浅谈信息化在全国学会分支机构管理与服务模式改革创新中的作用

秦仲 秦向华 戴文澜

[摘要]中国科协将国际化、信息化、协同化“三化”联动作为改革升级的动力，把信息化作为科协包括全国学会发展的重要基础设施和工作手段。该文以全国学会分支机构存在的主要问题为导向，以分支机构管理与服务模式现代化为目标，将中国林学会分支机构信息系统作为分析案例，探讨了信息化在分支机构管理与服务模式改革创新中的作用，旨在激发分支机构活力，规范分支机构管理，对于全面推进全国学会内部治理结构和治理方式改革，建设世界一流学会具有重要意义。

[关键词]科技社团 分支机构 信息化 改革

[中图分类号]G322.25  [文献标识码]A  [文章编号]10019596（2020）020051-05

一、研究背景

分支机构是全国学会根据开展活动的需要，依据业务范围的划分或者会员组成的特点设立的专门从事该学会某项业务活动的机构[1]。分支机构不仅是全国学会的重要组成部分，也是全国学会开展活动和服务会员的组织基础。《科协系统深化改革实施方案》指出，要“规范学会分支机构设置，加强分支机构管理，努力做到类型、数量合理适度，管理依法合规”[2]。因此，改革创新全国学会分支机构管理与服务模式对于推进学会治理结构和治理方式改革、建设世界一流学会具有重要意义。近年来，相关学者围绕全国学会分支机构的定义与类型、发展脉络、现状与存在的问题以及财务管理等方面进行了分析与研究，并基于不同研究目的提出了相应的分支机构管理与服务措施[3-6]。2014年后，随着民政部取消分支机构审批登记和建设世界科技强国奋斗目标的提出，全国学会分支机构呈现出数量快速增长、领域划分越来越细、学科交叉的分支机构越来越多等特征。但也出现了一些问题，一方面分支机构的工作人员多为兼职，由于人力、物力、财力等各方面限制，导致主动发展会员的积极性不高，降低了会费收缴率，使分支机构的凝聚力和会员服务能力受到限制;一方面分支机构负责人的常住地一般分散在全国各地或不同单位，难以集中议事、履行民主程序，导致某些负责人在职不履职，权力过于集中在部分负责人，民主办会水平偏低;另一方面分支机构所在地过度集中增加了其获取社会资源的难度，往往挂靠在京外单位获得的支持比挂靠在北京的一些单位更多[3，7-8]。

近年来，中国科协将国际化、信息化、协同化“三化”联动作为改革升级的动力，系统制定了“1-9-6-1”战略，将信息化作为科协包括全国学会发展的重要基础设施和工作手段。为落实中央关于网上群团建设有关要求，中国科协启动了“智慧学会”试点建设工作，用信息化手段推动学会的思想工作与业务工作相结合，面对面、键对键地联系和服务科技工作者。信息化手段可提高分支机构工作效率，节约运行成本，打破时空界限，使工作人员实时沟通，减少各自为政的孤岛现象。同时，可发挥快速发展会员，便捷收缴会费，精确联系会员，及时服务会员，準确传送信息，规范签发公文以及合理管理经费等作用，推动了学会治理结构和治理方式现代化水平提升。在“互联网+”背景下，信息化手段已成为解决分支机构发展尚存问题和推进分支机构管理与服务模式改革创新的重要途径之一。XUEHUI学会2020年第2期2020年第2期浅谈信息化在全国学会分支机构管理与服务模式改革创新中的作用XUEHUI

综上所述，本文以分支机构存在的主要问题为导向，以分支机构管理与服务模式现代化为目标，将基于中国林学会会员发展与服务平台的分支机构信息系统作为案例，探讨基于信息系统的分支机构管理与服务对策，旨在进一步激发分支机构活力，规范分支机构管理，切实增强分支机构在总会事业发展中的重要地位和作用，对于全面推进全国学会内部治理结构和治理方式改革，建设世界一流学会具有重要意义。二、分支机构管理与服务模式改革创新的信息化解决方案

（一）分支机构信息系统功能设计

为提高分支机构工作效率、节约工作成本、激发工作积极性，规范分支机构管理，基于中国林学会会员发展与服务平台，构建了服务日常工作的中国林学会分支机构信息系统，其主要有基础信息类、民主管理类、通知公告类、会议服务类和财务管理类等5个功能模块。

基础信息类功能模块包括快速入会，在线支付会费，建立本专业领域会员群组，资源共享，分支机构推荐会员（本分支机构发展的会员）和关注会员（关注该分支机构的会员）详细信息查询、统计和数据导出，以及分支机构负责人、届数、联系方式、挂靠单位等基本信息维护和电子档案更新。

