浅议机关档案保管期限的划分

李文凯

国家档案局8号令颁布实施十余年来，为各级机关依法开展文件材料归档范围和档案保管期限的划定提供了坚强的保障，有效地促进了机关档案工作，同时也为国家档案资源建设奠定了坚实的基础。

8号令确定档案保管期限基本原则主要如下

永久保管的文书档案主要包括：本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

好的档案工作者，不仅要会整理档案、管理档案、提调档案、编研档案等，更重要的还要会鉴定档案的价值，知道哪些档案有价值，哪些档案价值大，从而把该归档的文件归档，把该定期或永久保存的档案划定为定期或永久保存，把该接收、征集进档案馆的档案接收、征集进馆永久收藏，这才是称职的档案人员。可以说，档案价值鉴定，是档案人员的基本功，是作为优秀档案工作者的必备条件。

“8号令”要尽量解决文件材料重复归档和档案将来重复进馆的问题，但“8号令”并没有解决这个问题。从条款上说“8号令”在永久类中收到的文件材料，与“87表”都一样，都是2条，只是文字表述略有差异。看似不多，但仅“11.1上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料”这一条，要顶本单位形成的文件材料好多条。因为前者是总体划分的，后者是细化的。条款少并不代表文件材料少，实际形成的档案并不少。据调查了解，在市、县级的许多机关单位形成的永久和长期的档案中，上级的来文占到一半以上，有些甚至占到三分之二以上。而且还有一个现象，也应该引起重视。就是上级的文件越是重要的，保管的重复率越高，但利用率越

如果再次对《规定》进行修订，我认为，可在国家档案局8号令的基础上，对同一全宗内的上级、下级机关文件（收文）和本机关文件（发文）均进行两种保管期限的划分即可，具体的讲，即上级、下级机关文件（收文）划分为重要的30年和一般的10年两种保管期限，其中上级机关针对本机关或与本机关有关的文件划分为永久保管期限（已转化成本机关文件）；本机关文件（发文）划分为重要的永久和一般的10年两种保管期限，这样一来，就能对原有的在同一全宗内，不管是收文还是发文均进行三种保管期限的划分，进行了简化，由“三分”变为“两分”。這种保管期限的“两分法”在操作上就比较简单，便于机关档案管理人员掌握，更能有效地提高机关档案工作效率，同时，也能更大限度地避免档案的重复，对优化各级综合档案馆的馆藏以及档案鉴定和利用都有着积极的作用

文件材料归档范围和档案保管期限表编制过程中，档案部门一方面不要大包大揽，不吸收业务部门参与，同时也要切忌唯业务部门马首是瞻的作法。一是要发挥业务部门在梳理文件材料内容方面的作用。具体作法可以设计一张文件材料内容调查表，由业务部门各岗位人员进行填写，填写内容应包括文件材料名称、产生业务、用途、发放范围、存储格式、载体形式、签署过程、传递方式、内容提要等。二是充分发挥业务在初步确定档案保管期限中的建议作用，有时业务部门对档案保管期限的确定根据是档案部门所不能掌握的。三是要充分发挥档案部门的档案专业作用，对业务部门提出的意见和建议作好把关，最终从档案专业角度确定采纳与否。对于业务部门提出的缩小归档范围和缩短保管期限的建议应谨慎处理

档案保管期限的确定也就是档案价值的鉴定，这项工作能不能做到规范科学，对于档案的保存以及利用具有重要意义。2004年，美国档案学家理查德·考克斯出版了《没有清白的收藏——对档案鉴定的反思》一书。他认为，鉴定对每位档案工作者以及利用档案的人都有巨大影响。因为鉴定决定了什么是档案，什么不是档案；鉴定是一件无法逆转的事情。通过鉴定，档案工作者为社会决定了谁将在未来受到关注，谁又将在未来销声匿迹。档案工作者通过鉴定，塑造历史，行使控制记忆的权力。这位鉴定专家的话说得异常深刻，能让我们更加深刻地认识档案价值鉴定的社会意义。