规范档案管理 服务白蚁防治事业

张丽梅

随着南通经济、社会的高速发展，城市化进程的不断加快，白蚁预防工程量逐年增加。由此产生的白蚁防治档案逐渐增多，档案管理水平也面临新的考验。规范白蚁防治档案管理，对于保证预防工程质量，促进白蚁防治事业优质高效、规范发展尤为重要。目前，南通市白蟻防治管理中心收集整理的档案涉及文书、业务、会计、设备、声像、实物、电子、基建等。其中：文书档案8142件、业务档案2892件、会计档案1307卷、设备档案340卷、声像档案6册（211张）、实物档案182件、电子档案13卷、基建档案3卷，与档案有关的图书资料124本。中心建立了手检和机检档案目录，编制了检索工具15本（盒），编写了档案编研材料15种，基本实现了档案目标管理标准化、规范化、制度化和科学化。档案工作于2013年7月顺利通过江苏省三星级规范测评，2018年9月省三星级规范复查合格。

一、领导重视，健全档案管理升级工作组织体系

近年来，中心严格落实《中华人民共和国档案法》《江苏省档案管理条例》，根据《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》的要求，重视人力、物力、资金投入，集中时间，认真组织实施档案目标管理创建准备工作。中心领导将档案管理升省三星级工作纳入年度工作计划重点内容，将档案管理工作纳入领导岗位职责，实行分级（分科室、分岗位）负责，明确每个人的工作职责，切实做到了档案工作有具体部署、有检查督促，并结合单位实际情况提出了具体工作要求。按规范化、标准化要求进行整理、立卷、装盒、入柜。为确保档案升级工作得到落实并有序进行，经多次召开办公会、升级工作领导小组会、档案管理网络成员会研究部署，排出了档案升级工作任务时间表。在市行业主管部门和业务主管局的精准指导和帮助下，建立和完善了档案管理分类方案和各种管理制度、归档范围及保管期限表；调集有关人员协调一致，克服困难，通过全面细致的工作，对1990—2012年的档案资料进行了全范围的收集和整理；从2013年开始每年5月对上年度的档案材料进行整理、归档，做到统一立卷、统一编号、统一规格，使历年来的档案分类清楚、有序，组卷、保管期限划分准确，排列整齐，装订结实，案卷标题简明扼要，卷内目录清晰无误。

二、加强学习，不断提升档案管理队伍专业化水平

为了推动档案管理工作迈上新台阶，不断提升档案管理专业化水平，中心及时配备政治素质高、工作责任心强、熟悉电脑操作、又有秘书类工作经验的同志从事档案管理工作。坚持业务学习制度，定期组织中心档案管理员及综合科负责档案工作的人员参加主管局以及市档案局组织的档案管理培训班，参加培训的人员均取得了档案工作上岗资格证书。建立调研交流机制，组织本单位档案管理工作人员到兄弟单位学习交流，邀请市档案局领导、档案管理专家到中心现场授课。通过以上措施，大大提高了档案管理人员的业务素质，不断提升档案管理专业化水平。在此期间，还多次邀请市档案局的业务指导人员到中心指导档案管理工作，传授经验，解决难题，保证了升级工作的有效开展。同时，通过印发文件、会议传达、试卷测试、知识竞赛等形式，使全体人员进一步明晰档案工作定位，把档案管理制度和保密制度自觉运用到本职工作当中，使档案工作更好地为单位的业务发展和规范化建设服务，提高工作效率和服务水平。为凝聚集体智慧，还采取书面意见的形式，征求大家对本单位档案工作的意见和建议。

三、建章立制，规范档案管理程序

深刻认识和理解各种法律、法规是做好档案工作的重要依据和准则。中心始终把贯彻落实《中华人民共和国档案法》作为一项重要工作来抓。每年在开展档案业务培训的同时，结合工作实际穿插保密法律知识教育，让每个人明确自己既是档案管理者，也是保守国家秘密工作者。为把依法治档落到实处，中心重新调整了《南通市白蚁防治管理中心档案管理制度及相关职责》《各门类档案总分类方案》，规定了档案的立卷归档要求，分类方案，保管期限，保密、借阅、移交、鉴定、销毁制度，明确了档案室的职能和兼职档案管理人员的岗位职责，使档案管理工作进一步制度化、规范化。同时，按照各项标准及制度的要求，严格办事程序，健全各项手续，多年来没有出现任何失密、泄密和丢失档案的责任事故。