民主管理类功能模块包括在线投票选举、提交提案、审批签发文件、管理与本分支机构相关的资源。

通知公告类功能模块包括接收总会及其他机构发布的文件、发布本分支机构的文件，向本分支机构推荐会员和关注会员群发短信、邮件和站内信。

会议管理类功能模块包括编辑报名所需字段、生成报名二维码、在线收取会议注册费（或免费）、实时查阅报名情况并导出报名数据。

财务管理类功能模块包括本分支机构收入和支出明细查询、经费使用申请、报销票据上传和总会在线审核信息。

（二）基于信息系统的分支机构管理与服务对策

1.搭建分支机构信息化工作平台，提高工作效率。分支机构是总会工作开展的重要基础。该信息系统以会员发展与服务为核心，其研发、运营、维护和升级成本均由总会承担，赋予了分支机构日常工作的会员管理、文件管理、电子档案、投票选举、会议服务、财务管理等常用功能，不需增加其任何成本。同时，限定了分支机构负责人须为会员，方可登录系统进行操作，并可自动给逾期未换届的分支机构负责人发送短信提示，实现分支机构基本信息的数字化和日常管理的动态化，有效化解履职困难，提高工作效率。

2.提高分支机构发展会员的积极性，增加会费收缴率。由于传统入会过程繁琐、分支机构在会员发展中的地位无法充分体现等因素，使得分支机构发展会员的积极性不高。本系统设计了在线快速入会、会费在线支付、电子会员证等功能，大大提高了会员入会的便捷性和时效性，增加了会费收缴率，减少了分支机构的工作量。同时，分支机构在发展会员的过程中可以获取一定奖励，可用于日常工作经费支出，以此充分调动分支机构发展会员的积极性，实现总会与分支机构双赢。

3.增强分支机构服务会员的精准性，提升服务水平。分支机构可为本专业领域的会员提供最专业的服务，基于本系统提供的群组创建、互动交流、资源共享等功能，不仅可以搭建分支机构服务会员的优质平台，也可以增强本专业领域内会员的互动交流，实现“会员服务会员”。同时，分支机构可通过本系统查询、统计和联系本机构发展的会员和关注本机构的会员。根据会员分布情况和实际需求，可在会员集中的地区组织开展针对性强的会员活动。此外，针对不同区域、不同研究方向、不同层级的会员，可利用系统的群发短信和邮件功能，将不同类型的活动通知、新闻动态等信息及时、准确地传送给目标会员，做到与会员之间随时随地联系、沟通，增加会员服务的精准性。

4.实现分支机构在线投票选举，增强民主意识。本系统设计了发起选举、在线投票、提交提案等功能，创建步骤简单、成本低、效率高。系统限定须为会员才能登录系统，在一定权限内参与分支机构发起的选举、投票、提案表决等事宜，确保参与分支机构民主决策的均为会员，真正实现会员的选举权、被选举权和建议权。同时，分支机构申请成立前，发起单位可在系统发布申请成立的提案，并获得一定数量会员的投票支持，说明成立该分支机构具有一定的会员基础后，可向总会正式提交申请报告。整个过程公开、透明，系统自动实时更新，统计投票结果。

5.规范分支机构文件签发，提高管理效率。分支机构负责人通常由不同地区、不同单位的科技工作者组成。在传统的文件签批模式下，每位负责人都须履行签字程序，明显降低了工作效率。本系统植入了分支机构文件签批系统，经办人可在系统中起草文件，提交后自动发送给分支机构负责人并进行短信和邮件通知，各负责人登录系统审批完成且清稿后自动编号生成正式文件。整个过程可增强发文质量、规范发文程序，是规范分支机构管理、提高工作效率的一项有力举措。

6.实现分支机构自主办会的便捷性，提升组织能力。分支机构组织的会议大多由科研人员牵头，报名信息整理、联系沟通等会务工作较多且繁琐。本系统以信息化手段完成大部分事务性工作，比如可自主选定需要的报名字段，设定分会场并配置对应酒店，生成报名二维码并扩散，在线收取会议费并及时发送电子发票，实时查阅和导出报名数据，发送电子会议资料等，减轻会议组织之繁琐，组织者可将更多精力用于会议议题的选择、学术交流的思考等专业性问题，进而增强分支机构自主办会的便捷性，提升会议质量。

7.加强分支机构之间的信息互通和资源共享。目前，全国学会分支机构总体仍处于相对分离、分散式发展状态，根据挂靠单位的支持力度、分支机构的专业方向等因素，分支机构的发展进程参差不齐。本系统以总会的组织构架为主线，各分支机构均使用该系统作为日常工作平台，在系统中可以互相分享活动信息和工作经验，鼓励和引导分支机构建立交流协作机制，打破“信息孤岛”，取长补短，实现特色资源的互通共享，以此构建满足不同地区、不同专业、不同层级会员需求的资源库。

三、主要成效

聚焦全国学会分支机构存在的组织松散、凝聚力不够、活力不强、资源获取不均衡等问题，通过信息化解决方案，结合机制体制完善，改革创新分支机构管理与服务模式，进一步推动总会健康有序发展，力争打造有特色、可推广的“智慧学会”样板间。

