信息化时代企业档案管理面临的问题及对策探讨

张丽婷

（甘肃中核公铁运输有限公司，甘肃 矿区 732850）

一、信息化建设在企业档案管理中的优势

随着信息技术的快速发展，企业的办公手段更加先进和科学，作为其中重要一环的企业档案管理工作也逐渐走向无纸化和信息化。其优点主要集中于以下几个方面。

（一）实现文件管理的便捷高效化

基于OA系统的电子档案管理平台，可以实现卷库、案卷、文件管理的全程电子化。通过电子化的信息录入，可以随时进行卷库、案卷、文件的线上上传、编辑、查看、删除，不受时间和地域限制，并且该操作支持批量完成。

随着企业的进一步发展，存储在系统内的档案可能会失去价值，需要进行销毁。然而，在销毁中总是会遇到销毁痕迹无迹可寻的问题，还可能会遇到误销案卷无法恢复的问题，给档案工作带来极大的麻烦。在电子档案管理平台内，就可以轻松解决这一问题，档案的所有操作日志都可以在系统中查询到，责任可以落实到人；如果档案被误销毁还可以恢复。在鉴定案卷时，可查看该案卷基本情况，并进行鉴定意见的书写，系统自动汇成鉴定日志。确保重要案卷不丢失、不损害，管理方便。

（二）档案保存的完整性和延续性有了极大的提升

传统纸质档案在管理过程中极易受到温度、湿度等环境因素的影响，产生发霉、损坏的现象，进而无法对档案进行完整性、长久性存储，甚至出现档案丢失的情况。然而，通过档案的信息化建设，以上诸多问题都可以得到完美的解决。可以通过技术手段将以往的纸质档案，转化为数字信息，储存于计算机磁盘中。这样不仅可以实现档案存储地永久性和完整性，还可以提高档案存储空间的利用率，同时规避了不利环境因素对档案的损害。

（三）实现档案文献、资料快速的查询、检索、提取

相较于传统纸质档案管理过程的繁琐和信息提取的不易，信息化建设下的档案管理工作则有了质的飞跃，它不仅使管理过程更加高效和简单，而且依赖相对应的查询系统，使得信息检索、提取工作也变得更为有效，极大地提升了档案管理工作的水平和质量。

（四）有机整合不同时段、多个渠道的信息资源

企业可以有效利用信息化处理技术，结合多种信息管理方法来实现不同时段、多个渠道的信息资源的整合，为档案信息的管理创设合理的管理环境，对多种信息文件创建多样的管理系统，以系统为媒介实现信息共享和档案管理信息化水平的提升。

二、信息化时代企业档案管理面临的问题

（一）企业缺乏对档案管理工作的重视

在日常档案管理工作中，部分企业管理者抱有陈旧的管理观念，视档案管理工作为简单的纸质文件的收集、整理和保管。而没有从更高的维度和更适应现代办公理念的角度出发，看待企业的档案管理工作，使得管理者管理意识较为淡薄，导致很多资料不能进行及时有效的收集、整理，因此造成工作中档案资料的缺失。企业为追求经济效益，缺少对档案工作的人力和物力的投入，人力的不足，用现有的办公室人员兼职档案管理员。在日常工作中，面对大量复杂工作或受时间等多种因素的影响，极有可能出现档案资料收集、摆放不及时、不规范的现象，造成查阅资料困难，严重影响了办公效率。

（二）管理手段和方式落后

在现阶段，部分企业档案管理中对档案的管理不但机制不够完善，而且管理设备设施较为落后，已不能适应新的发展需求。在日常的档案查阅调取工作中，人工查找查阅仍是其主要的方式，用来储存档案等信息资料的方式仍是笨重的铁皮柜，资料存放的准确性不能得到保障，易导致档案的遗失。企业对档案部门不能合理安排使用存储空间，加大了档案管理的工作难度，可能导致一系列风险事件的发生。在信息化、智能化已经发展并普及的现代社会，如果企业对档案管理的还是传统的方式，长期下去，不利于企业的快速发展。

