简析档案管理电子化实施方案

麦梅慧

摘 要：在互联网时代的背景下，档案管理电子化的建设以及发展越来越迅速，档案管理水平有了很大提高，但由于固有模式的束缚和单位性质等各种因素，有的单位档案管理仍然存在很多不足之处，需要一些有效的措施来加以改善。加强人事档案管理，管好用好人事档案，充分发挥人事档案的资源优势，能更好地为选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，对人才资源开发和单位的发展具有重要意义。档案管理根据它的基本性质及其主要作用来讲，是一项具有管理性、服务性的工作。提高档案管理水平不仅重要而且急迫，要想适应当今社会发展的大趋势和大潮流，必须加快建设档案管理的电子化进程，以电子化的档案处理日常档案工作，能够为社会的发展提供更多的便利。

关键词：档案管理；电子化；信息技术

1 档案管理电子化的作用

1.1 有利于提高档案管理工作效率

时代的发展，科技的进步，运用计算机进行档案的电子化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、检索速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，节省档案管理人员时间，使档案管理工作的效率得到全面的提升。

1.2 能够为管理决策提供可靠的信息

档案是一种资源，地方的发展和单位所开展的业务都被档案真实的记录。制定决策和任免干部时，除了要结合当前实际，还要查阅和参考人事档案记录，通过掌握人员信息情况优中选优，从而推荐最佳人选，同时也可以有效避免干部任免错误的出现。档案管理信息化建设改变了以往翻查大量纸质档案的局面，节省了档案查找的时间，降低出错率，使查找资料更加方便快捷，为干部任免提供可靠的信息。

1.3 有利于为科研工作提供智能化服务

计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用，档案电子化在快速分析方面的优势尤为突出，此外，在进行综合研究上，也表现出其独特的优越性。虽然前期需要一定的投资和时间，但可以为今后的工作带来巨大的效益。网络技术的应用使得远程服务成为可能，使资源共享得以实现，信息二次编著的时间也大幅减少，信息服务变得更加智能化和人性化，服务质量和服务效率也明显提高。

2 档案信息电子化的现状

1）档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，信息内容不一致，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑快捷地完成信息管理上报工作，这制约了档案信息电子化的进程。

2）标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆、室、藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

3）档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是移动硬盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

4）档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用和普及发展，就谈不上档案信息电子化了。

3 推行档案电子化管理的几点建议

当今世界已步入信息化的时代，档案工作也必然要进入数字化发展阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，向档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案的电子化管理，首先要提高认识，增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感，站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义，借鉴正式文件管理的方式和方法，全面提高电子档案管理的質量和效果。

1）积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，如计算机专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。

2）及时做好硬件设备的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术力加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生。

3）建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。

4）建立电子档案应用共享平台。要建立电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上开辟专区，以科室为单位分业务类别建立档案目录，目录下按发生时间存放相关电子档案资料。共享平台按级次设置查访权限，以供机关各科室或基层事业单位自行查询所需资料，避免各岗位人员的相互打扰，消除影响资源共享的其他因素，促进整体工作效率的全面提高。

4 结语

随着社会的迅猛发展和科技的飞速进步，传统意义上的纸质档案管理已不能很好的适应如今人们日新月异的生活的变化和对档案管理的需求了。档案管理电子化已成为未来办公的必然趋势，因为它不但能够提高工作效率，减少人力、物力、财力的浪费，还能大大的减少再次加工的时间的浪费，提高档案信息的时效性，因此，可以说档案的电子化对于我国的档案管理工作意义重大，必须要加大对其的研究力度， 使得其必将成为未来档案管理工作的发展趋势。

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