实现企业档案优化管理的主要措施

梅园

摘 要：企业在发展中，由于各企业的发展模式不同、业务不同等，也需要结合企业自身的实际情况不断完善企业档案管理工作，通过有效的档案管理工作，为企业的各项工作做好档案信息的收集、存档和利用，是保证企业稳定发展的关键工作之一。当然，在企业飞速发展中，档案管理工作也需要不断地进行更新和完善，才能符合企业的发展需求。对此，本文主要对实现企业档案优化管理的主要措施进行分析。

关键词：企业档案；优化管理；主要措施

一直以来，档案管理都是很多企业发展中的弱项，并非是企业没有能力去做好档案管理工作，而是对档案管理缺乏重视，甚至会产生档案管理工作并不能为企业营造价值的观念，这种错误的观念，将会直接影响到企业的经营发展。企业档案管理主要对企业发展中的各方面信息进行搜集、归档、分类、存储等，而且在企业需要的时候，可以随时检索相关档案信息，可以说企业档案信息对企业做出正确的发展决策以及明确发展方向具有重要的作用。因此，需要企业重视档案管理工作，以下主要对当前企业档案管理的现状以及优化措施等相关内容进行分析，具体分析如下。

1企业档案管理现状分析

档案管理是企业发展的重中之重，但现阶段很多企业在发展中，却忽视了档案管理的重要性，进而导致档案管理问题频发，档案管理水平的不高，也将限制了企业的发展，以下主要对当前企业档案管理现状进行分析。

1.1档案管理信息化水平不高

在信息技术飞速发展下，企业档案管理也逐渐趋于信息化的发展趋势，提升企业档案管理信息化发展水平，可以保证档案管理的有效性、全面性[1]。但从当前的企业档案管理情况来分析，信息化水平不高，在很大程度上影响到企业档案信息化管理效率，例如，当前很多企业档案管理主要以纸质档案为主，在档案管理中，由于纸质档案在长时间保存下可能会出现变色、褪色等现象，再加上保存不当可能会造成纸质档案的破坏和丢失等问题，使得企业档案管理不够完善，而且，这类纸质档案在归档、查询中也存在很大弊端。虽然现阶段一些企业针对档案管理已经不断提升信息化水平，并建立了相应的管理信息系统，但在实际应用的水平不高，再加上长时间未能对系统进行完善，使得系统运行效率较低，造成企业档案管理工作水平、工作效率难以提升。

1.2档案管理队伍水平有待提升

随着企业的飞速发展，档案数量的不断增加，对档案信息管理要求也越来越高，尤其是信息化技术的引入，也对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求，不仅需要熟练掌握档案管理的工作内容，同时还需要有着一定的信息技术水平，才能满足当前企业档案管理岗位需求。但从现阶段的企业档案管理发展情况来分析，档案管理队伍的整体水平还有待提升，管理人员的培训力度不足，没有结合新时期档案管理的实际发展情况，对人员展开专业的技术培训，使得一些档案管理人员的水平依旧保持在以往的水平上。逆水行舟不进则退，如果缺乏自我提升的意识，迟早会被市场所淘汰。另外，现阶段虽然一些企业已经应用了较为先进的信息化设备、网络办公设备等，但在设备实际操作的过程中却因档案管理人员的信息化水平不高，在设备以及档案管理信息化系统操作上存在很多不足，进而影响到企业档案管理的效率。

1.3档案管理评估体系不健全

在企业档案管理的过程中，应具备较为健全的评估体系，针对企业档案管理的各项信息、工作情况等进行评估，从而及时发现其中的不足，并能够有针对性的进行改进，是帮助企业档案管理发现问题、分析问题、解决问题的关键体系[2]。但现阶段很多企业的档案管理评估体系并不健全，甚至缺乏相应的评估体系，再加上没有结合企业自身的实际发展特点、管理方式等完善相应的管理评估体系，使得评估体系的运行效果不好，不能全面准确地发现档案管理中的问题，也无法给予有效的优化建议，使得企业档案管理水平难以得到提升。另外，在受到一些先进企业的影响，很多企业也都在根据自身企业的情况健全档案管理评估体系，但却有一些企业虽然有着健全的评估体系，却无法将其落实到实处，导致在建立健全档案管理评估体系过程中不仅耗费的巨资，还没有将其作用体现出来。总之，评估体系是企业档案管理的重点，如果不能对其重视的话，势必会制约档案管理水平的提升。

2企业档案优化管理的主要措施分析

以保存工作中的原始信息记录为依据的档案管理属于传统型的企业档案管理，它是为实现信息归档并在关键时刻可以用来进行历史查考和作为法律凭证的工具。随着自动化管理技术的日益成熟和使用普及，企业对所需要的信息应该进行宏观的控制。随着科学技术快速发展，对档案管理工作提出了更高的要求。下面将谈谈实现档案优化的几项具体措施。

2.1建立较为完善的信息化档案管理系统，提升档案管理信息化水平

通过上述的分析，在当前企业档案管理中，由于档案管理的信息化水平不高，直接影响到企业档案管理的水平和档案管理效率[3]。因此，在新时期发展中，企业档案管理应不断提升信息化水平，建立较为完善的信息化档案管理系统，从而达到提升档案管理信息化水平的目的。首先，企业应实现档案信息的收集、整理的信息化。在企业发展中会涉及到大量的档案信息，应根据企业自身的实际发展情况、业务开展的特点、经营模式等，不断创新档案管理模式，打破传统档案管理的束缚，不断提升档案管理的信息化水平，促进企业档案管理有传统的纸质档案模式向着存储数据化、采集自动化、服务人性化、管理网络化的方向转变，不断完善企业档案搜集整理工作的信息化系统。企业档案管理是一个长期的工作，尤其是档案信息的搜集真理，应从企业发展之初就一直伴随着企业的发展，并且应根据企业的实际发展需求不断革新信息档案的收集整理模式，才能为企业的发展奠定基础。

