信息技术在学校档案管理中的运用策略

王红艳 庞明涛 王毅

【摘要】当今社会的不断进步很大一部分得益于科技发展的力量，它对于现代社会的发展和改革都起着巨大的作用。信息技术在学校档案管理的工作中发挥的作用也是巨大的，信息技术在潜移默化地改变着当代学校档案管理的理念，但在发展进步的同时信息技术学科如何与档案管理工作更好地融合还需要进行探索解决。

【关键词】信息技术；学校档案管理；现状分析；运用策略

【中图分类号】G270 【文献标识码】A

前言

我国的教育结构随着时代的变化而调整，现代社会对于人才的需求是广阔的，对于人才的要求也是严格的，想要成为一个应用型的现代化人才，想要发挥出信息技术的真正价值就不得不下功夫，培养出真正能创造出价值的才能，真正意识到信息技术的重要性。面对信息技术结合档案管理的改革和实践探究，需要进行仔细分析，意识到信息技术手段的价值，同时指出当前面对的困难，找到解决方案。

一、学校档案室管理工作的现状分析

（一）档案管理室资料复杂庞大难以梳理

档案室资料信息十分繁杂，涉及面十分广泛，信息技术的应用更多是针对整个学校资料信息的综合梳理，不同的分类中如何提高应变整理能力，锻炼对档案室的全面把握能力。如今，人们更加看重的是创新能力、逻辑能力，而不是一成不变，看山是山的单一眼光和思考方式，所以，信息技术在针对人们的逻辑和全面把握能力的培养上十分有效。但是众多档案信息整理工作都面临着时间上的压力，信息量庞大的压力，对如何高效整理陈列不得其法。信息技术的出现与融合就是针对这些问题积极应对的办法。信息技术本身具有庞大的信息网络，能够随时调出所需信息，而且它的最大作用是能够把所有资料信息进行归纳总结，呈现出一个结构分明的知识网络，增强逻辑感及知识的全面把握。

（二）学校档案管理机制不完善

其实，无论是开展怎样的工作，都需要有一个管理机制来对所有的工作行为做出指导和规范。这就要求档案室管理工作人员积极开展工作，建立一个合理的规章制度规范管理工作行为，杜绝危险行为和违纪行为的发生，这样才能更专心也更专业地对学校档案管理室信息化管理系统中心开展积极有效的工作。对此，这个制度规章应当针对工作中的各个方面，而且包括所有的工作管理人员都要在制度体系内，在工作中无时无刻不遵循体制管理，在基础性的制度体系上杜绝问题的萌芽，合理有序地开展日常工作。

二、学校档案管理信息化发展成果

（一）学校档案管理室信息化管理保障了信息安全

学校档案管理室信息化管理系统的工作和学校的很多教学活动有着千丝万缕的关系，在档案管理工作中发挥着重要的作用。同时值得注意的是，在相关的科研实验活动中也有大范围的使用结合。所以，对于学校档案管理室信息化管理系统中心的安全维护十分重要，作为一个发展的源动力可以源源不断地为教学提供更多的帮助。随着科技的不断发展，对于学校档案管理室信息化管理系统隐私信息的保护相当重要，尤其是教授教师的实验和教学的重要内容和数据，都需要很高的保护度，所以，进行合理的安全排查必不可少，这不但能够减小恶意攻击对核心内容造成的隐患，还可以日常维护档案管理室信息化管理系统的安全运行，改善操控中心的环境问题，确保学校档案管理室信息化管理系统中心可以安全稳定地发挥作用。

（二）学校档案管理室信息化管理提升了工作效率

对学校档案管理室信息化管理系统操控中心的安全管理可大大提升运行速率，这是一个基础性的提升办法，减少了一些研究项目的费用，对于工作人员来说也减少了不小的负担，档案室管理工作能够更顺利地开展，这样就能专心对其他方面进行研究，节省时间，提升效率。这也是科技在现代给人们带来的便捷，不再一味地依靠人力手工的帮助，节约时间和成本付出。这其实也是学校档案管理室引进提升信息化管理的意义所在。因为在学校档案管理室这样的研究场合中，追求效率最大化和经济价值最大化也是正常的，引进信息化管理也就成为了必然。

（三）学校档案管理室信息化管理考虑到了经济效益

在进行学校档案管理室信息化管理系统操控中心的安全排查工作中，也要分析投入与产出的比率。因为学校档案管理本身支出就很大，在设备投入和技术引进方面都是不可节省的开支，所以，在管理方面引进信息化技术需对学校档案管理室管理的成本进行预算预测，尽可能压低成本的付出，这其实也是变相地延伸了价值链，会得到更多的經济利益。同时，对机器合理利用也是对它的保护，在合理的时间内创造出更大的价值，实际上也是一种降低成本费用的方法，是完全符合现代学校档案管理室运营理念的要求的。

