社工服务机构档案管理的建议

林建强

摘要：随着我国社会工作的快速发展，民办社工服务机构队伍日渐壮大，由此形成的社工档案数量也越来越多，但目前大多社工服务机构存在着档案标准化程度较低、管理制度不健全、管理人才紧缺、管理方法滞后等问题，极大制约了社会工作的全面发展。本文分析了社工服务机构档案管理的必要性，指出了其档案管理方面存在的问题、提出了对策和建议，以期推动社会工作服务机构健康发展，加快社会工作职业化发展进程。

关键词：社工服务机构;档案管理;建议

《民政部关于进一步加快推进民办社会工作服务机构发展的意见》（民发〔2014〕80号），提出了加快推进民办社会工作服务机构发展的总体目标是：到2020年，在全国发展8万家管理规范、服务专业、作用明显、公信力强的民办社会工作服务机构。社会工作服务机构在运行过程中，形成大量的档案材料，如何做好档案管理工作，作为机构规范化管理的一部分，社工档案管理被提到了重要的议事日程。

一、社工服务机构档案管理的必要性

社工服机构档案材料大致包括三方面的内容：一是机构管理文件，包括：机构发展规划、行政会议记录、人事档案以及在社会工作研究方面的成果等材料;二是项目档案，包括：项目计划书、项目协议、项目进度报告、各阶段评估报告及财务凭证等;三是机构各领域服务档案，包括需求评估报告、会议资料、访谈资料、个案记录、督导记录及评估结案材料。社工服务机构档案是社工机构决策的依据，是对以往工作查考的凭证，在社工服务机构中强化档案管理工作具有重要的意义。

一是利于后续服务的开展。社会工作服务专业性强，服务活动或项目需根据工作计划对服务群体进行追踪服务，往往需要多次服务和较长周期才可以完成工作目标。收集整理与服务对象相关的档案资料，有利于社工机构进行专业的分析和评估，更容易达到“助人自助”的社会工作目标。

二是促进专业水平的提升。社工服务档案记录了服务对象面临的问题、可链接的资源、获得的服务与改变、服务的方法和过程以及取得的成效。 善于发现和挖掘他们的优点，运用服务对象的优点和自身资源帮助他们解决问题，积极推动服务开展;另一方面，机构和社工可以从服务案例中提炼工作经验、总结既往教训、提升服务水平。

三是推动服务成果的分享。社工机构对服务档案进行技术处理后在一定范围内分享，针对亟待解决的问题，可以从社工督导及其他机构和专业院校获得意见与建议;可以将已经存档的资料作为教材，传授给新入职的社工，传授社会工作经验、方法和技巧，丰富自身的教育资源，达到提升机构工作人员专业水平，最终提高服务效能和工作质量的目的。

四是维护各方利益的保障。社工服务机构档案是社工服务过程中形成的真实记录。当社工、机构与服务对象之间出现伦理纠纷、价值冲突等问题时，机构及相关部门可以查阅档案，调取社工在服务过程中所运用的专业知识与方法、服务过程的记录，作为裁决的依据，以保持中立，达到维护服务对象、社工和机构三方面利益的目的。

二、社工服务机构档案管理存在的问题

（一）档案管理标准化程度低，质量难以保证

截至目前，社会工作主管部门、行業组织尚未出台相关的档案管理办法，没有统一的社会工作档案专业标准， 档案管理存在较大的随意性，多以社工机构自行制定的档案管理办法为依据来管理档案;采取工作人员兼职管理档案、项目组或社工自行管理档案等方法，档案管理的水平良莠不齐，阻碍了社会工作服务机构现代化发展进程。

（二）档案管理制度不健全，存在风险隐患

由于缺乏相应的管理制度，使社工服务机构档案工作长期处于松散管理、自由发展状态，档案归档率不高;在实施项目的过程中，形成的大量档案不能及时归档，档案材料存在遗失风险，对项目的执行进度、项目的公信力及后期评估造成极大不良影响，不利于机构的健康发展。

（三）档案管理人才欠缺，专业意识不强

现阶段，社工服务机构档案管理人员，大多没有经过档案专业知识培训，档案管理经验不足，在社工档案材料的收集、整理、归档、装订等方面，缺乏相应的方法和技能，极大制约了社会工作档案管理工作的规范发展。档案管理人员专业意识不强，对社会工作档案的重视程度不够，不能做到及时归档、认真立档、严格管档。以个案服务档案为例，往往只重视案主基本情况的搜集，而忽略了结案后后续跟进情况的补充，缺乏档案动态管理理念，造成档案资料不健全、利用价值不高，使社会工作档案不能发挥出其最大的服务效能。

（四）档案管理方法滞后，现代化程度较低

管理方法滞后、硬件设施不完备是当前社工机构档案管理工作中普遍存在的问题。在档案的整理、保管、检索等过程中，仍然采用传统的手工操作方法，档案管理现代化程度较低。

档案资源信息化、信息服务网络化、管理手段现代化是档案管理工作的大势所趋。就目前而言，多数社工机构采取只保存纸质档案的管理方法，而将纸质档案生成电子档案，实现现代化管理的少之又少，档案资料遗失的风险较大，存在档案利用率不高、发挥作用不显著等问题。

三、社工服务机构档案管理的对策和建议

（一）尽快出台社工档案管理办法

社工服务机构的主管部门、登记机关及行业组织应在充分调研的基础上，总结其他行业、领域档案管理方面的经验，征求档案管理主管机关的意见，尽快出台社工服务机构档案管理办法，明确建档归档、档案保密、借阅使用、移交销毁等方面的规定，为社工服务机构加强档案管理工作提供有益的指导。

（二）建立健全社工档案管理制度

在社工服务机构档案管理相关办法尚未出台前，各社工服务机构应参照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》，本着便捷实用、科学规范的原则，健全档案管理制度，主要包括档案的收集、整理、保管、保密、利用、销毁等相关制度，明确档案管理岗位职责，以此作为规范本机构档案管理工作的准则和指南。

（三）加大社工档案人才培养力度

目前，社工服务机构的工作着力点主要集中在申请社工项目、运行社工项目、扩大项目影响力等方面，却往往忽视了档案管理人才的培养。相关部门应采取以学代训、集中轮训、内部交流、观摩提高等方式，加大专职、兼职档案管理人才的培养力度，全面提升档案管理水平，为科学决策、项目交流、维护权益、改进工作奠定坚实基础。

（四）加快社工档案现代化管理进程

社工服务机构应配备相应设施、设备，安排专业人员管理社会工作档案，实行纸质档案和电子档案的分别保管，提高档案利用效率，维护社工服务机构档案的完整与安全。要提高社工服务机构档案管理人员掌握和运用现代化技术管理档案的能力，通过档案信息化管理使档案检索和利用更为便捷，为实现社会工作档案信息资源共享提供平台;相关部门要制定社工档案标准化管理标准，利用现代化的管理手段，要加强社工服务机构电子档案与数字档案管理系统的无缝对接，积极探索社工服务机构档案管理新途径，为社会工作服务档案的共享和利用打好基础。

总之，社工服务机构的档案管理工作只有坚持与时俱进、创新发展，才能更好地适应新形势下社会工作发展的目标任务，进而提高服务对象社会功能、解决社会问题，推动我国社会工作职业化、专业化发展进程。

参考文献：

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[2]王秀美.知识经济时代档案信息人才需求论 [ J] .海南档案，1999.3.

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