档案管理工作科室，要善于抓住机遇，结合单位中心工作，借助档案利用实例，发挥档案的宣传教育作用。

3.2 加强档案管理，完善管理办法，保证制度落实

改变照片档案管理凌乱的现状，制定一套切实可行的档案管理方法来规范档案管理工作。同时，也要建立相应的管理措施，规范管理。从收集、整理到归档移交档案室，都要统一管理，严格按照档案管理的规章制度，防止损坏遗失、占为己有。明确规定档案日常储存、管理的方法和借阅、利用的程序，确保档案有关管理制度落到实处。做到明确责任，依法行政，自觉行动，共同努力做好档案管理工作。

3.3 加强档案工作人员的专业培训，提高业务能力

从事档案管理工作的人员，既要有扎实的业务功底，也要有较强的档案管理能力。档案工作人员要熟悉档案法律法规，不断提升自身档案管理的专业知识和业务能力。

3.4 加强监督和指导

根据目前档案管理工作的状况，档案主管部门应加强对基层档案工作的监督和指导。要定期检查基层档案工作并给以专业指导。监督和指导是档案行政管理的重要法定职能和重要工作手段，所以档案主管部门要执法监督，提高监督、指导意识。

4 结束语

随着档案管理现代化的发展，将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是为社会实践服务提供档案信息，充分发挥档案服务的功能，实现档案的价值。档案是再现历史真实面貌的原始文献，在工作中具有不可替代的作用，我们应重视这一工作，使档案管理工作再上一个台阶。

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