其次，应开發和完善企业档案信息管理系统。由于每个企业的发展规模、经营模式、经营岗位人员等方面的差异性，也使得每个企业在发展中的档案管理也存在很大的差异性。根据企业自身完善档案信息管理系统，并根据企业的归档分类，在系统中可编辑检索到相应的目录信息，为档案使用提供更便利的条件[4]。另外，档案管理信息化系统的支持下，也可以大大提升档案信息的传输效率，促进档案信息的使用率，同时也能避免以往纸质档案在保存过程中出现的损坏、褪色、丢失等问题，有效提高企业的档案管理效率。

2.2加强档案管理队伍建设，提升档案管理水平

在新时期发展中，人才是业务开展的核心，企业档案管理人员是档案管理的核心，在企业档案管理中，如果人员的素质水平不高，将直接影响到企业档案管理的水平。因此，应不断加强档案管理队伍建设，提升档案管理水平，不断优化企业档案管理，为企业的发展提供可靠的基础[5]。首先，应从档案管理人员素质与能力养成的角度上出发，不断提升人员的综合素质。如，对档案管理工作人员的素养、能力等状况进行评估，并根据实际的评估情况，展开系统性的培训教育，不断提升档案管理人员的综合素质。同时，还应促使档案管理人员做好档案管理系统的运行管理、信息搜集、信息管理、会计档案、人事资料等相关内容。而这都需要档案管理人员不断提升自身综合素质的基础上，才能满足岗位的哦给你做需求。此外，相关领导人应抓好企业档案管理工作，及时发现档案管理工作中的不足，并提出相应的改进措施，同时应通过实践锻炼、相互交流指导等方式，不断增强企业档案管理人员的培训效果。

其次，应加强对档案管理人员的专业指导。由于企业在发展中对档案管理的要求越来越高，档案管理业务量也在不断增加，并会伴随着企业的发展不断拓展档案管理业务[6]。而一些档案管理新业务以及新技术，则需要对档案管理人员进行专业的指导，才能让档案管理人员快速掌握相关的知识和技术，进而有效提升企业档案管理的水平。例如，在档案管理信息化技术方面，应通过聘请专业技术人员，对企业档案管理人员进行统一的技术培训，才能保证档案管理人员能够充分利用先进的信息技术实现对企业的档案进行信息化管理。

2.3建立健全的评估体系，优化企业档案管理

通过上述的分析，在当前企业发展中，由于档案管理评估体系的不健全，从而造成企业在发展中，无法对档案管理工作进行有效而全面的评估，导致档案管理工作出现很多疏漏，档案管理水平不高，无法为企业的发展提供更优质的服务。对此，应建立健全的评估体系，实现对企业档案管理的优化，为企业的发展提供可靠的保障。首先，应不断优化档案的利用体系。档案利用体系主要根据企业的实际发展情况，合理选择档案并使用，在此过程中，档案的安全管理非常重要，避免不正当的利用而给企业带来巨大的经济损失。要求企业档案利用的同时，必须要保证档案管理的保密性，完善保密机制，避免档案信息外泄。根据企业的实际发展情况，通过信息化档案管理系统最大程度的挖掘企业内部档案信息的资源价值，为企业的发展抉择提供有利的支持，将档案管理的价值充分体现出来。

其次，应根据企业档案管理的实际情况以及企业的发展情况，不断完善档案管理评估体系，并制定较为完善的档案管理及评估的相关制度。例如，《档案管理制度》、《档案归档制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案安全应急处理预案》、《机关文件材料归档范围》、《档案分类及保管期限表》、《OA 办公自动化系统管理办法（试行）》、《电子档案管理办法》等，为企业档案管理提出方向明确、可行性强的工作建议，进而实现对企业档案管理的优化。

3 总结

综上所述，档案管理是企业发展的重要工作之一，应结合企业的实际发展情況不断创新档案管理工作模式、工作内容等，才能保证档案管理工作符合企业的实际发展情况。但一直以来企业在发展中很多都忽视档案管理的重要性，没有将档案管理工作真正重视起来，导致档案管理工作没有得到及时的改进，管理制度没有得到及时的完善，档案管理人员的综合素质水平一直保持在原有的水平，极大地限制了企业档案管理水平，不利于企业的可持续健康发展。在本文的研究中，笔者主要对当前企业档案管理工作中的几方面问题进行剖析，同时结合自身对企业档案管理的认识，也提出了企业档案管理优化的几方面策略，希望能够引起企业对档案管理工作的重视，不断提升档案管理工作水平，促进企业的可持续健康发展。

参考文献

[1]庞如云.企业档案管理模式的优化问题 霍州煤电集团公司档案管理模式优化的实践探索[J].档案天地，2014（S1）：134-136.

[2]陈素娟.大数据时代如何提高企业档案管理工作[A]. .新形势下档案资源 管理 服务[C].：，2014：4.

[3]段春雁.论新形势下企业档案管理的信息化建设之我见[J].办公室业务，2013（03）：151-152.

[4]覃兆刿，罗琴.企业内部控制与企业档案管理的相关性分析——基于《企业内部控制基本规范》的档案话题[J].档案学研究，2012（02）：35-38.

[5]陆阳.三维视野下的中美企业档案管理工作比较——基于历史、现实与未来的企业档案工作[A]. 国家档案局、中国档案学会.回顾与展望：2010年全国档案工作者年会论文集（上）[C].国家档案局、中国档案学会：，2010：8.

[6]王强.基于核心信息资源管理理念的企业档案管理——以中国石油天然气集团公司为例[J].档案学研究，2009（01）：37-39.