（三）档案管理制度相对滞后

随着现代信息技术的大力发展，不论是个人生活还是企业运行，都已进入了一个与网络深度融合的状态。在这样的状态之下，以往的档案管理制度，势必不能满足现下的档案管理需求。这就要求企业必须根据时代和社会的变化，对以往的档案管理制度做出相应的改变。否则生搬硬套过去老旧的管理制度，只会让企业档案管理水平和工作效率提升成为一句空话，进而影响到企业的整体管理水平和工作效率。

（四）保密意识的缺失

随着大数据、信息化时代的到来，各种档案信息也逐渐通过扫描、照相等一系列技术手段成为电子档案，极大地便利了人们的传输、携带、利用，但这也导致很多档案管理人员为图方便省事，忽略了文件保密的重要性。同时，也有一部分管理人员误认为随着档案的开放，其就失去了应有的保密价值，从而忽视了涉密与不涉密档案及资料的规定及要求，因而容易遭受网络病毒、黑客的攻击，或是敌对势力或别有用心的人采取各种手段窃取相关保密信息，造成信息的泄露，甚至国家秘密、企业秘密的泄露，给国家和社会造成损失。

三、加强企业档案信息化建设的对策

（一）转变档案管理思想观念，增强信息化管理意识

如前所述，在信息化时代，过去陈旧的人工管理方式已无法满足档案管理的需求。面对诸多问题，企业要保持工作的平稳开展，应该做好以下几点工作。首先，转变思想观念，从思想意识上真正认识到档案管理工作已进入信息化时代这一现实，充分重视档案信息在现代办公管理工作中的重要作用。从而，以观念的转变为契机，加快企业档案管理的信息化建设。其次，加强档案管理信息化建设的宣传和培训工作。通过宣传，加强企业领导者对现代化条件下档案管理工作的重视，从而由上往下推动企业档案管理信息化建设的进程。通过培训工作，真正培养出一批具有信息化管理能力档案管理人员，确保档案信息化建设工作的最后一步落到实处。

（二）完善软硬件设施建设

档案信息化管理的建设包括对档案的配套硬件和软件的建设，如档案资料的存储环境、配套设备等硬件条件，以及便于快速取得和分享的数据库、档案检索系统、档案查阅平台的软件，这两部分的有机结合才能构成一个完整的企业档案管理系统。比如，为保证资料的完好，首先要配备独立的档案库房、空调、除湿机、灭火器等，以及购置电脑、扫描仪、摄像机、密集架等常规设备；其次是软件系统的建设，比如，数据库的建设和维护，档案浏览、查阅平台的建设和维护等。

（三）档案管理和监督制度的确立

在配套了相应的技术和专业人员的同时，还要落实相应的规章制度，确保档案管理工作开展的合规合据。管理制度的确立，主要有两个方面。首先，要从档案本身入手，对档案资料的收集、整理、归档、调阅、保密、安全等各个步骤，均做出明确的规定。强化各个流程的责任追究制度，确保每一项流程都能按法进行。其次，要从档案管理者入手，使各级管理者都对自己的职责有一个清楚明确的了解，强化档案管理的责任。在诸项制度确立后，还要将各级档案管理者制度的落实情况，交由各个具体部门管理者实行监管，提升管理职责的落实成效。

（四）加强档案保密人才队伍建设，提升保密素养

保密不仅是办公室的日常工作，更是档案管理人员最为重要的职业素养之一。一是思想素质，即思想作风要过硬，要有较强的责任感，要有强烈的保卫国家利益的思想意识和责任心。二是加强对档案管理人员的培训，通过定期学习，集中培训，把保密学习纳入日常的业务学习范围，使保密学习常态化、规范化，熟练掌握档案管理相关保密知识，提升档案管理人员保密知识和保密意识。三是加强人员保密技术的学习，配备齐全必要的技防设备，加强网络保密技术学习应用，掌握防范设备的使用，做到防患于未然。

综上所述，在信息化时代下，提升档案管理的信息化水平不仅是时代变化发展的要求，也是企业发展进步的题中应有之义。在企业档案管理的日常工作中，面对发生的各式各样的问题，应以信息化为出发点和落脚点，加强信息化管理模式的应用建设，提高档案工作的科学性、可持续性，以适应时代发展的要求，推进企业档案管理事业的发展。