档案管理现代化中档案管理原理的运用之研究

肖玉华

摘 要：档案就是国家的有关机构、社会组织和个人的多种行为的记录，档案管理必须和时代发展相适应，实现档案管理的现代化。在运用档案管理的原理进行档案管理工作时要和社会的变革相适应，在社会主义发展中实现自己的价值。

关键词：档案管理原理；系统管理；现代化应用和分析

档案对于不同的单位和机构具有重要的记录和参考作用，以档案为基础可以记录好发展过程里的活动，档案是一种参考的凭证，通过一些文字和图像等等可以更好的记录发展经历。要想提高档案的安全性，就要运用好档案管理的原理。

一、档案管理原理

不管是档案的存放工作还是档案的分类工作都要遵循一定的档案管理原理，因此，相关的工作人员要有一定的责任心，能够细心的做好档案管理工作。在开展档案管理工作时，要遵循档案管理的具体原则进行工作，具体来看档案管理原理主要有以下几个方面。

1.标准化

档案管理化的标准化原理包含了基础标准、技术标准以及管理标准这三种，这里所说的基础标准就是指通过大众化的指标开展工作，而技术标准就是指通过多种先进技术手段比如网络电子信息技术等进行档案管理。管理标准就是指在合法的前提下开展档案管理工作。

2.统一化

开展档案管理工作的主要目标就是保障档案管理的安全，所以要按照统一化的标准开展管理工作，提高档案管理的规范性，具体来看要从以下几个角度出发采取措施：第一，实行统一的管理规范，使档案管理具备规范性和合理性的特点。第二，实现对员工的统一管理；第三，做好新旧交替的工作。

3.简洁化

由于档案管理工作非常复杂，所以在保障基本的档案管理工作前提下要尽可能的减少档案管理的数量，同时还要减少档案管理的类型，这样一来管理人员的工作压力降低，追求更高效、更便捷的管理模式，就要在复杂、繁琐中寻找捷径，减少了重复、多余的环节便可将档案管理向着简洁、明了、高效的趋势发展。

二、.档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析

1.档案管理现代化

档案管理现代化是现在发展的必然趋势，人员要用现代化的理论作为基础，通过现代化的先进设备来激发管理人员的工作积极性，运用新式档案管理模式，使整个档案管理工作更加具有智能化和现代化。伴随着社会的发展，科学技术水平的提高，计算机信息化在各个行业被广泛地使用。档案管理也是依托着计算机信息化进行的，随着档案管理的不断升级，各行业中的现代化档案管理也面临着考验，随着档案信息量的不断增加，其需要多重形式来展现，令档案工作人员的工作难度及每天的工作量不断增加，对相关人员的调档需求也提高了相关的难度。通过档案管理现代化，可以更好的收集电子档案的有关信息，更快速的获得需要的信息，同时也可以优化档案管理工作环境，合理缩减存储空间，对原件档案管理体现了有效的影响作用。

2.系统化管理原理

开展档案管理现代化主要是围绕着系统化管理理论展开的，所以为了提高档案管理现代化的质量，有关的工作人员必须突破小生产分割模式，创建形成系统化管理思想，基于整体观念，做好系统项目管控。各区域均为总部门的组成内容，仅有树立系统化管理思想，方能全面激发系统之中各个分支价值，实现全面融合，提升实践工作效率。对于各个区域来说，必须加大对档案管理工作的重视力度，为单位的决策提供科学准确的信息。在进行了资源全面深入开发以后，可以更好的节约人力资源，提高经济效益。

3.整分合原理以及反馈原理

通过有关研究可以发现，在细化了工作以后要把它们分层小部分，通过科学的组织和安排可以更好的提高工作效率。所以，必须和事物的具体发展相适应发现其中的规律，站在宏观的角度来看，要划分成档案室、科研教育以及档案馆工作等。要想让这些部门充分的发挥作用，就要以各自的职权为基础提高工作的效率和质量。

开展档案管理信息反馈是为了实现价值，所以必须综合、全面的体现其经济价值和社会价值，这样才可以突出档案管理工作的意义。在输出档案信息后不仅要接受社会评估檢验，还应快速对缺陷问题进行及时反馈，有关的工作人员要根据反馈做好进一步的整改工作。

4.基于档案管理原理做好档案管理保护

在实现档案管理现代化的过程里，要做好对档案的保护工作，一方面要加大对其重视力度，另一方面还要做好机构权责职能的划分，同时还要重视相关的反馈。为了让更多需要档案信息的人获得信息，实现其社会价值，就要做好档案资源的保存管理工作，同时还要开展员工专业化教育培训工作。现阶段的档案从业人员大多为非专业人员，大部分缺少缺少专业知识及专业技能。随着档案现代化如火如荼的发展，其管理程序也在不断地发生着改变，假如还沿用之前的档案管理技术，将很难将现代化技术与档案管理相融合。为此，上级管理部门应多安排从业人员进行培训，学习且熟练掌握新型载体的档案管理保护技术。

在开展档案管理现代化工作时，要按照档案资源的实际情况和载体来把档案分为纸质的和电子的两种，从现在来看，很多部门依然认为存储管理纸质档案为主体。由于档案资源的利用率比较高，所以很多纸质档案都被破坏，因此要通过一定的处理来提高纸质档案的耐久性除此之外，改善档案管理环境，在建立档案库房前，要做好防虫防辐射和防尘埃的措施，对潮湿的环境要及时进行通风，以改善档案的存储环境。同时，将档案管理保护技术与现代化技术相契合，提高其科技含量。第一，必须保护好信息对象，做好电子档案资源的备份工作，运用一些再生性处理保护手段，将电子档案安全地转移到胶片或纸质文件中。第二，做好电子资源的软硬件同电子档案同步存储。通过设置安全密码和身份认证来保障信息不会被盗取，防止不法分子恶意修改。存储电子档案的媒介其具体表现形式包含磁介质以及光盘，但是它们较易受外界环境的损害影响，造成不良污染。

三、结束语

通过上面的分析可以得知，在经济全球化的背景下， 档案管理现代化工作非常重要。在开展档案管理工作过程里要运用好档案管理的具体原理，通过一些科学的理论知识来促进档案管理工作发展，实现档案信息的价值。在发展过程里，要重视对档案信息资源的保护，防止出现档案信息被盗或者被改的现象，只有这样才可以提高工作的积极性， 激发档案管理在国民经济建设发展中的重要价值，推动现代社会实现可持续的全面发展。文章通过分析档案管理现代化中档案管理原理的运用，为相关的档案管理人员提供参考和借鉴。

参考文献

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