关于干部人事档案保密分析

黄换兰

摘 要：干部人事档案是人才选拔、人事调动、实现人才优化配置的重要依据。随着我国政治、经济体制改革，对干部人事档案管理工作提出了更高的要求，要保证充分保密的前提下有效地提高档案的利用率真，使干部人事档案能够充分发挥其自身作用。

关键词：干部人事档案 保密性 管理

干部人事档案是组织、人事部门按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实绩等内容的文件材料。由于干部人事檔案真实地记录了干部队伍各类人才的详细情况，是一座内容相当丰富的人才信息库，因此常常作为组织、人事部门“知人、用人、管人”的重要依据。同时也蕴含着大量的个人隐私信息，这就要求档案管理工作者提高辨别信息是否涉密的本领，同时增强对涉密人事信息的管制力度，不断推进档案管理工作规范化、标准化，做好干部人事档案保密工作。

1 干部人事档案保密性分析

干部人事档案涉及干部个人一生的经历及重大事件、个人的功过与家庭情况甚至生活隐私，并与国家、社会的方方面面相联系，从某个侧面反映了党和国家的组织状况，领导班子状况，干部队伍状况以及其他有关情况，这些都属于党和国家的秘密，尤其是高中级领导干部的人事档案，内容秘密性更强。因此，干部人事档案只能由组织上掌握和保存，任何人都不得泄露档案内容或私自保存他人的档案材料；干部人事档案工作人员必须树立牢固的保密观念，严格执行和遵守干部档案工作的保卫、保密制度、保守干部人事档案的秘密。要对因工作需要查阅和接触干部档案的人员，进行保密教育，严防泄密，确保干部人事档案信息的安全。

2001年，中央组织部、国家保密局就在《组织工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》中明确规定了干部人事档案的绝密（党和国家领导人未经批准不得公开的内容）、机密（中央管理干部档案中未经批准不得公开的内容）、秘密（省、部级领导干部及其他中央管理单位干部档案中未经批准不得公开的内容）、工作秘密（在以上范围外干部人事档案中未经批准不得公开的内容）。在从事干部人事档案管理工作中，需要充分了解各项档案保密范围，认真贯彻党和国家的各项规定，坚持做好审批手续审查，对于档案的查阅和借出等均按照该档案相对应规定严格执行。自有干部人事档案开始，其就是为一定阶级掌握、为一定社会制度服务。因其在阶级斗争中的特殊政治需要，干部人事档案管理制度的核心就是保密制度。因其管理的封闭性，可有效防治人为篡改，为组织管理干部奠定科学、公平的基础。所以在《干部档案工作管理条例》中就规定了任何人不得借阅本人及其亲属的档案。

2 提高干部人事档案管理人员的保密意识和职业责任

通过对国家有关的法律法规（尤其是《保密法》和《档案法》的）学习，要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，树立保密观念，增强法制意识，重点解决好两个问题：一要严格执行认识档案有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依、执法必严、违法必纠；自觉地将“人事档案无小事”的理念贯穿在日常工作之中，确保管理的干部人事档案安全。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用、哪些限制在一定范围内利用、哪些还不能提供利用。并积极宣传档案保密工作的重要性，普及干部人事档案的保密知识，使周围人了解、重视个人档案的保密性。

干部人事档案管理人员要明确保守干部人事档案的秘密是档案管理人员的岗位职责。做到确保档案的绝对安全，既要保证档案实体的安全，又要保证档案内容的安全，不因为自身的疏忽造成档案破损和失密。由于档案管理人员经常接触档案信息，如果其保密意识薄弱，很容易在无意中就泄密档案材料内容，所以档案管理人员一定要提高自制力和自我约束力，要做到守口如瓶；另外，档案管理人员要做到不能随意复制、传递干部人事档案信息，不受任何利益驱使而发生泄密行为。

3 加强干部人事档案信息数据库的保密工作

干部人事档案信息化即体现了人力资源管理水平，又是档案管理现代化发展的必然趋势，人事档案信息数据库能够提高人力资源管理的效率，实现人员的优化配置，即提高了档案信息的利用率，又降低了档案的磨损率。虽然目前还有纸质档案和备份，但同样不能忽视数据库中干部人事档案信息的保密工作，这些电子文件能够为工作带来方便、但也具有其自身的特点，它能够被编辑、修改还可以被复制，这给保密工作增加了难度，所以要更加重视干部人事档案信息数据库的保密工作。

要保证干部人事档案信息数据库服务器不能与局域网和互联网连接；要设置干部人事档案信息数据库的访问权限，要规定只有数据库的管理人员才能对数据库内的数据进行录入、修改和删除处理，而且外人不得阅览数据库内的相关信息。

4 协调好干部人事档案使用与保密工作间的关系

干部人事档案管理工作包括档案的使用和档案保密，要正确认识二者间的关系，要明确保密的目的是为了给档案使用者提供更好的服务，使干部档案信息能够发挥更大的作用；但使用也是有局限性的使用，要以保密为前提，对使用者在地点、时间、范围等方面进行约束，以保证干部人事档案信息的安全。

在日常工作中，要建立严格的干部人事档案转递、收集、整理、使用、封存相关制度，确保每个工作环节都衔接有序，禁止无关人员、尤其是人事档案的本人接触档案。实现干部人事档案规范化管理。对干部人事档案的调阅、移出、销毁等严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。

5 结束语

人事档案的保密工作是一项长久性工作，需要时刻警惕、处处注意。只有做好保密工作，才能更好发挥人事档案为我国经济生活、社会发展中的重要作用，促进人才的发展和提高。

参考文献

[1]赵海英.浅谈人事档案利用中的保密工作.科技情报开发与经济.2013.

[2]王志刚.浅谈如何做好干部人事档案管理的保密工作.科学之友.2012.

[3]王旭玲.如何做好档案管理的保密工作.东方企业文化.2013.