四、创新方法，不断提高白蚁防治档案质量

南通地处长江下游，滨江临海，气候湿润，属于白蚁危害地区，每年的防治、灭治任务繁重，且一旦白蚁造成了危害，经济损失无法挽回，甚至会发生重大安全事故。因此，必须不断强化白蚁防治档案综合管理水平，更有效地保障城市房屋的住用安全和广大城市居民的人身财产安全。

一是明确档案归档流程。由白蚁预防和灭治项目负责人统一领导，业务科负责前期资料的收集，工程科负责工程施工和进度统计，质监科负责从工程饵剂安装组、工程质量验收组、评价组中收集工程安装资料，工程竣工后整理、立卷、建档，交综合科指定的保管人员保存。

二是加强档案室建设。为确保白蚁防治工作档案资料长期保存，中心专门设置60m2档案室，其中45m2档案库房用于存放保管所有档案，并配置了档案管理专用电脑、打印机、复印机、数码照相机、数码摄像机、装订缝纫机、碎纸机以及档案管理软件等，保证档案工作规范有效安全。

三是档案资料科学分类。根据白蚁防治工作的特点，建立了文书档案、业务档案、设备档案、实物档案和项目档案的分类大纲，同时按照文件、资料的重要程度以及不同的归档时期进行了分类，坚持一事一卷。

四是合理利用档案。为了使档案管理工作规范化、制度化、标准化，建立健全了一系列档案管理制度，重点建立完善了档案利用（调阅）和保管制度，确保档案管理水平逐年提高。

五、存在问题及对策措施

中心在档案目标管理方面做了大量工作，档案工作顺利通过省三星级检查，进一步促进了档案工作和其他工作的开展，但仍存在一些不足，主要表现在：一是受办公用房由市级机关事务管理局统一分配的限制，档案室规范化、标准化管理还存在着差距，制约着档案管理工作的快速发展；二是案卷的数量由于体制编制等历史原因还不十分完善，质量上还需提升；三是档案工作人员的业务技能还有待进一步提高；四是个别人员的档案意识还不能适应档案工作的需要。

针对以上问题，提出对策措施如下：

一是加快白蚁防治档案信息化建设步伐。要重视白蚁防治业务工作的信息化建设，积极推进白蚁防治大数据运用。利用大数据建立白蚁防治信息系统，运用信息化手段来分工受理、派件、施工、质检、归档、查询等工作环节，落实责任到人。白蚁防治大数据的运用，使得系统管理所产生、存储的信息直接交换成业务档案原始数据，整理归档的途径更加便捷、数据更加精准，从而促进白蚁防治档案管理工作尽快实现从传统手工管理向以计算机管理为主的现代化管理方式转变。

二是进一步规范白蚁防治工作档案。每项白蚁防治工程竣工后，要及时收集整理、编制序号、制作检索表、扫描入库，确保及时、准确、全面、真实记录白蚁防治工作的全过程，为今后更好地研究分析白蚁防治工作打下坚实的基础。

三是加强档案管理网格成员的素质提升。白蚁防治事业的转型升级、药物的更新换代、装备的快速提升，对白蚁防治一线施工作业组人员结构优化、知识更新提出了更高要求。每个施工作业组要配备一名既精通现场防治技术又熟悉资料管理的技术人员，使得每个白蚁防治项目从接件、方案拟定、现场施工到竣工，全套原始资料完备，从而实现施工、管理、整理、归档之间的无缝衔接。

四是建立白蚁防治工作特色卷宗。防治档案不能一完工就立卷归档入库，要做到精细化，完整记录整个防治过程。工程施工情况有变化的应及时做好变更记录，对竣工后的工程要进行复查回访跟踪记录，保证工程档案及时、准确、有效地反映整个白蚁预防项目的情况，真正成为服务社会的“助推器”。