（四）学校档案管理室信息化管理提升了运行平稳性

在开展学校档案管理室信息化管理系统操控中心的安全排查工作时，一定要注意运行状态的平稳性和联系性，各部分相互关联相互影响，绝不能出现此消彼长、一强多衰的局面，在对某一单个部门调试增改时，要顾及大局，在各个系统中进行预先调控试点，预防不出现问题的时候才能开始进行循序渐进式的调整改变，这才是安全又有效的策略。在处理学校档案管理室信息化管理系统安全工作中遇到的问题时应该有目标性地进行排查，对于会导致学校档案管理室信息化管理系统出现问题的因素进行重点化管理，进行有目的的安全维护，保证学校档案管理室信息化管理系统中心可以安全稳定地继续工作。同时，对于学校档案管理室信息化管理系统中心的安全排查还要有预防性，对于可能出现的恶意攻击和病毒侵入，应该提前及时引入科技防控手段针对处理，这样才能保护学校档案管理室信息化管理系统中心的安全。

三、提升学校档案管理信息化水平的手段

（一）制定完善学校档案管理室信息管理机制

目前，图书管理工作的不断进步很大一部分得益于学校档案管理室信息化管理系统科技的力量，它对于学校档案管理室的信息整理分析和呈现的能力是十分强大的，已经形成一个体系，在具体的生产学习活动中，都能给予很强大的支持和帮助。希望以后能建立更好的规章制度来维持管理工作继续有条不紊地开展，保障学校档案管理室信息化管理系统信息可以继续进行传播交流，为更多人提供更多的服务。

（二）加强学校档案管理人员的素质教育

随着当代科技的不断发展，现代科技的新型手段也被不断应用在工作中，它不仅出现在经济发展的一线，同时还渐渐地普及到档案管理中。令人欣慰的是，这种新型的方式受到了老师和学生的喜爱欢迎。这也就对学校档案管理室信息化管理系统中心管理人员的素质教育进行了要求，在技术帮助上提供对专业技能二次学习的机会，针对一些需要高级人才的部门更要提供一些进入专业机构进修的机会，人才的提升也就是整个团队的进步，不断地进修学习也是一个融合新理念的过程，等具体作用到工作中又是一个更新发展的动力。技术的研究需要大量的资金、人力投入，针对学校档案管理室信息化管理系统中心的基础设施的研究开发，更要及时进行安排，更新换代以后的学校档案管理室信息化管理系统基础设施工作效率将又上一个新的台阶，大大降低问题点的出现，更好地开展工作。

（三）增加信息技术的支持设备

信息技术在档案管理中的融合需要通过具體的设备来维持工作的开展，这个融合活动的开展依赖于管理人员的引导和众多学术的参与度的同时，还是会受到设备材料的影响，在信息技术融合的过程中，一些基础设备总还是要有的，否则信息技术将无法开展，所以，学校一定要保证本校信息设备的完整性和可用性。不能在需要进行信息技术融合实验的时候受到场地设备的限制，而无法开展。但是，设备的采购需要资金的投入，需要管理经费的增加，在这一点上需要学校给予高度的关注，尽可能地在经费的分配上重视到信息技术设备的采购。与此同时，需要老师进行信息技术设备的改造，充分合理地进行改造利用，尽可能地以最小的代价达到最好的效果。

四、结语

在进行学校档案管理室信息化管理的技术研究开发工作中，因为过于对信息技术的追求或者研发的难度较高，所以一定要注意运行状态的平稳性和联系性，各部分相互关联相互影响，绝不能出现此消彼长，一强多衰的局面，在对某一单个部门调试增改时，要顾及大局，在各个系统中进行预先调控试点，预防不出现问题的时候才能开始进行循序渐进式的调整改变，这才是安全又有效的策略。

参考文献：

[1]高峰.信息技术在学校档案管理中的应用[J].中国新通信，2018，20（18）：190.

[2]徐强.信息技术在高中学校档案管理中应用[J].管理观察，2018（14）：136-137.

作者简介：王红艳（1971-），女，山东省嘉祥县，济宁职业技术学院，档案馆员，本科，研究方向：档案管理；庞明涛（1975-），男，汉族，山东省嘉祥县，济宁职业技术学院，讲师，本科，研究方向：档案管理；王毅（1975-），男，汉族，山东省济宁市，济宁职业技术学院，讲师，本科，研究方向：资产档案管理。