论档案的重要性及其管理思路

熊燕云

摘 要：档案管理工作是社会分工中的重要组成，也是各行业领域业务工作开展的支撑依据。随着社会、经济各领域的全面发展，对档案管理工作提出了更多、更高的要求。因此，为适应现代发展进程，档案管理工作应当及时革新管理思路，开拓管理方法与形式。本文主要论述了档案管理工作的重要性及实践中的常见问题，并结合当前形势提出了档案管理工作的发展机遇及优化思路，以期有益于档案管理效率的整体性提升。

关键词：档案管理；档案收集；归档问题；管理思路

1 档案的重要作用

档案详细记录在了各行各业企事业单位的发展历程和经验成果，是其日后制定目标、调整方针和实现科学决策的重要参考依据。从整体上看，档案最重要作用即在于参考作用。之所以将档案视作各企事业单位各项工作开展的重要依据，不仅是因为其所承载的内容多为第一手资料，未经过人为的修改；同时，还因为其中所载录的系列经过都是客观事实的直接体现，是真凭实据，是最可靠的参考材料，能够将过去事件的发生经过以最客观、最全面的形式重现，让人更清晰、直观地了解到企事业单位发展过程中的工作部署、战略执行等各类情况。由此可知，完善与提高档案管理工作水平与效率，是各企业单位实现持续发展的基础与前提。

2 档案管理工作中的常见问题

众所周知，档案是各企事业单位的重要信息库，而对于档案的管理工作即是保障企业单位工作有序开展、实现科学决策的关键环节。然而实践中，由于认知层面上的差异性，使得部分企业单位在现实工作中并没有对档案管理工作投入应有的重视，导致档案管理工作既没有规则可寻，也没有经费开展工作，最终严重影响到后期档案的利用，进而波及企业单位的决策管理。具体地说，档案管理工作常见问题主要如下：

1）材料收集不完整，归档不及时。形成档案的资料范围极广，档案收集工作任务相当繁重，且极为讲究时效性。但实践中，由于认知偏差所形成的档案意识薄弱问题，使得部分地区档案管理工作人员并不重视档案资料前期的收集工作与后期的登记管理工作，既没有具体、可行的档案收集管理制度，也没有明确、清晰的档案分类、归檔制度，在工作中全凭个人主观认知和经验来进行档案资料的整理和收集；且，即便前期按照规范指引做好了整理分类，但在利用档案环节又未能进行及时登记，导致档案丢失现象频现，亟待形成常态化的管理机制。

2）档案保管的设施条件略有不足。基于重视程度的不足，也就使得档案管理工作面临着长期经费不足的难题，从而导致档案的保管与存放收到严重限制。实践中，很多档案因存放地点的不合格，出现损毁、残缺的问题。即便是已经进行数字化转换的档案，同样存在存放保管的安全问题。例如，因经费不足，未能对数字档案载体进行相应备份，又或是未能配备专业技术人员进行安全风险测算和布控，导致数字档案资源时常发生丢失现象。现代社会发展迅猛，档案资料的生成速度愈来愈快，亦愈来愈多，如前期不进行有效整理与收集，不进行妥善保管与存放，后期带来的负面影响将会是相当严重的。

3）档案管理培训指导延续性不够。据调研资料显示，实践中仍然普遍存在大量非档案学专业的人员从事档案管理工作，还有很多多岗兼任的情形存在。而这些人员由于对档案管理技术和专业知识的缺乏，使得档案管理工作效率和水平长期难以提升，严重影响了企事业单位对档案的利用效率。即便是配备了档案学专业人员任职的企业单位，也存在一定问题，即缺乏在岗继续培训，缺乏与时代发展相契合、与行业需求相结合的档案管理专业培训，使得部分档案管理工作人员仍然延续传统单一式、手动式的档案整理与收集方法，不懂得如何运用现代信息技术和互联网操作平台进行高效管理，与现代社会发展进程形成明显反差。

3 提高档案管理工作效能的主要思路

1）重视档案资料的收集管理，提高档案价值鉴定技巧。档案收集工作量相当庞大，需要多方协力合作，方能促成规范化、科学化的 档案收集管理机制形成。具体地说，即要求档案管理工作人员在档案资料的收集和整理工作前期，务必遵循现有档案收集规范与标准，以完整性、客观性作为工作基本准则。其次，要进一步训练和提升对档案资料价值的筛选鉴定能力，要站在宏观的高度对档案内容的历史价值、社会价值和现实价值进行综合型分析，以判定不同档案的不同保存价值。

2）加强对档案管理工作人员的技术培训，提高岗位入职门槛。档案管理工作人员是档案管理工作的核心所在，人员素质高低将直接影响工作成效。因此，要确保档案管理工作取得高效，实现档案管理的积极作用，首要端正对档案管理工作的认识，摒弃因认知偏差所造成的重视度不足等偏见，在物力上给予档案管理工作应有的支持，在人力上加大对档案管理人员的技术培训。具体地说，首先要在现有档案管理专业队伍基础上，开展专业知识摸底考察，根据实际情况进行专业培训，并在没一起培训过后开展阶段性的考核，对于成绩优异的档案管理人员给予奖励，对于未能达标的人员进行再度培训，并将成绩与工资绩效考核指标相挂钩，以此不断激励档案管理人员的学习与工作热情。其次，在针对档案管理工作人员聘用要求上，应当严格任用专业对口的人员从事档案管理一职，不仅要在专业技能上进行考核，还要对任职人员的现代信息技术操作与运用能力进行考评，筛选既具备档案学专业知识，又熟悉计算机操作、互联网技术的复合型人才，为档案管理工作有序开展奠定人才基础。

3）结合具体需求和发展规划，适当引入信息技术辅助管理。基于大数据、信息化、互联网等多种现代信息技术下的现代社会，各式各样的数据资源库不断涌现，资料产生与更新的可谓是“瞬息万变”。在这样的发展背景下，仍然沿用传统手动式、单一化的档案管理模式显然与现实存在严重脱节，因此，档案管理效能要想有所突破，必须借鉴现代管理理念，引入现代信息技术。具体地说，首先，要按照日常档案管理流程和现有档案资源库，配置与需求相适应的档案管理基础设施。其次，要根据档案利用需求现状，结合信息技术的智能、高速等特性，以实现现代化、自动化、网络化和文档一体化为目标，设计糅合人性化的档案管理信息化系统。例如，在归档阶段按照不同门类、不同收录载体，进行收集、排序、装订等系统的 设计；在后期整理阶段，配置电子触摸显示屏、密集架、特藏档案资料柜等现代科技设备，有条件的还可以安装气体自动消防设施设备和报警系统，设置电子监控系统，确保档案的存放点符合现代档案管理建设的标准化、规范化和信息化要求。此外，还要尝试探索符合自身需求的数字档案云端备份模式、异地备份模式，最大限度提升档案资源的安全性与持续利用率。

4 结语

随着信息技术的不断进步，社会各行业领域及市场均呈现出多元化的发展趋势。基于档案管理自身独有特征和积极作用，要想最大限度提升管理水平和使用效率，档案管理工作人员必须及时革新管理挂念，在实践中不断探索，积极创新管理形式和手段，以高效完成档案管理与利用工作。

参考文献

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