（一）分支机构工作手段的现代化水平提升

向信息化要效率，让数据多跑腿，将信息系统作为分支机构工作的重要手段和实现改革创新的重要引擎。信息系统提供的主要功能模块可充分满足分支机构日常办公，有效化解履职困难。基于信息化思维和信息化手段，可以改善工作方式、规范管理模式、节约运行成本、提高工作效率，全面推动分支机构工作手段现代化迈上新台阶。

（二）分支机构民主办会能力增强

民主办会的关键在于以会员为主体，使分支机构的各项事务尽量做到民主决策。信息系统是实现民主的有效手段，其提供的在线投票选举、发布提案、公文签发、财务管理等功能，可以畅通分支机构民主程序的途径，消除分支機构负责人各自为政的孤岛现象，充分发挥信息化在分支机构民主管理中的作用，增强分支机构的凝聚力和公信力。

（三）分支机构会员发展与服务水平提高

分支机构是全国学会服务会员的组织基础，基于信息系统的在线注册、在线缴费、互动交流、资源共享、群发信息等功能，架设了分支机构与会员、会员与会员之间的桥梁，消除传统的会员发展与服务工作瓶颈，切实提高会员发展的积极性，增加会费收缴率，精确管理和联系会员，准确传递学会信息，让广大会员以主人翁的身份参与学会各项活动和工作，增强会员的归属感和获得感，使分支机构会员发展与服务水平明显提高。

（四）总会对分支机构的管理加强

分支机构是总会延伸至各个学科、专业和重要工作领域的“触角”，通过信息系统的数据库，总会可以随时掌握分支机构的组织建设，领导履职，发展会员与服务会员数量，选举投票、文件签发等民主决策事项，以及财务收支、业务活动开展等相关数据，实现总会对财务统一管理。这一方面为总会提供了高效的分支机构管理途径，减轻了分支机构的工作量，另一方面可以量化考核分支机构，为构建科学的、定量与定性相结合的分支机构考核评估体系进而动态调整其数量提供数据支撑。

（五）分支机构党建水平和能力提升

《科协系统深化改革实施方案》提出，加强对科技工作者的政治引领，解决“重业务活动、轻政治思想引领”、学会党组织覆盖和党建工作覆盖不广、工作层次水平不高等问题[2]。《中国科协关于加强科技社团党建工作的若干意见》指出，有条件的学会办事机构和分支机构可设立党的基层组织，归学会党组织领导[9]。基于信息系统可以完善、创新党建工作方式，一方面可准确掌握会员中党员占比、分布、从事工作等基本情况;另一方面可以及时向分支机构及全体会员传达学习中央重要指示精神和重大决策部署，宣传党的路线方针政策，巩固深化“两个全覆盖”，逐步形成由学会理事会、办事机构、分支机构组成的学会党建工作三层组织架构，切实增强分支机构党的建设水平和能力。

參考文献

[1]中国科学技术协会.中国科学技术协会全国学会组织通则[Z].2019.

[2]中共中央办公厅.科协系统深化改革实施方案[Z].2016.

[3]韩晋芳.学会分支机构发展现状与问题[C]//科技社团改革发展理论研讨会论文集，2017.

[4]刘巍.完善社团管理制度加强分支机构监管[J].中国商贸，2012（13）：27-27.

[5]韩晋芳，夏婷.全国学会分支机构发展动力与模式研究[J].科协论坛，2016（2）：20-22.

[6]中国教育学会.多措并举不断加强分支机构的管理与服务[J]. 中国社会组织，2017（10）：38-39.

[7]方丹.学会分支机构管理情况和发展建议[J].学会，2019（4）：36-40.

[8]沈君，郭建斌.关于推进全国性社会组织分支机构自身治理问题的探讨[J].中国社会组织，2011（3）：29-31.

[9]中国科学技术协会.中国科协关于加强科技社团党建工作的若干意见[Z].2016.

Discussion on the Effect of Informatization on the Management and

Service Innovation of Branches of National Academic Societies

QIN Zhong， QIN Xianghua， DAI Wenlan

（Chinese Society of Forestry，Beijing 100091，China）

[Abstract]The interaction of internationalization， informatization and collaboratization has been regarded as the innovation driving force by China Association for Science and Technology， of which informatization is considered as an important infrastructure and work tool for association for science and technology and national academic societies. Based on the guidance that is existing main problem of national academic societies and the objective that is the modern management and service mode of branches， this paper discusses the effect of informatization on the management and service innovation of branches when the information system of China Forestry Society is taken as a case. The research conclusions aim to stimulate the vitality and normalize the management of branches， which is significative to innovate in the internal governance structure and governance method of national academic societies and build the world-class academic societies.

[Key words]Sci-tech Societies; Branches; Informatization; Innovation